Firma electrónica: Una guía completa

A medida que el mundo acoge la era digital, las organizaciones jamás estuvieron más enfocadas en sentar bases sólidas para sus esfuerzos de trasformación. Ya sea para proteger las transacciones de los consumidores o para facilitar el traslado seguro de los ciudadanos, las empresas y los organismos gubernamentales necesitan una forma de autenticar las identidades en un entorno cada vez más distribuido.

Afortunadamente, ahí es donde entran en juego soluciones como las firmas electrónicas seguras y con verificación de identidad. Con una infraestructura de firma electrónica bien protegida, las organizaciones pueden preparar las interacciones para el futuro y protegerse de los riesgos del entorno en rápida evolución.

Siga leyendo para obtener más información sobre las firmas electrónicas, incluido qué son, cómo funcionan y cómo puede aprovecharlas.

Una firma electrónica es una forma eficaz de firmar un documento digital. Como reemplazo del proceso de firma tradicional, permite al firmante adjuntar su nombre a cualquier registro o transacción por medios electrónicos, sin necesidad de usar papel.

Piense en una firma electrónica como la representación virtual de una persona. Al igual que la firma en papel, se utiliza para los siguientes propósitos:

1. Certificar la autenticidad de un documento jurídico
2. Demostrar intención de quedar vinculado según las condiciones de un documento firmado

El proceso de firma electrónica puede tener el mismo efecto legal que una firma manuscrita, siempre que cumpla con determinados requisitos, que pueden variar según el lugar. Al implementar diversas medidas de seguridad, puede firmar cualquier documento legal con total confianza.

¿Por qué son necesarias las firmas electrónicas?

El proceso de firma manuscrita es relativamente sencillo. Abre un documento en papel, firma con su nombre en la línea de puntos y listo. Ahora, en el mundo digital, no es tan fácil.

Las transacciones electrónicas son cada vez más habituales, en particular, con el auge del trabajo remoto, el comercio electrónico y los modelos de negocio en línea. En consecuencia, tanto los consumidores como los gobiernos y las organizaciones necesitan una forma de certificar los documentos y demostrar su intención independientemente de cuál sea su ubicación.

Lo que es más importante, deben hacerlo con la máxima seguridad. A medida que se disparan las transacciones electrónicas, también lo hacen los riesgos asociados: falsificación, repudio y otras disputas legales.

En general, una firma manuscrita cuenta con la protección de testigos que pueden dar fe de su autenticidad. Sin embargo, la firma electrónica debe basarse en mecanismos más sofisticados. Afortunadamente, a medida que avanza la tecnología, los software de firma electrónica y otras soluciones les permiten a las entidades certificar la exactitud y la autenticidad con facilidad.

¿Cuál es la diferencia entre una firma digital y una firma electrónica?

En simples palabras, una firma electrónica es un término genérico para describir la tecnología general utilizada para certificar, autenticar y firmar un documento digital. Por el contrario, una firma digital es un tipo de firma electrónica que proporciona un mayor nivel de confianza.

Las firmas digitales son ampliamente reconocidas como prácticas recomendadas para la verificación de transacciones electrónicas, ya que están basadas en una infraestructura de clave pública (PKI). En términos sencillos, PKI es un sistema de credenciales que emite activos criptográficos denominados certificados digitales, que solo pueden obtenerse de una autoridad de certificación (CA) como Entrust. Un certificado digital es como un pasaporte; cada uno es único para el firmante, por lo que actúa como prueba de identidad.

El proceso de firma emplea un activo criptográfico especial conocido como certificado de firma de documentos. Cuando alguien firma electrónicamente un documento legal, se incluye una copia del certificado en la firma junto con un sello de tiempo que indica la fecha y hora en que se firmó.

Además, las firmas digitales se calculan con base en el contenido exacto del documento. Esto significa que los cambios posteriores romperán la firma, lo que prevendrá la manipulación y el repudio.

Estas funcionalidades en conjunto impiden al firmante negar la existencia o validez de un documento digital o de su firma. Por otro lado, proporcionan la confianza necesaria para comunicarse, realizar transacciones y hacer negocios a distancia sin afectar la seguridad ni la credibilidad.

