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O que é um sistema de gerenciamento de visitantes de estabelecimentos de saúde?

O gerenciamento de visitantes é uma parte essencial da segurança básica para hospitais e sistemas de saúde, proporcionando visibilidade crítica sobre quem, o quê e quando os visitantes acessam suas instalações e espaços. Um sistema de gerenciamento de visitantes consiste na combinação de hardwares e softwares que permitem às organizações de saúde digitalizar e automatizar seus protocolos de gestão de visitantes, proporcionando a visibilidade e o controle necessários, o que faz parte da base para segurança, conformidade, segurança do paciente e da equipe, da qualidade do atendimento médico e da experiência do paciente.

Por que o gerenciamento de visitantes é importante na saúde?

Nos dias de hoje, o gerenciamento de visitantes é um requisito crítico em uma série de setores, sendo tipicamente associado a necessidades de alta segurança em termos de proteção de informações altamente confidenciais. Esta é certamente uma das principais razões pelas quais um sistema de gerenciamento de visitantes é tão importante para hospitais e sistemas de saúde, por ajudar a cumprir a HIPAA e outros requisitos de conformidade em torno da segurança das informações de saúde do paciente (PHI) e garantindo a privacidade dos dados. O gerenciamento seguro de visitantes é cada vez mais importante diante dos crescentes ciberataques e outros incidentes de privacidade e segurança de dados que visam o setor da saúde e os custos crescentes desses incidentes para as organizações atacadas.

Os benefícios do gerenciamento de visitantes na saúde

  • Atender aos requisitos de conformidade: Como mencionado, o gerenciamento de visitantes têm seu papel no cumprimento da HIPAA e de outros requisitos de conformidade regulamentar que regem hospitais e sistemas de saúde. O gerenciamento eficaz dos visitantes permite que as organizações de saúde identifiquem os visitantes, controlem o acesso e monitorem a movimentação para atender aos requisitos de segurança, proteção e controle de infecções.
  • Proteger a segurança do paciente e dos funcionários: O gerenciamento de visitantes ajuda uma organização de saúde a garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso além dos saguões principais, salas de espera e espaços comuns. Controlar o acesso aos quartos dos pacientes e outras áreas clínicas e impedir que pessoas não autorizadas ou sob risco conhecido acessem um ambiente ou em uma instalação desempenha um papel importante na segurança tanto dos pacientes quanto dos funcionários.
  • Apoio à qualidade dos cuidados clínicos: Os horários de visita existem por um motivo. A limitação do acesso dos visitantes aos quartos dos pacientes e a outras áreas de cuidados clínicos é necessária para garantir uma qualidade de cuidados clínicos ideal.
  • Melhorar o controle de infecções: Sempre houve um risco relativamente alto de agentes infecciosos comuns presentes em estabelecimentos de saúde, da gripe à COVID-19, etc. O gerenciamento de visitantes é essencial para limitar a capacidade, permitindo distanciamento físico, o rastreamento de contatos e outras medidas de controle de infecções.
  • Proteção de ativos: As organizações de saúde administram uma grande quantidade de equipamentos e tecnologia de alto valor e altamente sensíveis, incluindo dispositivos que estão sujeitos a danos acidentais e intencionais ou roubo. Esses problemas não representam apenas um custo de reparo ou substituição, mas também trazem possíveis atrasos no atendimento. O controle de acesso físico adequado, incluindo um sistema de gerenciamento de visitantes, ajuda a proteger esses ativos e a mantê-los disponíveis e funcionando adequadamente.
  • Proteger a reputação da marca: As experiências dos visitantes são importantes para a reputação da marca de qualquer estabelecimento de saúde, que muitas vezes também são indissociavelmente ligadas à experiência do paciente. Um sistema de gerenciamento de visitantes bem executado adquire o controle necessário, fazendo com que pacientes e visitantes se sintam acolhidos, seguros e bem atendidos.

Técnicas de segurança e melhores práticas para gerenciamento de visitantes de estabelecimentos de saúde

Pré-registro e pré-triagem de visitantes para segurança e controle de infecções

As medidas de controle de infecção sempre foram essenciais em estabelecimentos de saúde, mas o foco no controle reforçado de infecções foi irreversivelmente ampliado pela pandemia. Os principais sistemas de gerenciamento de visitantes oferecem apoio a essa demanda por meio de um pré-registro e uma pré-triagem eficientes e confiáveis. Os visitantes recebem um e-mail e/ou mensagem de texto na véspera de sua visita, solicitando-lhes que forneçam informações básicas de identificação e os selecionando de acordo com os sintomas e outras preocupações. Tais pré-registro e pré-triagem agilizam consideravelmente o processo de check-in na chegada, eliminando os gargalos e barreiras que frustram os visitantes e apresentam riscos contraproducentes de controle de infecções. Isso também reduz o risco de erros humanos em um processo de check-in apressado. Finalmente, a pré-triagem ajuda a evitar a experiência desagradável de ter uma consulta recusada na recepção por não estar agendada, por identificação inadequada ou devido aos sintomas apresentados.

