Assinaturas digitais X Assinaturas eletrônicas

Hoje em dia, muitos tipos de documentos comerciais e jurídicos já não exigem o uso de assinatura manuscrita. Em vez disso, uma assinatura válida pode ser feita de forma eletrônica ou digital. 

Embora os termos sejam frequentemente usados como sinônimos, existem diferenças significativas entre uma assinatura digital e uma assinatura eletrônica. Isso inclui os tipos de contratos ou documentos para os quais elas são normalmente utilizadas, se atendem aos requisitos de conformidade, questões de segurança e muito mais.

As falsificações digitais estão em ascensão. Isso torna a validação da autenticidade e integridade de um documento cada vez mais fundamental. Embora as assinaturas eletrônicas (frequentemente representações ou imagens de uma assinatura manuscrita ou mesmo uma simples marca de seleção) sejam comumente usadas em documentos como comprovantes de entrega e contratos simples, as assinaturas digitais são cada vez mais utilizadas em situações que exigem um nível mais elevado de segurança e validação.

Compreender claramente a natureza das assinaturas eletrônicas em comparação com as assinaturas digitais ajuda a garantir a conformidade com as regulamentações do setor, o uso eficiente de recursos e uma segurança robusta.

• Uma assinatura eletrônica refere-se a qualquer método de assinar um documento de forma eletrônica. As assinaturas digitais são um subconjunto das assinaturas eletrônicas que incorporam maior autenticação e verificação.
• Os tipos de assinatura eletrônica variam desde a simples assinatura por "digitar/clicar para assinar" até assinaturas digitais que utilizam criptografia e certificados para verificar a identidade do signatário e a integridade do documento.
• Assinaturas eletrônicas simples oferecem rapidez e conveniência, mas acordos e contratos que envolvem dados sensíveis ou transações de alto valor geralmente exigem a segurança adicional que as assinaturas digitais oferecem.
• As assinaturas digitais estão em conformidade com muitos padrões legais e do setor, proporcionando segurança, proteção contra adulteração e auditabilidade a longo prazo.
• A complexidade das operações comerciais exige que as organizações garantam a escolha do tipo certo de assinatura eletrônica para diversas necessidades, desde formulários internos básicos até contratos importantes.

Uma assinatura eletrônica é um tipo de assinatura que é feita eletronicamente e adotada com a intenção de assinar um documento. Normalmente substitui o processo de “assinatura manual” e digitaliza o processo de assinatura. Esse tipo de assinatura é frequentemente usado em documentos PDF ou para assinar documentos por meio de aplicativos de terceiros.

As assinaturas eletrônicas incluem assinaturas digitadas, uma imagem da assinatura e recursos que permitem ao usuário clicar ou marcar uma caixa. Eles oferecem um método rápido, fácil e econômico para assinar documentos, em comparação com a necessidade de imprimir, assinar, digitalizar ou enviar cópias físicas pelo correio.

Diversos países adotaram legislação que define a natureza juridicamente vinculativa das assinaturas eletrônicas, como a Lei de assinaturas eletrônicas no comércio global e nacional (ESIGN) nos EUA e o Regulamento de identificação eletrônica e serviços de confiança (eIDAS) na UE. Isso exige certas providências, como a manutenção da documentação que comprove o consentimento do signatário.

No entanto, ao contrário das assinaturas digitais, não há exigência de mecanismos (como autoridades certificadoras) que forneçam garantia de identidade, proteção contra adulteração ou documentação para auditoria a longo prazo. Isso torna as assinaturas eletrônicas básicas inadequadas para setores que enfrentam riscos de segurança mais elevados.

Uma assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mas com maior segurança e verificação para evitar fraudes durante o processo de envio e recebimento.

O processo de assinatura utiliza a tecnologia de infraestrutura de chave pública (PKI), combinando uma assinatura com uma chave criptográfica e um certificado digital confiável, que são usados para confirmar a identidade do signatário e garantir que o documento não foi alterado de nenhuma forma. Isso cria um lacre inviolável: Se houver qualquer alteração no conteúdo do documento após a assinatura, a alteração será sinalizada e a assinatura será considerada inválida.

Graças à incorporação desses mecanismos de segurança avançados, as assinaturas digitais oferecem proteção legal em setores altamente regulamentados ou fluxos de trabalho com dados sensíveis e privados, como os da área da saúde e operações governamentais. O certificado criptográfico, a marcação de tempo e a evidência de adulteração fornecem uma cadeia de confiança verificável, transformando uma assinatura em prova, e não apenas em uma marca em um documento.

Dessa forma, as assinaturas digitais ajudam a reduzir os riscos, ao mesmo tempo que proporcionam um alto nível de segurança e confiança. Ao incorporar criptografia, verificação de identidade e segurança em nível de conformidade, as organizações podem ter certeza de que seus processos de assinatura atendem aos padrões exigidos.