Tres tipos principales de firma electrónica

En gran parte del mundo, las firmas electrónicas se suelen categorizar por su nivel de fiabilidad, es decir, en qué medida garantizan la intención, el consentimiento y la identidad del firmante. De este modo, se pretende ofrecer una forma normalizada de evaluar y comprender su fiabilidad.

En general, existen tres niveles de fiabilidad de las firmas electrónicas:

1. Baja fiabilidad: Cualquier firma en formato electrónico puede considerarse una firma electrónica. Puede ser tan simple como una firma dibujada con el mouse, una firma en papel escaneada y pegada en un documento digital o, incluso, un nombre escrito en un PDF. Desafortunadamente, estas formas básicas pueden cuestionarse fácilmente.
2. Alta fiabilidad: Las firmas digitales son mucho más fiables por naturaleza. Debido a que utilizan una infraestructura de clave pública y certificados digitales, son mucho más difíciles de falsificar o cuestionar. Además, las firmas digitales son a prueba de manipulaciones e impiden que se modifique el contenido de un documento firmado.
3. Alta fiabilidad regulada: Las firmas digitales reguladas por ley se consideran las más confiables. Además de los certificados de firma de documentos y PKI, estas firmas deben ajustarse a las normas locales. Por otro lado, entidades llamadas “proveedores de servicios de confianza” (TSP) son, en general, las encargadas de mantener la infraestructura de firmas, y son objeto de auditorías y regulaciones estrictas.

Ejemplo de firma: Reglamento eIDAS

Las reglas, los estándares y las definiciones específicas varían de un país a otro. Sin embargo, la mayoría de las jurisdicciones que aceptan legalmente la firma electrónica adoptan el enfoque de varios niveles descrito anteriormente, aunque con sus propias especificaciones.

Quizá no haya mejor ejemplo que el caso de la Unión Europea (UE). En 2016, la UE promulgó el reglamento eIDAS, que significa “servicios electrónicos de identificación, autenticación y confianza”. En este reglamento, se estableció el marco jurídico de las firmas electrónicas en todos los Estados miembros de la UE, conciliando todas las jurisdicciones bajo una única legislación.

De acuerdo con el eIDAS, existen tres tipos de firmas:

1. Firma electrónica simple: Al ser la firma electrónica más básica disponible, este tipo no requiere la autenticación sólida del firmante ni la verificación de su identidad, por lo que es la más fácil de implementar. Sin embargo, es la que ofrece menos garantías.
2. Firma electrónica avanzada: Este tipo de firma tiene requisitos más precisos y es posible que se le pida al firmante que verifique su identidad con datos biométricos, códigos de acceso, certificados digitales y otros medios electrónicos.
3. Firma electrónica calificada: Es más sofisticada que una firma electrónica avanzada, cuenta con requisitos técnicos más estrictos y ofrece el máximo nivel de fiabilidad. Tanto la firma avanzada como la calificada son firmas digitales, pero la segunda es la más segura y regulada de las dos.

En particular, una firma electrónica calificada debe cumplir requisitos estrictos. No solo debe incluir un certificado digital aprobado por el eIDAS, sino que debe generarse utilizando un token calificado o dispositivo de creación de firmas (SCD), emitido por un TSP calificado.

¿Qué es un dispositivo de creación de firmas?

Un SCD es un dispositivo de hardware diseñado para alojar certificados digitales y generar firmas digitales. Dos de los tipos más comunes son los tokens USB y los módulos de seguridad de hardware (HSM).

En el caso de un token USB, los usuarios insertan el dispositivo directamente en su computadora, lo que les permite acceder a su certificado digital. Por otro lado, los HSM se almacenan en una red corporativa local o en una nube alojada en un TSP, donde las personas pueden acceder y generar firmas sin afectar la experiencia de usuario.

Un Qualified Signature Creation Device (QSCD) es un dispositivo que ha superado el proceso de certificación de eIDAS. Solo los QSCD pueden utilizar certificados digitales calificados para generar una firma calificada.

Según Deloitte, el mercado mundial de firmas electrónicas superará los 14 000 millones de dólares para 2026, con un sorprendente crecimiento anual del 30 %. Gran parte de esto puede atribuirse a una normativa favorable en todo el mundo, además de una lista exhaustiva de casos de uso en el sector.

