Signature électronique : le guide complet

À l’heure où le monde adopte pleinement le numérique, les organisations n’ont jamais été aussi soucieuses d’établir des bases sûres pour leur transformation. Que ce soit pour protéger les transactions des consommateurs ou permettre aux citoyens de voyager en toute sécurité, les agences gouvernementales et les entreprises ont besoin d’un moyen transparent pour vérifier les identités dans un monde de plus en plus fragmenté.

Heureusement, des solutions telles que les signatures électroniques sécurisées avec vérification d’identité ont été créées à cette fin. En adoptant une infrastructure de signature électronique sécurisée, les organisations pérennisent leurs interactions et se protègent contre les risques qui émergent avec l’évolution rapide de notre environnement.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les signatures électroniques : en quoi elles consistent, comment elles fonctionnent et comment en tirer parti.

Une signature électronique, ou e-signature, est un moyen efficace de signer un document numérique. En se substituant au processus de signature traditionnel, il permet au signataire d’apposer son nom sur n’importe quel document ou de valider n’importe quelle transaction par des moyens électroniques, sans papier.

La signature électronique est une représentation virtuelle d’une personne. Tout comme la signature manuscrite, elle permet de :

1. certifier l’authenticité d’un document juridique ;
2. prouver l’intention d’être lié par les conditions d’un document signé.

Le processus de signature électronique peut avoir la même portée juridique qu’une signature manuscrite, pour autant qu’il respecte certaines exigences, qui peuvent varier en fonction des pays. Grâce aux diverses mesures de sécurité mises en place, vous pouvez signer n’importe quel document juridique en toute confiance.

Importance des signatures électroniques

Le processus de signature manuscrite est relativement simple. Vous ouvrez un document papier, vous apposez votre signature à l’endroit indiqué et votre travail est terminé. Aujourd’hui, à l’ère du numérique, les situations peuvent être plus complexes.

Les transactions électroniques sont de plus en plus courantes, en particulier avec l’essor du télétravail, du commerce électronique et des modèles d’entreprise en ligne. Par conséquent, les consommateurs, les gouvernements et les organisations ont besoin d’un moyen pour certifier les documents et prouver leur intention, où qu’ils se trouvent.

Plus important encore, ils ont besoin d’un moyen sécurisé. La multiplication des transactions électroniques s’accompagne d’une augmentation des risques associés : falsification, répudiation et autres litiges.

Une signature manuscrite est généralement garantie par des témoins qui peuvent attester de son authenticité. Les signatures électroniques, en revanche, nécessitent des mécanismes plus sophistiqués. Heureusement, grâce aux progrès technologiques, les logiciels et autres solutions de signature électronique permettent aux entités d’attester facilement l’exactitude et l’authenticité des documents.

Différences entre signature numérique et signature électronique

Pour faire simple, la signature électronique désigne la technologie globale utilisée pour certifier, authentifier et signer un document numérique. En revanche, la signature numérique est un type de signature électronique qui offre un niveau de confiance plus élevé.

Les signatures numériques sont largement reconnues comme un moyen fiable de vérifier les transactions électroniques, car elles reposent sur une infrastructure à clé publique (Public Key Infrastructure, PKI). Il s’agit d’un système d’accréditation qui émet des ressources cryptographiques appelées certificats numériques, qui ne peuvent être obtenues qu’auprès d’une autorité de certification (Certificate Authority, CA) telle qu’Entrust. Un certificat numérique fonctionne comme un passeport ; chaque certificat est unique pour le signataire et sert donc de preuve d’identité.

Le processus de signature s’appuie sur une ressource cryptographique spéciale connue sous le nom de certificat de signature de document. Lorsqu’une personne signe électroniquement un document juridique, le certificat intègre une copie de lui-même dans la signature, ainsi qu’un horodatage de la date de signature.

De plus, le calcul des signatures numériques est réalisé sur la base du contenu exact du document. Ainsi, toute modification du document annule la signature, ce qui vous protège contre toute tentative de falsification et la répudiation.

L’association de ces fonctionnalités garantit l’existence et la validité d’un document numérique et de sa signature, qui ne peuvent alors être contestées par le signataire. Elle offre également la confiance nécessaire pour communiquer, effectuer des transactions et faire des affaires à distance sans compromettre la sécurité ou la confiance.

