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医療機関訪問者管理システムとは?

訪問者管理は、施設やスペースにアクセスする訪問者について、いつ、誰が、何をしたのかなどの重要な可視性を提供するため、病院や医療システムのセキュリティ基礎にとって重要なパートとなります。 訪問者管理システムは、ハードウェアとソフトウェアの組み合わせにより、医療機関訪問者管理プロトコルをデジタル化および自動化し、セキュリティ、コンプライアンス、患者やスタッフの安全、医療の質、患者体験の基盤として必要な可視性とコントロールを提供します。

ヘルスケアにおいて、なぜ訪問者管理が重要なのか?

訪問者管理は、今日、さまざまな業界で重要な要件となっており、一般に、機密性の高い情報を保護するための高保証のニーズと関連しています。 このことは、病院や医療システムにとって訪問者管理システムが非常に重要であることの主な理由の一つであり、訪問者管理システムが患者の健康情報(PHI)の保護やデータのプライバシー確保に関するHIPAAやその他のコンプライアンス要件を満たすのに役立つことは間違いありません。 ヘルスケア業界を標的としたサイバー攻撃やその他のデータプライバシーおよびデータセキュリティ事故の増加、そしてこれらの事故による被害組織のコストの増加を受けて、安全な訪問者管理の重要性が増しています。

ヘルスケアにおける訪問者管理のメリット

  • コンプライアンス要件への対応: 前述したように、病院や医療システムを管理するHIPAAやその他の規制コンプライアンス要件において、訪問者管理は重要な役割を担っています。 医療機関は、効果的な訪問者管理により、訪問者の識別、アクセス制御、移動の監視を行い、セキュリティ、安全性、感染管理の要件を満たすことができます。
  • 患者と職員の安全を守る: 医療機関では、メインロビー、待合室、共有スペース以外には、許可された人しかアクセスできないように、訪問者管理を行うことができます。 病室やその他の臨床エリアへのアクセスを管理し、無許可の人や既知のリスクのある人がスペースや施設に入るのを防ぐことは、患者と職員の安全を確保する上で大きな役割を担っています。
  • 臨床医療の質を支える: 面会時間の設定には理由があります。 病室やその他の診療エリアへの訪問者の出入りを制限することは、最適な診療の質を確保するために必要です。
  • 感染対策の強化: インフルエンザや新型コロナなど、医療環境に存在する一般的な感染症は、常に比較的高いリスクを抱えています。 訪問者の管理は、収容人数を制限し、物理的な距離を置き、接触者の追跡やその他の感染対策を可能にするために不可欠です。
  • 資産を守る: 医療機関では、高価で機密性の高いデバイスや技術を大量に管理しています。その中には、事故や故意による損傷、盗難の恐れがある機器も含まれています。 これらの問題は、修理や交換に費用がかかるだけでなく、治療の遅れをもたらす可能性があります。 訪問者管理システムを含む適切な物理的入退室管理は、これらの資産を保護し、利用可能な状態を維持し、適切に機能させるために役立ちます。
  • ブランドの評判を守る: 訪問者の体験は、どのような医療現場においてもブランドの評判を高めるために重要であり、患者としての体験とも密接に関係しています。 訪問者管理システムがうまく機能すれば、必要なコントロールが実現し、患者や訪問者は、歓迎され、安全で大切にされていると感じることができるようになります。

医療機関訪問者管理のためのセキュリティ技術とベストプラクティス

セキュリティや感染症対策のための訪問者の事前登録および事前審査

医療現場において感染対策は常に重要ですが、感染症が流行したことで、感染対策の強化への関心はさらに高まっています。 主要な訪問者管理システムは、効率的で信頼性の高い事前登録と事前審査によって、これをサポートします。 訪問の前日には、メールやテキストで本人確認を行い、症状や不安な点を確認します。 この事前登録と事前審査により、到着後のチェックインが劇的に効率化され、訪問者をイライラさせるボトルネックや無駄な手続き、逆効果の感染症対策のリスクを排除することができます。 また、あわただしいチェックイン作業の中でヒューマンエラーが発生するリスクも軽減されます。 最後に、事前審査は、予定外の訪問、不適切な身分証明書、懸念される症状などのために、受付で追い返されるという不快な経験を回避するのにも役立ちます。