Estabelecendo um gerenciamento de visitantes por zona e controle de acesso

Na maioria dos estabelecimentos de saúde, simplesmente saber quem entrou pela porta da frente não é suficiente. Você precisa saber onde um visitante está nas suas instalações e ter um controle de acesso mais detalhado sobre a visita dele(a). Os principais sistemas de gerenciamento de visitantes facilitam a criação de sistemas de gestão de visitantes por zona e controle de acesso. As organizações de saúde podem impedir o acesso de visitantes a áreas restritas ou altamente sensíveis do hospital ou da clínica, tais como aquelas com preocupações específicas de controle de infecções ou riscos de segurança de dados. O gerenciamento de visitantes por zonas também simplifica a acomodação de horários de visitas variados, pois o horário de visitas da UTI muitas vezes difere do da maternidade ou da seção de cirurgia geral, por exemplo. A gestão de visitantes por zona oferece mais capacidade de rastreamento e monitoramento detalhado para fins de auditoria e investigação.

Componentes de um sistema de gerenciamento de visitantes de estabelecimentos de saúde

Há três componentes principais de um sistema moderno de gestão digital de visitantes:

  • Administração centralizada: Sistema ou plataforma que organiza o check-in, controle de acesso, monitoramento e registro/documentação. A plataforma de administração deve fornecer uma interface simples e de fácil entendimento para a equipe administrativa. Os principais sistemas de gerenciamento de visitantes utilizam painéis intuitivos que dão à equipe administrativa uma visão geral dos pacientes agendados ou planejados, das próximas chegadas e dos pacientes atuais, bem como um fácil acesso a relatórios históricos para auditoria, rastreamento de contatos, pesquisa e muito mais.
  • Crachá de visitante: Um sistema de gerenciamento de visitantes deve fornecer a tecnologia para produzir rapidamente crachás de identificação de visitantes personalizados e de alta segurança no check-in. Os sofisticados sistemas atuais de crachás facilitam a inclusão de recursos de acesso físico, rastreamento por RFID e muito mais em um crachá de visitante simples e visualmente atraente. Esse crachá não serve apenas para identificar os visitantes, mas é o mecanismo que permite o monitoramento e o controle de acesso em tempo real.
  • Cartões de identificação de pessoal: O gerenciamento de visitantes deve ser totalmente integrado a um programa de identificação/autenticação/controle de acesso ao pessoal de uma organização de saúde. Os cartões de identificação de pessoal têm um papel essencial no sistema de gerenciamento de visitantes, permitindo que os funcionários administrativos possam facilmente diferenciar-se e identificar-se dos visitantes de imediato, e são necessários para rastreamento de contatos, distanciamento físico, etc.

Gerenciamento de visitantes como serviço (VMaaS)

Considerando os vários componentes técnicos de um sistema de gestão de visitantes de estabelecimentos de saúde, pode ser um desafio determinar como selecionar componentes e complicado implementá-los e mantê-los. É por isso que o modelo de gestão de visitantes como serviço (VMaaS) está sendo rapidamente adotado no setor de saúde. O VMaaS simplifica toda a solução, dando às organizações de saúde uma rota baseada na nuvem para uma gestão de visitantes eficaz e moderna.

  • Serviço totalmente gerenciado: Todo o hardware e software é entregue, implantado e mantido por seu parceiro fornecedor, permitindo uma administração fácil com o mínimo de sobrecarga da TI.
  • Rápida implantação: A implantação da nuvem permite uma implantação rápida sem grandes custos iniciais de capital.
  • Máxima flexibilidade: O modelo de aaS oferece flexibilidade e escalabilidade em tempo quase real para acomodar o tráfego de visitantes em constante mudança.
  • Segurança e funcionalidade otimizadas: O modelo de aaS em nuvem fornece acesso em tempo real às últimas atualizações de segurança e às novas funcionalidades assim que elas estiverem disponíveis.

Como funciona a VMaaS de emissão adaptativa da Entrust

Com o Gerenciamento de visitantes como serviço com emissão adaptativa da Entrust, a recepção está em toda parte, conectada à nuvem, simplificando as experiências de visitantes e anfitriões e aumentando a segurança de suas instalações e funcionários.

  • Antes do check-in: A solução de VMaaS da Entrust permite aos visitantes fazer o pré-registo via e-mail em seus dispositivos móveis e receber um QR code personalizado para apresentar durante o check-in, eliminando a necessidade de longas esperas na chegada.
  • Durante o check-in: Uma vez que os visitantes entram na instalação, escaneiam o QR code ou se cadastram manualmente usando um quiosque com tela sensível ao toque. O quiosque permite que as organizações adaptem a experiência do usuário às suas necessidades específicas, como vários idiomas, digitalização de identidade, assinatura de contrato de confidencialidade, procedimentos de segurança para COVID-19, assinaturas digitais e check-out manual ou automático.
  • Após o check-in: Uma vez feito o check-in, os visitantes recebem imediatamente crachás de identificação impressos com recursos de personalização, como fotos de perfil, datas e horários de validade e informações ou logotipos personalizados. Além disso, os anfitriões recebem notificações instantâneas via e-mail ou mensagem texto, permitindo-lhes avaliar e monitorar de forma contínua e eficiente as pessoas que entram e se deslocam pelo estabelecimento.

Saiba mais sobre como funciona o Gerenciamento de visitantes como serviço com emissão adaptativa da Entrust.