Trois grands types de signatures électroniques

Dans une grande partie du monde, les signatures électroniques sont classées par niveau de sécurité, qui reflète dans quelle mesure elles attestent l’intention, le consentement et l’identité du signataire. Il s’agit d’un moyen standard d’évaluer et de comprendre leur fiabilité.

En règle générale, la classification des signatures électroniques comprend trois niveaux de sécurité :

1. Sécurité faible : toute signature sous forme électronique peut être considérée comme une signature électronique. En effet, il peut s’agir d’une simple signature tracée à la souris, d’une signature sur papier scannée et intégrée dans un document numérique, ou même d’un nom tapé dans un PDF. Malheureusement, ces formes de base peuvent facilement être contestées.
2. Haute sécurité : les signatures numériques sont par nature beaucoup plus fiables. Comme elles reposent sur une infrastructure à clé publique et des certificats numériques, elles sont beaucoup plus difficiles à falsifier ou à contester. De plus, les signatures numériques sont inviolables et empêchent la modification du contenu d’un document signé.
3. Haute sécurité réglementée : les signatures numériques réglementées par la législation sont considérées comme les plus fiables. Outre l’infrastructure PKI et les certificats de signature de documents, des normes locales régissent ces signatures. L’infrastructure de signature est normalement gérée par des entités appelées « prestataires de services de confiance » qui sont soumis à des audits et à une réglementation stricte.

Exemple de signature : règlement eIDAS

Les règles, normes et définitions spécifiques varient d’un pays à l’autre. Cependant, la plupart des juridictions qui reconnaissent la valeur juridique des signatures électroniques suivent l’approche à plusieurs niveaux décrite ci-dessus, en y ajoutant leurs propres spécifications.

Le meilleur exemple est peut-être celui de l’Union européenne (UE). En 2016, l’UE a promulgué l’eIDAS, qui signifie « electronic Identification, Authentication, and Trust Services » (identification, authentification et services électroniques de confiance). Cette réglementation offrait un cadre juridique aux signatures électroniques dans tous les États membres de l’UE, harmonisant ainsi toutes ces juridictions sous une même législation.

L’eIDAS distingue trois types de signatures :

1. Signature électrique simple : comme il s’agit du type de signature électronique le plus basique, il ne nécessite pas d’authentification forte ni de vérification d’identité du signataire, ce qui en fait le plus facile à mettre en œuvre. Cependant, c’est aussi celui qui offre le moins de sécurité.
2. Signature électronique avancée : ce type de signature a des exigences plus précises et peut demander au signataire de confirmer son identité à l’aide de données biométriques, de codes d’accès, de certificats numériques et d’autres moyens électroniques.
3. Signature électronique qualifiée : plus sophistiquée qu’une signature électronique avancée avec des exigences techniques plus strictes, ce type de signature offre le niveau de sécurité le plus élevé. Les signatures avancées et qualifiées sont toutes deux des signatures numériques, mais la seconde est la plus sûre et la plus strictement réglementée des deux.

Une signature électronique qualifiée doit notamment répondre à des exigences très strictes. Elle doit inclure un certificat numérique qualifié en vertu de l’eIDAS, mais aussi être générée à l’aide d’un jeton qualifié ou d’un dispositif de création de signatures, émis par un prestataire de services de confiance qualifié.

Définition des dispositifs de création de signatures

Un dispositif de création de signatures est un appareil conçu pour héberger des certificats numériques et générer des signatures numériques. Parmi les plus connus, on compte les jetons USB et les modules matériels de sécurité (Hardware Security Modules, HSM).

Dans le cas d’un jeton USB, l’utilisateur insère le dispositif directement dans son ordinateur pour accéder à son certificat numérique. Les HSM, quant à eux, sont stockés soit sur un réseau local d’entreprise, soit sur un stockage cloud hébergé par un prestataire de services de confiance, auquel les utilisateurs peuvent accéder pour générer des signatures en toute transparence.

Un dispositif de création de signatures qualifié (Qualified Signature Creation Device, QSCD) est un dispositif qui a fait l’objet d’un processus de certification eIDAS. Seuls les QSCD peuvent utiliser des certificats numériques qualifiés pour générer une signature qualifiée.

Selon Deloitte, le marché mondial de la signature électronique vaudra plus de 14 milliards de dollars d’ici à 2026, avec un taux de croissance annuel impressionnant de 30 %. Une grande partie de cette évolution peut être attribuée à une réglementation favorable dans le monde entier, sans parler d’une liste étendue de cas d’utilisation dans l’industrie.