ゾーニングされた訪問者管理、入退場管理の確立

多くの医療現場では、誰がエントランスを通ったかを知るだけでは十分ではありません。 訪問者が施設内のどこにいるのかを把握し、よりきめ細かな入退室管理を行う必要があります。 主要な訪問者管理システムは、ゾーン別訪問者管理や入退室管理を簡単に設定することができます。 医療機関では、病院や診療所内で特に感染症対策が必要な場所や、データセキュリティのリスクが高い場所など、制限のある場所への訪問者のアクセスを防止することができます。 また、ICUと産科病棟や一般外科病棟では面会時間が異なることが多く、ゾーン別訪問者管理により、多様な面会時間に容易に対応することができます。 ゾーン別訪問者管理は、監査や調査のために、よりきめ細かい追跡と監視の機能を提供します。

医療機関訪問者管理システムの構成要素

最新のデジタル訪問者管理システムには、3つの主要なコンポーネントがあります。

  • 集中管理: チェックイン、入退室管理、モニタリング、ロギング/ドキュメンテーションを組織化するシステムまたはプラットフォーム。 管理プラットフォームは、管理スタッフにとってシンプルで学習しやすいインターフェイスを提供する必要があります。 主要な訪問者管理システムは、直感的なダッシュボードを使用しており、管理スタッフは、予定されている訪問者、今後の到着予定者、現在の訪問者を一目で見ることができ、監査、コンタクトトレース、調査などのための履歴レポートにも簡単にアクセスすることができます。
  • 訪問者バッジ: 訪問者管理システムは、チェックイン時にパーソナライズされた高信頼性の訪問者バッジを迅速に作成する技術を提供しなければなりません。 今日の高度なバッジシステムは、物理的なアクセス機能、RFIDトラッキングなどを、シンプルで視覚的に魅力的なビジターバッジに簡単に組み込むことができます。 このバッジは訪問者を識別するだけでなく、リアルタイムでの監視や入退室管理を可能にします。
  • 職員のIDカード: 訪問者管理は、医療機関の職員のID、認証、入退室管理プログラムと完全かつシームレスに統合されている必要があります。 職員のIDカードは、管理スタッフが職員と訪問者を一目で区別して識別できるようすることで訪問者管理システムの重要な役割を担っており、コンタクトトレースや物理的な距離を置くなどのために必要です。

Visitor Management as a Service(VMaaS)

医療機関訪問者管理システムの技術的な構成要素が複数ある場合、構成要素の選択は難しく、またその実装や保守は複雑なものになる可能性があります。 そのため、ヘルスケア分野では、VMaaS(Visitor Management as a Service)モデルの採用が急速に進んでいます。 VMaaSはソリューション全体を簡素化し、医療機関に効果的で最新の訪問者管理を実現するクラウドベースのルートを提供します。

  • フルマネージドサービス: ハードウェアとソフトウェアはすべてベンダーパートナーによって提供、導入、保守されるため、最小限のIT負荷で容易に管理することが可能です。
  • 迅速な展開: クラウド展開により、大きな初期投資コストをかけずに迅速な展開が可能です。
  • 高い柔軟性: aaSモデルは、常に変化する訪問者のトラフィックに対応するために、ほぼリアルタイムの柔軟性と拡張性を備えています。
  • 最適化されたセキュリティと機能性: クラウド型aaSモデルでは、最新のセキュリティアップデートや新機能が利用可能になり次第、それらにリアルタイムにアクセスすることができます。

Entrust Adaptive Issuance VMaaSの仕組み

Entrust Adaptive Issuance Visitor Management as a Serviceを使用すると、クラウドに接続されたフロントデスクはどこでも利用可能になり、訪問者とホストの体験が合理化され、施設と担当者のセキュリティが向上します。

  • チェックイン前: Entrust VMaaSソリューションにより、訪問者はモバイル端末でメールによる事前登録を行い、チェックイン時に提示するカスタムQRコードを受け取ることができるため、到着後の長い待ち時間が不要になります。
  • チェックイン時: 訪問者は施設に入ると、QRコードをスキャンするか、タッチスクリーンのキオスクから手動でサインインします。 このキオスクは、多言語、IDスキャン、NDA署名、新型コロナ対策の安全手順、デジタル署名、手動または自動でのチェックアウトなど、企業のニーズに合わせてユーザー体験をカスタマイズすることが可能です。
  • チェックイン後: チェックインすると、写真や有効期限、個人情報やロゴなどのパーソナライズ機能を備えたIDバッジが即座に発行されます。 また、ホストにはメールやテキストで即時通知が届くので、オフィスへの入退室をシームレスかつ効率的に評価および監視することができます。

Entrust Adaptive Issuance Visitor Management as a Service の仕組みの詳細についてご確認ください