Firma elettronica: Una guida completa

Mentre il mondo abbraccia l’era digitale, le organizzazioni non sono mai state così concentrate nel creare una base sicura per i loro sforzi di trasformazione. Che si tratti di salvaguardare le transazioni dei consumatori o di garantire viaggi sicuri ai cittadini, sia le agenzie governative che le aziende hanno bisogno di un modo per autenticare facilmente le identità in un panorama sempre più distribuito.

Fortunatamente, è qui che entrano in gioco soluzioni come le firme elettroniche sicure e con identità verificata. Con un'infrastruttura di firma elettronica ben protetta, le organizzazioni possono utilizzare interazioni a prova di futuro e proteggersi dai rischi del nostro ambiente in rapida evoluzione.

Continua a leggere per saperne di più sulle firme elettroniche, incluso cosa sono, come funzionano e come puoi trarne vantaggio.

Una firma elettronica, o e-signature, è uno strumento efficace per firmare un documento digitale. In sostituzione del tradizionale processo di firma, consente al firmatario di allegare il proprio nome a qualsiasi documento o transazione con mezzi elettronici, senza l'utilizzo di supporti cartacei.

Pensa a una firma elettronica come alla rappresentazione virtuale di una persona. Proprio come la sua controparte con firma cartacea, viene utilizzata per:

1. Certificare l'autenticità di un documento legale
2. Stabilire l'intenzione di essere vincolati dai termini di un documento firmato

Il processo di firma elettronica può avere gli stessi effetti giuridici di una firma autografa, purché rispetti determinati requisiti, che possono variare a seconda del luogo. Con le varie misure di sicurezza in atto, puoi firmare qualsiasi documento legale in totale sicurezza.

Perché sono necessarie le firme elettroniche?

Il processo di firma scritta a mano è relativamente semplice. Apri un documento cartaceo, firmi con il tuo nome sopra la riga della firma e il tuo lavoro è completo. Ora, nel nostro mondo digitale, non è così facile.

Le transazioni elettroniche sono sempre più comuni, soprattutto con l’aumento del lavoro a distanza, dell’e-commerce e dei modelli di business online. Di conseguenza, consumatori, governi e organizzazioni hanno bisogno di un modo per certificare i documenti e dimostrare le intenzioni indipendentemente dalla loro ubicazione.

Ancora più importante, devono farlo con la massima sicurezza. Man mano che le transazioni elettroniche salgono alle stelle, aumentano anche i rischi associati: falsificazione, ripudio e altre controversie legali.

Una firma autografa gode normalmente della tutela di testimoni che possono attestarne l'autenticità. Tuttavia, le firme elettroniche devono basarsi su meccanismi più sofisticati. Fortunatamente, con l’avanzare della tecnologia, i software di firma elettronica e altre soluzioni consentono alle entità di certificare facilmente l’esattezza e l’autenticità.

Qual è la differenza tra una firma digitale e una firma elettronica?

In poche parole, una firma elettronica è un termine generico che descrive la tecnologia complessiva utilizzata per certificare, autenticare e firmare un documento digitale. Al contrario, una firma digitale è un tipo di firma elettronica che fornisce un livello di affidabilità più elevato.

Le firme digitali sono ampiamente riconosciute come best practice per verificare le transazioni elettroniche poiché fanno affidamento sull'infrastruttura a chiave pubblica (public key infrastructure, PKI). In termini semplici, la PKI è un sistema di credenziali che emette risorse crittografiche denominate certificati digitali, che possono essere ottenuti solo da un'autorità di certificazione (CA) come Entrust. Un certificato digitale funziona come un passaporto: ognuno è unico per il firmatario, fungendo quindi da prova di identità.

Il processo di firma sfrutta una speciale risorsa crittografica nota come certificato di firma del documento. Quando qualcuno firma elettronicamente un documento legale, il certificato incorpora una copia di se stesso nella firma, insieme al timestamp di quando è stato firmato.

Inoltre, le firme digitali vengono calcolate in base al contenuto esatto del documento. Ciò significa che le modifiche successive annulleranno la firma, aiutandoti a evitare manomissioni e ripudio.

Insieme, queste funzionalità impediscono al firmatario di negare l'esistenza o la validità di un documento digitale o la propria firma. Tuttavia, forniscono sicurezza nelle comunicazioni, nelle transazioni e negli affari da remoto senza compromettere la sicurezza o l'affidabilità.