A continuación, se describe cómo distintos sectores aprovechan las ventajas de las firmas electrónicas:

Servicios financieros

Las instituciones financieras, como bancos y cooperativas de crédito, han empleado tradicionalmente procesos en papel para una variedad de aplicaciones empresariales. Ahora, con la ayuda de las firmas electrónicas y digitales, pueden maximizar la confianza y reducir los riesgos, tanto para ellos como para los consumidores.

Consideremos, por ejemplo, la incorporación de clientes. Para abrir una cuenta en el pasado, los bancos les exigían a los nuevos clientes que visitaran una sucursal y escribieran su firma en un papel. Ahora, con las firmas digitales seguras, las instituciones pueden agilizar la apertura de cuentas al permitirles a los clientes firmar formularios, declaraciones y otros acuerdos de forma electrónica.

Además, debido a que las firmas digitales tienen sellado de tiempo y son a prueba de manipulaciones, actúan como un proceso de auditoría electrónica que no se puede impugnar con facilidad en caso de desacuerdo.

Contratos de venta

Independientemente del sector, un contrato de venta suele ser el documento jurídico más importante de una empresa. Ya sea una declaración de Alcance del trabajo (SOW) o de un Acuerdo de servicios administrados (MSA), los contratos tienen un peso importante y deben crearse, redactarse y firmarse con total confianza. Sin embargo, el proceso de firma tradicional puede ser lento e innecesariamente complicado.

Con las firmas electrónicas, las organizaciones pueden agilizar el proceso de firma de documentos sin afectar la seguridad. La verificación de la identidad es rápida y fluida, lo que permite a ambas partes firmar la línea de puntos independientemente de la hora o el lugar en que se encuentren. Esto puede agilizar el ciclo de ventas y reducir la necesidad de papeleo físico.

Servicios gubernamentales

En el ámbito gubernamental, hay muchos tipos de acuerdos que requieren un proceso de auditoría preciso y accesible. Desde documentos de conformidad y cambios de política hasta solicitudes de equipos y prestaciones, las firmas electrónicas pueden ayudar a organismos y ciudadanos a simplificar y proteger todo el flujo de trabajo.

Por ejemplo, imagínese que solicita ayuda financiera al gobierno local. En lugar de ausentarse del trabajo e ir hasta la oficina, los ciudadanos pueden utilizar una solución de firma electrónica para presentar un formulario digital. Esto no solo agiliza el proceso, sino que también aumenta la responsabilidad y la visibilidad con un registro digital del documento.

Recursos Humanos

Como informa Forbes, los departamentos de Recursos Humanos (RR. HH.) suelen utilizar la firma electrónica para documentos relacionados con la contratación y el reclutamiento. La incorporación de un nuevo empleado requiere mucho papeleo, pero con una solución de firma electrónica, el firmante puede completar los contratos sin salir de su casa. Esto es especialmente importante para los empleados remotos que no viven cerca de la oficina.

¿Qué firma es ideal para usted?

De hecho, las firmas electrónicas causan furor de innumerables maneras. Dicho esto, cada aplicación es diferente; algunas pueden requerir un mayor nivel de confianza en la identidad, la intención y el consentimiento del firmante para firmar. Por ejemplo, la firma de una hipoteca es una transacción mucho más delicada que la firma de una entrega.

A su vez, no todas las firmas electrónicas son iguales, lo que permite ajustar los niveles de prueba para minimizar los riesgos en circunstancias específicas. Debido al valor jurídico que conlleva una firma, es crucial trabajar con el asesor jurídico adecuado para garantizar que las pruebas recogidas durante el proceso de firma se alineen y cumplan con la normativa vigente, y sean suficientes en caso de disputa.

