Apprendimento

Firme digitali e Firme elettroniche

Oggigiorno, molti tipi di documenti aziendali e legali non richiedono più l'uso di carta e inchiostro. In alternativa, è possibile apporre una firma valida in formato elettronico o digitale.

Sebbene i termini siano spesso usati in modo intercambiabile, esistono differenze significative tra una firma digitale e una firma elettronica. Queste comprendono i tipi di accordi o documenti per cui vengono solitamente utilizzate, se soddisfano i requisiti di conformità, affrontano i problemi di sicurezza e altro ancora.

Le falsificazioni digitali stanno aumentando. Per questo motivo è sempre più indispensabile convalidare l'autenticità e l'integrità di un documento. Sebbene le firme elettroniche (spesso rendering o immagini di una firma autografa, o anche di un semplice segno di spunta) siano comunemente utilizzate per documenti come ricevute di consegna e semplici contratti, le firme digitali vengono sempre più utilizzate nelle situazioni in cui è necessario un livello di sicurezza e verifica più elevato.

Una chiara comprensione della natura delle firme elettroniche, rispetto a quelle digitali, aiuta a garantire la conformità alle normative di settore, l'uso efficiente delle risorse e un grado di sicurezza elevato.

Punti chiave

Per firma elettronica si intende qualsiasi metodo per firmare un documento con mezzi elettronici. Le firme digitali sono un sottoinsieme delle firme elettroniche e integrano un livello più alto di autenticazione e verifica.
Le tipologie delle firme elettroniche spaziano dal semplice "inserisci e fai clic per firmare" alle firme digitali che utilizzano crittografia e certificati per verificare l'identità del firmatario e l'integrità del documento.
Le semplici firme elettroniche offrono velocità e praticità, ma gli accordi e i contratti che coinvolgono dati sensibili o transazioni di valore elevato richiedono spesso la garanzia aggiuntiva offerta dalle firme digitali.
Le firme digitali sono conformi a numerosi standard legali e di settore, e garantiscono sicurezza, protezione contro le manomissioni e verificabilità a lungo termine.
La complessità delle operazioni aziendali impone alle organizzazioni di assicurarsi di scegliere il tipo giusto di firma elettronica per le diverse esigenze, dai semplici moduli interni ai contratti più importanti.

Che cos'è una firma elettronica?

Una firma elettronica è un tipo di firma eseguita elettronicamente, utilizzata per firmare un documento. Sostituisce in genere il processo di "firma a mano" e digitalizza il processo di firma. Questo tipo di firma viene spesso utilizzato nei documenti PDF o per firmare i documenti con app di terze parti.

Le firme elettroniche includono firme apposte su una tavoletta, l'immagine di una firma, insieme a funzionalità che consentono all'utente di fare clic o spuntare una casella. Rappresentano un metodo rapido, semplice ed economico per firmare i documenti, che non richiede di stampare, firmare, scansionare o inviare copie fisiche tramite e-mail.

I paesi hanno adottato diverse normative che definiscono la natura giuridicamente vincolante delle firme elettroniche, come l'Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) negli Stati Uniti e il Regolamento europeo per l'identificazione elettronica e servizi fiduciari (eIDAS) nell'UE. Queste stabiliscono determinate disposizioni, ad esempio la conservazione della documentazione con il consenso del firmatario.

Tuttavia, a differenza delle firme digitali, non sono richiesti meccanismi che garantiscano l'identità (come le autorità di certificazione), protezione dalle manomissioni o documentazione per la verificabilità a lungo termine. Per questi motivi le firme elettroniche di base sono inadatte ai settori che presentano rischi di sicurezza più elevati.

Che cos'è una firma digitale?

Una firma digitale è un tipo di firma elettronica, ma presenta un livello più alto di sicurezza e verifica per prevenire le frodi durante il processo di invio e ricezione.

Il processo di firma utilizza la tecnologia PKI (infrastruttura a chiave pubblica), che associa la firma a una chiave crittografica e a un certificato digitale attendibile, utilizzati per confermare l'identità del firmatario e garantire che il documento non sia stato in alcun modo alterato. Questo crea un sigillo antimanomissione: qualora, dopo la firma, venga apportata una modifica al contenuto del documento, questa è segnalata e la firma viene invalidata.