3 principali tipi di firme elettroniche

Nella maggior parte del mondo, le firme elettroniche sono generalmente classificate in base al loro livello di sicurezza, vale a dire quanto bene garantiscono l'intento, il consenso e l'identità del firmatario. Questo ha lo scopo di fornire un modo standardizzato per valutare e comprendere la loro affidabilità.

In generale, esistono tre livelli di garanzia della firma elettronica:

1. Bassa garanzia: Qualsiasi firma in formato elettronico può essere considerata una firma elettronica. In effetti, può essere semplice come una firma tracciata con il mouse, una firma cartacea scansionata incollata su un documento digitale o persino un nome digitato in un PDF. Sfortunatamente, queste forme di base possono essere facilmente contestate.
2. Alta garanzia: Le firme digitali sono molto più affidabili per natura. Poiché utilizzano infrastrutture a chiave pubblica e certificati digitali, sono molto più difficili da contraffare o contestare. Inoltre, le firme digitali sono a prova di manomissione e impediscono che il contenuto di un documento firmato venga alterato.
3. Elevata garanzia regolamentata: Le firme digitali regolamentate dalla legislazione sono considerate le più affidabili. Oltre ai certificati PKI e di firma dei documenti, queste firme devono essere conformi agli standard locali. Inoltre, l’infrastruttura di firma è normalmente gestita da entità chiamate “trust service providers” (TSP) che sono soggetti a audit e a una rigorosa normativa.

Esempio di firma: Regolamento eIDAS

Regole, standard e definizioni specifici variano da Paese a Paese. Tuttavia, la maggior parte delle giurisdizioni che accettano legalmente le firme elettroniche mantengono l’approccio a più livelli sopra delineato, anche se con le proprie specifiche.

Forse non c’è esempio migliore di quello dell’Unione Europea (UE). Nel 2016, l'UE ha abilitato l'eIDAS, che sta per "identificazione elettronica, autenticazione e servizi di fiducia." Questo regolamento ha stabilito il quadro giuridico per le firme elettroniche in tutti gli Stati membri dell’UE, armonizzando tutte le giurisdizioni sotto un’unica legislazione.

Esistono tre tipi di firme nell’eIDAS:

1. Firma elettronica semplice: Essendo la firma elettronica più semplice disponibile, questo tipo non richiede l'autenticazione forte del firmatario o la verifica dell'identità, il che lo rende quello più semplice da implementare. Tuttavia, offre anche la minima garanzia.
2. Firma elettronica avanzata: Questo tipo ha requisiti più precisi e può chiedere al firmatario di verificare la propria identità con dati biometrici, codici di accesso, certificati digitali e altri mezzi elettronici.
3. Firma elettronica qualificata: Più sofisticata di una firma elettronica avanzata con requisiti tecnici più rigorosi, questa tipologia offre il massimo livello di garanzia. Sia la firma avanzata che quella qualificata sono infatti firme digitali, ma quest'ultima è la più sicura e strettamente regolamentata delle due.

In particolare, una firma elettronica qualificata deve soddisfare requisiti rigorosi. Non solo deve includere un certificato digitale qualificato eIDAS, ma deve anche essere generata utilizzando un token qualificato o un dispositivo di creazione di firma (SCD), emesso da un TSP qualificato.

Che cos'è un dispositivo per la creazione di firme?

Un SCD è un dispositivo hardware progettato per ospitare certificati digitali e generare firme digitali. Due dei tipi più comuni includono token USB e moduli di sicurezza hardware (HSM).

Nel caso di un token USB, gli utenti inseriscono il dispositivo direttamente nel proprio computer, che gli consente di accedere al proprio certificato digitale. D'altro canto, gli HSM vengono archiviati su una rete aziendale locale o in un cloud ospitato da TSP dove le persone possono accedere e generare firme senza alcun impatto sull'esperienza dell'utente.

Un dispositivo qualificato per la creazione di firme (QSCD) è un dispositivo che è stato controllato attraverso il processo di certificazione eIDAS. Solo i QSCD possono utilizzare certificati digitali qualificati per generare una firma qualificata.

Secondo Deloitte, il mercato globale della firma elettronica varrà oltre 14 miliardi di dollari entro il 2026, con una crescita annua impressionante del 30%. Gran parte di ciò può essere attribuito alla normativa di supporto in tutto il mondo, per non parlare di un ampio elenco di casi d’uso nel settore.