Se recomienda considerar los siguientes aspectos al elegir un tipo de firma:

1. Legislación nacional y estatal, como la Ley estadounidense de firmas electrónicas
2. Normativa transfronteriza, como el reglamento eIDAS en la Unión Europea
3. Requisitos del sector, como las leyes Conozca a su cliente (KYC) o Anti lavado de dinero (AML)

¿Por qué su organización debería adoptar las firmas electrónicas? En realidad, existen muchas razones. Mediante una solución de firma electrónica segura, puede obtener una serie de beneficios significativos, entre ellos:

• Flexibilidad: Firme un documento electrónico desde cualquier lugar y en cualquier momento. Con la firma electrónica, puede mejorar la experiencia de empleados y clientes con procesos más rápidos, eficaces y fáciles de usar.
• Seguridad: Autentique cada transacción y combata el fraude en todos los acuerdos digitales. Mejor aún, limite la amenaza de daños a la reputación al aumentar la seguridad jurídica y reducir los riesgos de responsabilidad.
• Innovación: Agilice el proceso de firma con mejoras cuantificables en velocidad y eficacia. Las firmas electrónicas optimizan la adopción de flujos de trabajo de acuerdos integrados, lo que le permite maximizar la productividad y reforzar la resiliencia.
• Cumplimiento: Desarrolle un proceso de auditoría digital y garantice la conformidad con las normativas locales, nacionales e internacionales, incluidas las de Estados Unidos, la Unión Europea y otros países.

Aunque la tecnología detrás de la firma electrónica de documentos pueda parecer compleja y sofisticada, la experiencia de usuario es bastante fluida. De hecho, solo lleva unos minutos.

En general, se realizan cinco pasos básicos:

1. Incorporación y acreditación: En primer lugar, se configura el usuario o la organización en el sistema de firma de documentos. Verifica la identidad del usuario y/o de su organización, a menudo, a través de múltiples métodos de autenticación.
2. Solicitud de firma: Una vez completada la etapa de incorporación, el sistema inicia una solicitud de firma seleccionando el documento digital que se desea firmar e invitando a las partes necesarias.
3. Verificación de identidad: Antes de que un firmante pueda añadir su firma electrónica, debe autenticar su identidad para garantizar la integridad y la seguridad. Para ello, se suele utilizar la autenticación de factores múltiples (MFA), como la confirmación por correo electrónico o SMS. Si los firmantes no han pasado inicialmente por el paso de incorporación, en esta fase puede activarse un proceso de verificación de identidad.
4. Generación de firmas: El proceso de generación de firmas depende del tipo de firma elegido. En el caso de una firma electrónica simple, puede añadirse un garabato en el documento. Si se generan firmas digitales, el TSP generará certificados de firma de documentos para cada firmante verificado. Los certificados se utilizarán para generar las firmas. Se creará una identificación de transacción única, y cada paso del proceso se registrará en una auditoría con fines legales.
5. Distribución de documentos firmados: Una vez recogidas todas las firmas, el documento firmado se almacena de forma segura para futuras consultas. Los usuarios pueden acceder a una copia protegida para agregar en sus propios registros.

La confianza es esencial para la transformación digital. ¿Las buenas noticias? Entrust facilita la transformación en la mayor medida posible, con una cartera completa de soluciones de firma electrónica para toda clase de organizaciones.

Ya sea una empresa o un organismo gubernamental, nuestros servicios globales de certificados de confianza, los HSM nShield y la plataforma de identidad robusta facilitan firmas sólidas y seguras independientemente de sus necesidades. Los productos y servicios que respaldan nuestra cartera de firmas identificadas pueden integrarse de forma individual o combinarse con una solución integral. Incluyen los siguientes:

• Entrust Remote Signing Service, una solución basada en la nube para emitir y alojar certificados digitales y generar firmas digitales seguras.
• Entrust Signing Automation Service, una solución basada en la nube que permite a las organizaciones emitir certificados y sellos digitales personalizados.
• Certificados de firma de documentos de Entrust, que permiten crear firmas de confianza individuales o de empleados mediante tokens USB o HSM seguros.
• Entrust Identity as a Service, una oferta que proporciona la gestión de identidades de confianza para trabajadores, consumidores y ciudadanos a través de una MFA sólida y antiphishing.
• Signhost de Evidos (una empresa de Entrust) ofrece una solución en la nube para administrar solicitudes de firma, autenticar firmantes, generar firmas y distribuir documentos en una plataforma integral.

Con el respaldo de la tecnología líder del sector alineada con los estándares mundiales, Entrust le permite aprovechar el poder de la firma electrónica. Como expertos en PKI, HSM, autenticación y firmas digitales, puede confiar en que le proporcionemos la mejor solución de su clase, de alta fiabilidad, que se adapte a sus necesidades específicas.