Grazie all'integrazione di questi meccanismi di sicurezza avanzati, le firme digitali garantiscono la difendibilità legale in settori altamente regolamentati o flussi di lavoro con dati sensibili e privati, ad esempio in ambito sanitario e governativo. Il certificato crittografico, la marcatura temporale e la prova delle manomissioni garantiscono una catena di fiducia verificabile e trasformano la firma in una prova, non solo un segno su un documento.

In questo modo le firme digitali contribuiscono a ridurre i rischi, garantendo al contempo un elevato livello di sicurezza e affidabilità. Grazie all'integrazione della crittografia, alla verifica dell'identità e alla sicurezza della conformità, le organizzazioni possono essere certe che i loro processi di firma soddisfino gli standard richiesti.

Qual è la differenza tra firma digitale e firma elettronica?

Firma elettronica è un termine generico che indica un consenso o un'approvazione, indipendentemente dal fatto che si utilizzi un'immagine, un disegno o un simbolo per verificare un documento. Non sempre viene fornita con una prova di identità: Chiunque potrebbe caricare un'immagine di una firma senza avere l'autorità necessaria per confermare l'identità del firmatario.

Le firme digitali, invece, sono un sottoinsieme delle firme elettroniche. Comprendono un'impronta digitale elettronica supportata dalla tecnologia PKI per mezzo di certificati digitali che contengono dettagli verificati dell'identità del firmatario. Le firme digitali sono generalmente considerate più sicure delle firme elettroniche in quanto forniscono migliori garanzie dell'identità del firmatario e dell'autenticità e integrità dei documenti firmati.

	Firme elettroniche	Firme digitali
Che cos'è?	Un metodo per firmare i documenti in modo digitale	Un modo per firmare i documenti in modo digitale con una firma crittografata, collegata a un certificato digitale
Livello di affidabilità e verifica dell'identità	Presuppone che il firmatario sia chi dice di essere	Verifica l'identità del firmatario con la convalida del certificato
Rilevamento delle manomissioni	Prova limitata o non tecnica di eventuali modifiche apportate a un documento	La firma crittografica sigilla il documento e qualsiasi alterazione invalida la firma
Difendibilità legale	Riconosciuta legalmente da normative come ESIGN ed eIDAS, ma basata sulla fiducia	La verifica dell'identità basata su un certificato comprende la prova dell'integrità e una traccia di controllo

Riconoscimento legale e idoneità alle normative

Sia la firma elettronica, sia quella digitale sono legali nella maggior parte dei paesi, ma a volte presentano differenze significative. Comprenderle è fondamentale per le organizzazioni con elevati standard di conformità e sicurezza, nonché per le esigenze di sicurezza in caso di revisioni o dispute legali.

Sebbene le firme elettroniche siano generalmente più facili da usare e ampiamente accettate per le transazioni commerciali di ogni giorno, la convalida dell'identità è minore, l'applicabilità dipende spesso dal contesto e potrebbe non esserci una traccia di controllo legalmente difendibile.

Le firme digitali aggiungono un legame crittografico e una verifica dell'identità, e sigillano i documenti per impedirne la manomissione. Questo supporta la conformità ai quadri normativi specifici del settore e della regione, che regolano i flussi di lavoro sensibili o ad alto rischio. Gli standard riconosciuti a livello internazionale come AES (Advanced Electronic Signature), che aggiunge fasi di verifica per confermare chi ha firmato e collega la firma al documento per poter rilevare eventuali manomissioni, e QES (Qualified Electronic Signature), che richiede certificati approvati dal governo e la convalida dell'identità, forniscono un livello di garanzia legalmente vincolante.

Quando i documenti firmati sono oggetto di dispute legali, ad esempio durante una revisione, una controversia o un'ispezione da parte degli enti di controllo, spesso le organizzazioni devono provare l'autenticità e l'integrità. Di solito le firme digitali forniscono il livello di garanzia necessario per soddisfare tali requisiti.

Ad esempio, durante una controversia legale, un tribunale potrebbe richiedere una prova della firma per determinare se un contratto è valido e applicabile. Con la firma digitale, il contratto viene integrato direttamente nel certificato crittografico collegato all'identità del firmatario, e in una traccia di controllo che dimostra quando e come è stato firmato il documento. Questo aiuta l'azienda a dimostrare l'intenzionalità, l'autenticità e l'integrità del documento.

Quando utilizzare le firme digitali o Firme elettroniche

Sia la firma elettronica, sia quella digitale semplificano il processo di approvazione, ma vengono utilizzate per scopi diversi. La scelta tra una firma digitale e una firma elettronica si può sintetizzare in una semplice domanda: quale livello di garanzia richiede questo documento?