Ecco come diversi settori stanno sfruttando le firme elettroniche a proprio vantaggio:

Servizi finanziari

Gli istituti finanziari come le banche e le cooperative di credito si affidano tradizionalmente a processi cartacei per una varietà di applicazioni aziendali. Ora, con l’aiuto delle firme elettroniche e digitali, possono massimizzare la fiducia e ridurre i rischi, sia per se stessi che per i consumatori.

Prendiamo ad esempio l'onboarding del cliente. In passato, le banche richiedevano ai nuovi clienti di aprire conti visitando fisicamente una filiale e apponendo la propria firma a mano su un pezzo di carta. Ora, con le firme digitali sicure, gli istituti possono semplificare l’apertura dei conti consentendo ai clienti di firmare elettronicamente moduli, informative e altri accordi.

Inoltre, poiché le firme digitali sono contrassegnate da data e ora e sono a prova di manomissione, fungono da traccia di controllo elettronica che non può essere facilmente contestata in caso di disaccordo.

Contratti di vendita

Indipendentemente dal settore, un contratto di vendita è spesso il documento legale più importante di un’azienda. Che si tratti di un ambito di lavoro (SOW) o di un contratto di servizio gestito (MSA), i contratti hanno un peso significativo e devono essere creati, scritti e firmati con totale fiducia. Tuttavia, il processo di firma tradizionale può essere lento e inutilmente complicato.

Con le firme elettroniche, le organizzazioni possono accelerare il processo di firma dei documenti senza sacrificare la sicurezza. La verifica dell'identità è rapida e semplice e consente a entrambe le parti di firmare il documento indipendentemente dall'ora o dalla posizione. Ciò può aiutare ad accelerare il ciclo di vendita e a ridurre la necessità di documenti fisici.

Servizi governativi

In ambito governativo esistono molti tipi di accordi che richiedono una traccia di controllo accurata e accessibile. Da documenti di conformità e modifiche alle politiche a richieste di attrezzature e richieste di benefici, le firme elettroniche possono aiutare le agenzie e i cittadini a semplificare e proteggere l'intero flusso di lavoro.

Ad esempio, immagina di richiedere assistenza finanziaria al tuo governo locale. Invece di prendersi una pausa dal lavoro e recarsi in ufficio, i cittadini possono utilizzare una soluzione di firma elettronica per inviare un modulo elettronico. Ciò non solo accelera il processo, ma aumenta anche la responsabilità e la visibilità con una registrazione digitale dell'invio.

Risorse umane

Come riportato da Forbes, i dipartimenti delle risorse umane (HR) utilizzano spesso le firme elettroniche per i documenti relativi alle assunzioni e al reclutamento. L'inserimento di un nuovo dipendente richiede molte pratiche burocratiche, ma con una soluzione di firma elettronica, il firmatario può completare i contratti senza mai uscire di casa. Ciò è particolarmente importante per i dipendenti remoti che potrebbero non vivere in prossimità dell'ufficio.

Quale firma è giusta per te?

In effetti, le firme elettroniche stanno facendo scalpore in innumerevoli modi. Detto questo, ogni richiesta è diversa: alcune potrebbero richiedere un livello più elevato di fiducia nell’identità, nell’intento e nel consenso alla firma del firmatario. Ad esempio, firmare un mutuo è una transazione molto più delicata che firmare una consegna.

A loro volta, non tutte le firme elettroniche sono uguali e questo rende possibile adeguare i livelli di prova per ridurre al minimo il rischio in circostanze particolari. Dato il valore legale conferito da una firma, è fondamentale collaborare con il consulente legale appropriato per garantire che le prove raccolte durante il processo di firma siano allineate e conformi alle normative applicabili e sufficienti in caso di controversia.

