Sistema de gestión de visitantes

La contabilización exacta de los visitantes es una parte importante de cualquier sistema de control de acceso físico. Saber quién ha visitado sus instalaciones y cuándo lo ha hecho no solo es importante para la seguridad del edificio, es una parte cada vez más importante de los requisitos normativos para organizaciones de diversos tipos, y puede ser increíblemente valiosa en caso de emergencia. Un sistema eficaz de gestión de visitantes también puede mejorar la experiencia de socios comerciales, clientes, candidatos a un puesto de trabajo y otros invitados.

¿Qué es la gestión de visitantes?

En el sentido más simple, los sistemas de gestión de visitantes recopilan y rastrean la información sobre el acceso y el uso de las instalaciones por parte de los visitantes. Los sistemas de gestión de visitantes suelen ser una parte integrada del programa global de control de acceso físico de una organización que supervisa y gestiona el acceso de las personas a los espacios de una instalación.

Tipos de sistemas de gestión de visitantes

En la práctica, un sistema de gestión de visitantes puede adoptar muchas formas.

Sistemas de gestión de visitantes análogos

Una carpeta de registro en la recepción, o un sistema similar de gestión de visitantes con papel y lápiz, es el enfoque más conocido y tradicional. Este enfoque analógico de la gestión de los visitantes puede seguir siendo suficiente para algunas organizaciones. Pero la gestión analógica de los visitantes está repleta de problemas: Es lento e incómodo para los visitantes; requiere mucho trabajo y es propenso a los errores humanos; existe un alto riesgo de fraude y es difícil obtener visibilidad en tiempo real o investigar rápidamente en caso de un problema de seguridad, una emergencia o una auditoría de cumplimiento. Además, con cada vez más organizaciones de todos los sectores que adoptan protocolos de seguridad más sofisticados (como ser la comprobación de antecedentes, los acompañantes de los empleados, los documentos legales, etc.), un sistema de gestión de visitantes que no esté integrado con su sistema de control de acceso físico es insuficiente.

Sistemas de gestión de visitantes digitales

Los sistemas digitales avanzados de gestión de visitantes se han vuelto mucho más prácticos y rentables, y pueden aportar un nivel de valor mucho más amplio y profundo a la empresa, más allá del simple seguimiento. Estos sistemas registran el acceso de los visitantes en un registro centralizado, y muchos ofrecen funciones adicionales de verificación de la identidad en los puntos de acceso. Este registro digital y la verificación de la identidad aumentan drásticamente la seguridad. También crea un punto central de visibilidad en tiempo real y una documentación completa para fines de investigación y auditoría de cumplimiento.

Sistemas de gestión de visitantes basados en la nube (SaaS)

Al igual que muchas tecnologías, la próxima generación de sistemas de gestión de visitantes se está trasladando a la nube. La gestión de visitantes basada en la nube se despliega en el modelo probado de as-a-service, dándole a una organización todos los beneficios y ventajas de un sistema digital de gestión de visitantes, con la flexibilidad, la escalabilidad, la seguridad y la potencia informática de la nube. La implantación es rápida y sencilla, sin requerir inversiones de capital en hardware en las instalaciones ni los gastos operativos de gestión del software. Los sofisticados sistemas actuales basados en la nube utilizan potentes motores de análisis para identificar anomalías y permitir la automatización del flujo de trabajo para impulsar una mayor seguridad y eficiencia. Todo esto puede ampliarse en tiempo real a medida que se abren, se cierran, se trasladan o se adaptan las oficinas a las necesidades de una plantilla híbrida.

Por qué es importante la gestión de visitantes

Un sistema de gestión de visitantes es importante por tres razones fundamentales: la seguridad, el cumplimiento y la experiencia de los visitantes.

• Seguridad: Un sistema de gestión de visitantes puede proporcionar un registro detallado del acceso de los visitantes a sus instalaciones, que incluye información detallada sobre los espacios a los que accedieron. Esta visibilidad de los visitantes es un componente fundamental de un programa completo de control de acceso físico o de seguridad de las instalaciones. Le permite a una organización investigar un fallo de seguridad u otro problema y responder rápidamente en caso de una emergencia de seguridad.
• Cumplimiento: Además de las razones de seguridad motivadas internamente por las que las organizaciones deciden implantar un sistema de gestión de visitantes, los requisitos de cumplimiento incluyen cada vez más estipulaciones en torno a la gestión de visitantes. Por ejemplo, muchas normativas del sector (como la HIPAA) exigen que se informe quién ha tenido acceso a los datos. En el caso de los registros en papel, esto puede incluir a personas con acceso físico. Visitor Management as a Service puede pedir a los visitantes que rellenen los documentos necesarios, como un acuerdo de no divulgación (NDA), antes de su visita. Un sistema de gestión de visitantes también puede ayudar a cumplir los requisitos de salud pública, como el rastreo de contactos para los casos de COVID-19.
• Experiencia del visitante: Aunque las organizaciones tienen buenas razones (y requisitos) para controlar el acceso de los visitantes, tampoco quieren que estos se sientan molestados o no bienvenidos. El sistema de gestión de visitantes adecuado puede ofrecer las funciones de seguridad y cumplimiento que la empresa necesita, al tiempo que crea una experiencia perfecta para los visitantes. Este es un ejemplo de una experiencia de visitante de última generación que se ha hecho posible gracias a las tecnologías de gestión de visitantes más avanzadas:
  1. Preinscripción fácil: Antes de su llegada, el visitante recibe un correo electrónico con información básica sobre su visita, junto con un código QR para iniciar el proceso de registro cuando llegue al lugar.
  2. Registro simplificado: Cuando el visitante llega, escanea el código QR para registrarse automáticamente, o sigue unas instrucciones sencillas en un kiosco del iPad. Todo el proceso de registro es rápido y sin contacto.
  3. Notificaciones convenientes para el anfitrión: Cuando se completa el registro de los visitantes, el anfitrión recibe una notificación por texto o correo electrónico, de modo que ninguna de las partes se hace esperar.