Le firme elettroniche sono più adatte quando si desiderano velocità e praticità: normali flussi di lavoro a basso rischio in cui la fiducia è già stata determinata e non è necessaria alcuna garanzia di livello crittografico che potrebbe introdurre inutili attriti per l'utente. Questi livelli potrebbero comprendere:

Semplici accettazioni e approvazioni interne
Visti su promemoria interni
Accordi tra persone che presentano bassi rischi di controversie

Grazie all'autenticazione più efficace, al rilevamento delle manomissioni e alla maggiore verificabilità, le firme digitali sono più adatte per gli accordi che coinvolgono informazioni sensibili o transazioni di valore elevato, o quando un documento potrebbe essere successivamente contestato in sede legale. Tali situazioni giustificano l'impegno supplementare necessario per procurarsele.

Ecco alcuni esempi in cui le organizzazioni necessitano della maggiore protezione e garanzia offerte dalle firme digitali:

Contratti governativi
Documenti bancari o relativi a prestiti
Autorizzazioni sanitarie
Accordi relativi a proprietà intellettuale di valore
Documenti legali per transazioni immobiliari o contratti di licenza

Poiché la natura del rischio varia notevolmente secondo le dimensioni dell'organizzazione, al settore e alla funzione, i dirigenti devono ponderare attentamente la coerenza dei tipi di firma con le loro particolari esigenze e i possibili requisiti di conformità.

In che modo Entrust supporta le firme elettroniche e digitali

Le organizzazioni necessitano di flessibilità e strumenti per scegliere il giusto livello di garanzia per la firma dei documenti in un'ampia gamma di divisioni operative e tipologie di accordi, dalle approvazioni interne da parte delle risorse umane ai contratti di vendita internazionali. Le soluzioni per la firma digitale garantiscono che i flussi di lavoro delle firme siano semplificati e che le firme siano verificabili e difendibili quando è necessario, supportando la conformità ai quadri giuridici e alle normative di settore.

Entrust Signhost è un software per firme elettroniche che si concentra sul controllo delle policy e sull'integrazione dell'identità, consentendo ai team di gestire agilmente la firma dei documenti in base al rischio e alle esigenze operative, indipendentemente dal fatto che i documenti siano accordi di routine o contratti di alto valore e sensibili con partner, fornitori e clienti.

Inizia oggi stesso creando il tuo account Signhost gratuito.

Domande frequenti

Una firma PDF è una firma elettronica?

Sì. Una firma su PDF è un tipo di firma elettronica che indica l'intenzione del firmatario di approvare o accettare un documento. Può trattarsi di una semplice firma elettronica o di una firma digitale certificata.

Cosa identifica una firma digitale?

Una firma digitale utilizza PKI per verificare l'identità del firmatario, garantire l'integrità del documento e rilevare eventuali manomissioni. Spesso soddisfa gli standard legali o di settore, e questo la rende la scelta più sicura per documenti soggetti a normative, di alto valore o sensibili.

Cosa sono i servizi di firma dei documenti?

I servizi di firma dei documenti sono piattaforme che consentono agli utenti di firmare elettronicamente i documenti in modo sicuro. Possono aiutare le organizzazioni ad automatizzare e semplificare le approvazioni e a soddisfare i requisiti legali e di settore per le firme digitali.

Una firma digitale è più sicura di una firma elettronica?

Sì. Le firme digitali utilizzano la crittografia e la verifica basata su certificati per autenticare il firmatario e rilevare eventuali manomissioni. Questo li rende più sicuri delle firme elettroniche base, che offrono una verifica minima dell'identità e una minima protezione contro le alterazioni.

Le firme digitali sono giuridicamente vincolanti?

Le firme digitali possono essere giuridicamente vincolanti quando soddisfano gli standard in vigore, come AES e QES nei paesi membri dell'Unione Europea.

È possibile utilizzare una firma elettronica al posto di una firma digitale?

Dipende dal livello di rischio e dai requisiti normativi. Per accordi interni o a basso rischio sono sufficienti le firme elettroniche. Per i documenti di valore elevato, regolamentati o legalmente sensibili, è generalmente richiesta una firma digitale. È consigliabile rivolgersi a un consulente legale competente per accertarsi del tipo di firma elettronica richiesto per i casi d'uso specifici.