È consigliabile tenere presente quanto segue quando si sceglie un tipo di firma:

1. Legislazione nazionale e statale, come l'e-Sign Act statunitense
2. Normativa transfrontaliera, come l'eIDAS nell'Unione europea
3. Requisiti di settore, come le leggi Know Your Customer (KYC) o antiriciclaggio (AML)

Perché la tua organizzazione dovrebbe adottare le firme elettroniche? In verità, ci sono molte ragioni. Una soluzione di firma elettronica sicura può aiutarti a realizzare numerosi vantaggi significativi, tra cui:

• Flesibilità: Firma un documento elettronico ovunque e in qualsiasi momento. Con le firme elettroniche puoi migliorare l'esperienza dei dipendenti e dei clienti con processi più rapidi, efficienti e intuitivi.
• Sicurezza: Autentica ogni transazione e combatti le frodi in tutti i contratti digitali. Meglio ancora, limita la minaccia di danni alla reputazione aumentando la garanzia legale e riducendo l’esposizione alla responsabilità.
• Innovazione: Accelera il tuo processo di firma con miglioramenti misurabili in termini di velocità ed efficienza. Le firme elettroniche ottimizzano l'implementazione dei flussi di lavoro degli accordi integrati, consentendoti di massimizzare la produttività rafforzando al tempo stesso la resilienza.
• Conformità: Produci una traccia di controllo digitale e garantisci l'allineamento con le normative locali, nazionali e internazionali, anche negli Stati Uniti, nell'Unione Europea e in altri luoghi.

Sebbene la tecnologia alla base della firma elettronica dei documenti possa sembrare sfumata e sofisticata, l’esperienza dell’utente è in realtà piuttosto fluida. In effetti, potrebbero essere necessari solo pochi minuti dall'inizio alla fine.

Generalmente, ciò avviene in cinque passaggi fondamentali:

1. Onboarding e credenziali: Innanzitutto, l'utente o l'organizzazionevengono configurati all'interno del sistema di firma dei documenti. Verifica l'identità dell'utente e/o della sua organizzazione, spesso attraverso più metodi di autenticazione.
2. Richiesta di firma: Una volta completato l'onboarding, il sistema avvia una richiesta di firma selezionando il documento digitale che si desidera venga firmato e invitando le parti necessarie.
3. Verifica dell'identità: Prima che un firmatario possa aggiungere la propria firma elettronica, deve autenticarsi per garantire integrità e sicurezza. Questo di solito viene fatto utilizzando l'autenticazione multifattoriale (MFA), come la conferma tramite e-mail o SMS. Se inizialmente i firmatari non hanno eseguito la fase di onboarding, in questa fase può essere attivato un processo di verifica dell'identità.
4. Generazione della firma: Il processo di generazione della firma dipende dal tipo di firma scelta. Nel caso di una firma elettronica semplice, al documento può essere aggiunto uno scarabocchio. Se vengono generate firme digitali, i certificati di firma dei documenti verranno generati dal TSP per ciascun firmatario verificato. I certificati verranno utilizzati per generare le firme. Verrà creato un ID transazione univoco e ogni fase del processo verrà registrata in una traccia di controllo per scopi legali.
5. Distribuzione dei documenti firmati: Dopo aver raccolto tutte le firme, il documento firmato viene archiviato in modo sicuro per riferimento futuro. Gli utenti possono accedere a una copia protetta per la propria documentazione.

La fiducia è di fondamentale importanza per la trasformazione digitale. La buona notizia? Entrust semplifica al massimo la trasformazione con un portafoglio completo di soluzioni di firma elettronica per organizzazioni di ogni forma e dimensione.

Che tu sia un'azienda, un ente governativo o qualsiasi altra entità compresa tra queste, i nostri servizi di certificazione affidabili a livello globale, gli HSM nShield e la solida piattaforma di identità consentono una firma forte e sicura indipendentemente dalle tue esigenze. I prodotti e i servizi che supportano il nostro portafoglio di firme identificato possono essere integrati individualmente o raggruppati in una soluzione full-stack. Queste includono:

• Entrust Remote Signing Service, una soluzione basata su cloud per l'emissione e l'hosting di certificati digitali e la generazione di firme digitali sicure
• Entrust Signing Automation Service, una soluzione basata su cloud che consente alle organizzazioni di emettere certificati brandizzati e sigilli digitali
• Certificati di firma documenti Entrust, che ti consentono di creare firme attendibili di singoli o dipendenti utilizzando token USB o HSM sicuri
• Entrust Identity as a Service, un'offerta gestita che fornisce una gestione affidabile delle identità per forza lavoro, consumatori e cittadini attraverso una MFA solida e resistente al phishing
• Signhost di Evidos, una società Entrust, fornisce una soluzione cloud per orchestrare le richieste di firma, autenticare i firmatari, generare firme e distribuire documenti in un'unica piattaforma completa.

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