Gestión de visitantes para el futuro del trabajo híbrido

La pandemia de COVID-19 alteró muchos paradigmas convencionales en el mundo del trabajo y aceleró otros cambios importantes. Entre ellas, muchas organizaciones se han dado cuenta de que el trabajo híbrido y el trabajo desde casa no solo son posibles, sino que son los escenarios preferidos y, a menudo, más productivos.

Para hacer posible un modelo de trabajo flexible e híbrido es necesario realizar nuevas inversiones tecnológicas, que a menudo incluyen la mejora o actualización de los sistemas de control de acceso físico y digital y de gestión de visitantes. Con los trabajadores que van y vienen fuera del típico horario de 9 a 5, los usuarios que se mueven entre el acceso a los activos desde dentro y fuera del firewall tradicional, y los nuevos empleados que se incorporan de forma remota, a continuación se enumeran cuatro soluciones clave que elevarán su estándar de seguridad y permitirán el futuro del trabajo híbrido:

• Inicio de sesión sin contraseña con inicio de sesión único (SSO)
• Autenticación adaptativa basada en riesgos
• Acreditación de identidad para las nuevas contrataciones
• Autoservicio de restablecimientos de contraseña

Con el socio adecuado, su empresa puede ofrecerles a los empleados el tipo de flexibilidad que exige la fuerza de trabajo actual. Un plan eficaz de personal híbrido no solo puede ampliar exponencialmente su plantilla, sino también reducir las necesidades inmobiliarias de su organización hasta en un 30 %.

Mejores prácticas para la emisión de identificaciones de visitantes en lugares de trabajo híbridos

Otro reto específico del modelo de plantilla híbrida es la adaptación de la gestión de los visitantes. Con menos empleados en la oficina en cualquier momento (y las organizaciones racionalizando el personal administrativo en la oficina), las empresas deberían centrarse en la implementación de un proceso para la emisión de identificaciones de visitantes que cumpla con los criterios siguientes:

1. Escalable: Los usuarios envían fotos en línea
2. Sin contacto: Las organizaciones validan a distancia la producción de fotos y credenciales
3. Flexible: Los usuarios pueden optar por recibir sus credenciales de visitante digitalmente por correo electrónico o recibir credenciales físicas por correo.

¿Cuáles son los componentes de un moderno sistema digital de gestión de visitantes?

• Emisión de las identificaciones sin contacto: Como se ha mencionado anteriormente, un sistema moderno de gestión de visitantes debe ser capaz de validar la identidad de los visitantes y expedir sus credenciales sin necesidad de asistencia manual.
• Gestión centralizada de cuadros de mando: Los principales sistemas de gestión de visitantes facilitan la gestión del acceso a todas las instalaciones, el seguimiento de la actividad en tiempo real y la recepción de notificaciones, todo ello desde un panel centralizado, en cualquier momento y lugar y desde cualquier dispositivo.
• Integraciones preconfiguradas: La gestión de visitantes es solo uno de los componentes del control de acceso físico, por lo que el sistema de gestión de visitantes adecuado debe estar preparado para integrarse sin problemas con sus tecnologías existentes a través de API, LDAP, SAML 2.0, Azure AD, complemento de Outlook, Active Directory, Cisco ISE, etc.
• Seguridad digital de tecnología de vanguardia: Para cumplir con los requisitos de cumplimiento y protegerse contra el creciente riesgo de ciberataque, los sistemas de gestión de visitantes deben ofrecer controles de seguridad digital de última generación, que incluyan el almacenamiento de datos en un entorno privado específico y garanticen el cifrado de extremo a extremo: AES-256 bits en el almacenamiento y TLS 1.2 en el tránsito.
• Basado en la nube, modelo aaS: Un sistema de gestión de visitantes basado en la nube les ofrece a las organizaciones el camino más rápido y rentable hacia la actualización, al tiempo que ofrece la flexibilidad y la escalabilidad para adaptarse a las necesidades futuras, y proporciona acceso continuo a las últimas actualizaciones de seguridad y nuevas capacidades.

Gestión de visitantes para sistemas de salud y hospitales

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