Voici comment différents secteurs tirent parti des signatures électroniques :

Services financiers

Les institutions financières telles que les banques et les coopératives d’épargne et de crédit ont traditionnellement basé leur fonctionnement sur des processus papier. Désormais, grâce aux signatures électroniques et numériques, elles peuvent renforcer la confiance et réduire les risques, tant pour elles-mêmes que pour leurs clients.

Prenons l’exemple de l’intégration de nouveaux clients. Dans le passé, les banques demandaient à leurs nouveaux clients d’ouvrir un compte en se rendant physiquement dans une agence et en apposant leur signature manuscrite sur des documents papier. Désormais, grâce aux signatures numériques sécurisées, les institutions peuvent rationaliser l’ouverture des comptes en permettant aux clients de signer électroniquement des formulaires, des autorisations et d’autres contrats.

En outre, les signatures numériques étant horodatées et inviolables, elles constituent une piste d’audit électronique qui ne peut pas être facilement contestée en cas de désaccord.

Contrats de vente

Quel que soit le secteur d’activité, le contrat de vente est souvent le document juridique le plus important aux yeux des entreprises. Qu’ils prennent la forme d’un cahier des charges ou d’un contrat de services gérés, les contrats ont un poids important et doivent être créés, rédigés et signés en toute confiance. Toutefois, le processus de signature traditionnel peut être lent et inutilement compliqué.

Grâce aux signatures électroniques, les organisations peuvent accélérer le processus de signature des documents sans sacrifier la sécurité. La vérification de l’identité est rapide et transparente, ce qui permet aux deux parties de signer un document indépendamment de l’heure ou de l’endroit où elles se trouvent. Cela permet d’accélérer le cycle de vente et de réduire les formalités administratives.

Services publics

Dans le secteur public, il existe de nombreux types de contrats qui nécessitent une piste d’audit précise et accessible. Qu’il s’agisse de documents de conformité, de modifications de politiques, de commandes d’équipement ou de demandes de prestations, les signatures électroniques peuvent aider les agences et les citoyens à simplifier et à sécuriser l’ensemble du processus.

Imaginez, par exemple, que vous demandiez une aide financière à un organisme local. Plutôt que de prendre un congé pour se rendre sur place, les citoyens peuvent utiliser une solution de signature électronique pour envoyer un formulaire électronique. Cela permet non seulement d’accélérer le processus, mais aussi d’accroître l’imputabilité et la visibilité grâce à l’enregistrement numérique de l’envoi.

Ressources humaines

Comme le rapporte Forbes, les services des ressources humaines (RH) utilisent souvent les signatures électroniques pour les documents liés à l’embauche et au recrutement. L’intégration d’un nouvel employé nécessite beaucoup de paperasserie, mais avec une solution de signature électronique, le signataire peut remplir les contrats sans jamais quitter son domicile. Ceci est particulièrement important pour les employés à distance qui ne vivent pas nécessairement à proximité du bureau.

Choix du type de signature

Les signatures électroniques ont donc le vent en poupe. Toutefois, vous devez veiller à choisir le type de signature électronique qui correspond à votre application, car certaines peuvent exiger un niveau de fiabilité plus élevé en matière d’identité, d’intention et de consentement du signataire. Par exemple, la signature d’un prêt hypothécaire est un acte beaucoup plus sensible que la signature d’un bon de livraison.

Par ailleurs, toutes les signatures électroniques ne se valant pas, il est possible d’ajuster les niveaux de preuve afin de minimiser les risques dans certaines circonstances. La signature ayant une valeur juridique, rapprochez-vous d’un conseiller juridique compétent pour vous assurer que les preuves recueillies lors du processus de signature sont suffisantes et conformes aux réglementations en vigueur, notamment en cas de litige.

Lorsque vous choisissez un type de signature, gardez les éléments suivants en tête :

1. Législation nationale et régionale, telle que la loi américaine sur la signature électronique (e-Sign Act)
2. Réglementation transfrontalière, comme l’eIDAS dans l’Union européenne
3. Exigences sectorielles, telles que Know Your Customer (KYC) ou les lois contre le blanchiment d’argent

Pourquoi votre organisation devrait-elle adopter les signatures électroniques ? Force est de constater que les raisons ne manquent pas. Une solution de signature électronique sécurisée peut vous apporter une série d’avantages importants, notamment :