Uma assinatura eletrônica é um termo genérico para representar um consentimento ou aprovação, seja utilizando uma imagem, um desenho ou um símbolo para verificar um documento. Ela nem sempre vem com uma prova de identidade: Qualquer pessoa pode carregar a imagem de uma assinatura e ela não tem a autoridade necessária para validar a identidade dos signatários.

Por outro lado, as assinaturas digitais são um subconjunto das assinaturas eletrônicas. Elas incluem uma impressão digital eletrônica suportada pela tecnologia PKI por meio de certificados digitais contendo os detalhes verificados da identidade do signatário. Normalmente, as assinaturas digitais são consideradas mais seguras do que as assinaturas eletrônicas porque fornecem melhores garantias sobre a identidade do signatário e a autenticidade e integridade dos documentos assinados.

Tanto as assinaturas eletrônicas quanto as digitais são legais na maioria dos países, mas às vezes têm diferenças significativas. Compreendê-las é fundamental para organizações com altos padrões de conformidade e segurança, bem como para aquelas que precisam de confiança ao enfrentar uma auditoria ou um desafio legal.

Embora as assinaturas eletrônicas sejam geralmente mais fáceis de usar e amplamente aceitas para transações comerciais do dia a dia, a validação da identidade é mais frágil, a aplicabilidade muitas vezes depende de fatores contextuais e pode não haver uma trilha de auditoria juridicamente defensável. 

As assinaturas digitais adicionam vinculação criptográfica e verificação de identidade, selando documentos para evitar adulteração. Isso dá suporte ao cumprimento de normas setoriais e requisitos específicos de cada região que regulam fluxos de trabalho sensíveis ou de alto risco. Padrões reconhecidos internacionalmente, como o AES (Assinatura eletrônica avançada), que adiciona etapas de verificação para confirmar quem assinou e vincula a assinatura ao documento para que adulterações possam ser detectadas, e o QES (Assinatura eletrônica qualificada), que exige certificados aprovados pelo governo e validação de identidade, fornecem um nível de garantia juridicamnete vinculativo.

Quando documentos assinados enfrentam contestações legais como, por exemplo, durante auditorias, ações judiciais ou revisões regulatórias, as organizações frequentemente precisam fornecer provas de autenticidade e integridade. As assinaturas digitais normalmente fornecem o nível de segurança necessário para atender a esses requisitos.

Por exemplo, durante uma ação judicial, um tribunal pode exigir prova de assinatura para determinar se um contrato é válido e executável. Com uma assinatura digital, o contrato é incorporado diretamente ao certificado criptográfico vinculado à identidade do signatário, bem como a uma trilha de auditoria que mostra quando e como o documento foi assinado. Isso ajuda a empresa a demonstrar a intenção, a autenticidade e a integridade do documento.

Tanto as assinaturas eletrônicas quanto as digitais simplificam o processo de aprovação, mas são usadas para fins diferentes. A escolha entre uma assinatura digital e uma assinatura eletrônica se resume a uma única questão: Qual o nível de garantia o documento exige? 

As assinaturas eletrônicas são a melhor opção quando o objetivo é rapidez e praticidade: fluxos de trabalho típicos de baixo risco, onde a confiança já está estabelecida e não há necessidade de garantias em nível criptográfico que possam adicionar complicações desnecessárias para o usuário. Isso pode incluir:

• Reconhecimentos simples e aprovações internas
• Aprovações de memorandos internos
• Acordos entre indivíduos onde os riscos de ações judiciais são baixos

Como oferecem autenticação mais robusta, detecção de adulteração e auditabilidade, as assinaturas digitais são mais adequadas para contratos que envolvem informações confidenciais, transações de alto valor ou situações em que um documento possa ser contestado judicialmente posteriormente. Essas situações justificam o esforço adicional envolvido em sua aquisição.

Alguns exemplos de situações em que as organizações precisam da proteção e da segurança adicional das assinaturas digitais podem ser:

• Contratos governamentais
• Documentação bancária ou de empréstimo
• Autorizações de saúde
• Acordos referentes à propriedade intelectual valiosa
• Documentos legais para transações imobiliárias ou contratos de licenciamento

Como a natureza do risco varia muito de acordo com o tamanho da organização, do setor e da função, os líderes devem ser criteriosos ao alinhar os tipos de assinatura às suas necessidades específicas e aos possíveis requisitos de conformidade.

As organizações precisam de flexibilidade e ferramentas para escolher o nível certo de segurança para a assinatura de documentos em uma ampla variedade de departamentos operacionais e tipos de contrato, desde aprovações internas de RH até contratos de vendas internacionais. As soluções de assinatura digital garantem que os fluxos de assinatura sejam eficientes e que as assinaturas possam ser verificadas e sustentadas quando necessário, apoiando a conformidade com estruturas legais e regulamentações setoriais.

O Entrust Signhost é um software de assinatura eletrônica que prioriza o controle de políticas e a integração orientada à identidade, permitindo que as equipes gerenciem de forma ágil a assinatura de documentos conforme o nível de risco e as necessidades operacionais, seja para acordos rotineiros ou para contratos sensíveis e de alto valor com parceiros, fornecedores e clientes. 

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