• Flexibilité : signez un document électronique où vous voulez, quand vous voulez. Avec les signatures électroniques, vous pouvez améliorer l’expérience des employés et des clients grâce à des processus plus rapides, plus efficaces et plus conviviaux.
• Sécurité : authentifiez chaque transaction et protégez tous vos contrats numériques contre la fraude. Mieux encore, limitez les risques pour votre réputation en renforçant la valeur juridique du processus et en réduisant votre exposition à des poursuites.
• Innovation : accélérez votre processus de signature en améliorant significativement votre rapidité et votre efficacité. Les signatures électroniques optimisent le déploiement des flux intégrés des contrats, ce qui vous permet de maximiser votre productivité tout en augmentant la résilience du processus.
• Conformité : créez une piste d’audit numérique et alignez-vous sur les réglementations locales, nationales et internationales, notamment celles des États-Unis et de l’Union européenne.

Bien que la technologie qui sous-tend la signature électronique de documents puisse sembler nuancée et sophistiquée, l’expérience utilisateur est en réalité assez fluide. La procédure ne dure, au total, qu’une poignée de minutes.

En général, elle comporte cinq étapes simples :

1. Inscription et délivrance de justificatifs : le processus commence par la configuration de l’utilisateur ou de l’organisation dans le système de signature de documents. Celui-ci vérifie l’identité de l’utilisateur ou de son organisation, souvent par plusieurs méthodes d’authentification.
2. Demande de signature : une fois l’inscription terminée, le système lance une demande de signature en sélectionnant le document numérique à signer et en invitant les parties concernées.
3. Vérification d’identité : avant qu’un signataire puisse ajouter sa signature électronique, il doit s’authentifier pour garantir l’intégrité et la sécurité de l’acte. La méthode employée est généralement l’authentification multifactorielle, par exemple, confirmation par e-mail ou par SMS. Si les signataires ne sont pas passés par l’étape d’intégration initiale, un processus de vérification d’identité peut être déclenché à ce stade.
4. Génération de la signature : le processus de génération de la signature dépend du type de signature choisi. Dans le cas d’une simple signature électronique, un gribouillis peut être ajouté au document. Dans le cas d’une signature numérique, des certificats de signature de document seront générés par le prestataire de services de confiance pour chaque signataire vérifié. Les certificats seront utilisés pour générer les signatures. Un identifiant de transaction unique est créé et chaque étape du processus est enregistrée dans une piste d’audit à des fins juridiques.
5. Distribution du document signé : une fois toutes les signatures recueillies, le document signé est stocké en toute sécurité pour référence ultérieure. Les utilisateurs peuvent accéder à une copie sécurisée s’ils souhaitent garder un exemplaire.

La confiance est essentielle à la transformation numérique. La bonne nouvelle, c’est qu’Entrust rend la transformation aussi simple que possible grâce à sa gamme complète de solutions de signature électronique pour les organisations de toutes formes et de toutes tailles.

Que vous soyez une entreprise, une agence gouvernementale ou tout autre type d’organisation, nos services de certificats mondialement reconnus, nos HSM nShield et notre solide plateforme d’identité garantissent une signature fiable et sécurisée, quels que soient vos besoins. Les produits et services de notre portefeuille de signatures identifiées peuvent être intégrés individuellement ou regroupés dans une solution complète. Voici quelques exemples :

• Entrust Remote Signing Service, une solution basée sur le cloud permettant de générer et d’héberger des certificats numériques, ainsi que de générer des signatures numériques sécurisées.
• Entrust Signing Automation Service, une solution basée sur le cloud qui permet aux organisations d’émettre des certificats de marque et des sceaux numériques.
• Entrust Document Signing Certificates, qui vous permet de créer des signatures individuelles ou d’employés de confiance à l’aide de jetons USB ou de HSM sécurisés.
• Entrust Identity as a Service, une offre gérée qui permet une gestion fiable des identités pour les professionnels, les clients et les citoyens grâce à un système de gestion des identités robuste et une authentification multifactorielle pour lutter contre l’hameçonnage.
• Signhost d’Evidos (une société d’Entrust), une solution cloud permettant d’orchestrer les demandes de signature, d’authentifier les signataires, de générer des signatures et de distribuer des documents dans une même plateforme complète.

Grâce à notre technologie de pointe conforme aux normes mondiales, nous pouvons vous aider à exploiter le potentiel de la signature électronique. En tant qu’experts en matière de PKI, de HSM, d’authentification et de signatures numériques, nous sommes idéalement placés pour vous proposer une solution de qualité supérieure et de haute sécurité qui répond à vos besoins spécifiques.