Signatures numériques Signatures électroniques

Aujourd'hui, de nombreux types de documents commerciaux et juridiques ne nécessitent plus d'utiliser un papier et un stylo. En revanche, une signature valide peut être réalisée électroniquement ou numériquement. 

Bien que ces termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, il existe des différences significatives entre une signature numérique et une signature électronique. Il s'agit notamment des types d'accords ou de documents pour lesquels ils sont généralement utilisés, de la question de savoir s'ils répondent aux exigences de conformité, des préoccupations en matière de sécurité, etc.

Les contrefaçons numériques se multiplient. La validation de l'authenticité et de l'intégrité d'un document devient donc de plus en plus essentielle. Si les signatures électroniques (souvent des rendus ou une image d'une signature manuscrite, voire une simple coche) sont couramment utilisées pour des documents tels que les reçus de livraison et les contrats simples, les signatures numériques sont de plus en plus utilisées dans des situations où un niveau plus élevé de sécurité et de validation est nécessaire.

Une bonne compréhension de la nature des signatures électroniques et numériques permet de garantir le respect des réglementations sectorielles, l'utilisation efficace des ressources et une sécurité renforcée.

• Une signature électronique désigne toute méthode de signature électronique d'un document. Les signatures numériques sont un sous-ensemble des signatures électroniques qui intègrent une authentification et une vérification plus élevées.
• Les types de signature électronique vont du simple « appuyer/cliquer pour signer » aux signatures numériques qui utilisent la cryptographie et les certificats pour vérifier l'identité du signataire et l'intégrité du document.
• Les signatures électroniques simples offrent rapidité et commodité, mais les accords et les contrats qui impliquent des données sensibles ou des transactions de grande valeur nécessitent souvent l'assurance supplémentaire qu'offrent les signatures numériques.
• Les signatures numériques sont conformes à de nombreuses normes juridiques et industrielles en offrant une assurance, une protection contre la falsification et une vérifiabilité à long terme.
• La complexité des opérations commerciales oblige les organisations à s'assurer qu'elles choisissent le type de signature électronique adapté à leurs besoins, qu'il s'agisse de simples formulaires internes ou de contrats importants.

Une signature électronique est un type de signature effectuée par voie électronique et adoptée dans l’intention de signer un document. Elle remplace généralement le processus de « signature à la main » et numérise le processus de signature. Ce type de signature est souvent utilisé dans les documents PDF ou pour signer des documents via des applications tierces.

Les signatures électroniques comprennent les signatures dactylographiées, l'image d'une signature et les fonctions permettant à l'utilisateur de cliquer ou de cocher une case. Elles constituent une méthode rapide, facile et peu coûteuse de signer des documents par rapport aux méthodes nécessitant d'imprimer, de signer, de numériser ou d'envoyer des copies physiques par la poste.

Des pays ont adopté une législation soulignant la nature juridiquement contraignante des signatures électroniques, comme la loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN) aux États-Unis et le règlement sur l'identification électronique et les services de confiance (eIDAS) dans l'Union européenne. Celles-ci exigent certaines dispositions, telles que la tenue d'une documentation sur le consentement du signataire.

Toutefois, contrairement aux signatures numériques, il n'est pas nécessaire de disposer de mécanismes (tels que les autorités de certification) garantissant l'identité, la protection contre la falsification ou la documentation permettant une vérification à long terme. Les signatures électroniques de base ne conviennent donc pas aux secteurs confrontés à des risques de sécurité plus élevés.

Une signature numérique est un type de signature électronique, mais avec une sécurité et une vérification plus élevées afin d'éviter les fraudes au cours du processus d'envoi et de réception.

Le processus de signature utilise la technologie public key infrastructure (PKI), associant une signature à une clé cryptographique et à un certificat numérique de confiance, utilisés pour confirmer l'identité du signataire et garantir que le document n'a pas été modifié de quelque manière que ce soit. Cela permet de créer un sceau d'inviolabilité : Si le contenu du document est modifié après la signature, le changement est signalé et la signature devient invalide.

Parce qu'elles intègrent ces mécanismes de sécurité avancés, les signatures numériques offrent une défense juridique dans les secteurs hautement réglementés ou dans les flux de travail contenant des données sensibles et privées, tels que les soins de santé et les opérations gouvernementales. Le certificat cryptographique, l'horodatage et la preuve de la falsification constituent une chaîne de confiance vérifiable, transformant une signature en preuve et non en simple marque sur un document.

Ainsi, les signatures numériques contribuent à réduire les risques tout en offrant un niveau élevé de sécurité et de confiance. En intégrant la cryptographie, la vérification de l'identité et la sécurité de niveau conformité, les organisations peuvent être sûres que leurs processus de signature répondent aux normes requises.

Une signature électronique est un terme générique pour représenter un consentement ou une approbation, qu'elle utilise une image, un dessin ou un symbole pour vérifier un document. Elle n’est pas toujours accompagnée d’une preuve d’identité : Toute personne peut charger l’image d’une signature – elle n’a pas l’autorité nécessaire pour valider l’identité des signataires.

En revanche, les signatures numériques sont un type de signatures électroniques. Elles comprennent une empreinte électronique prise en charge par la technologie PKI via des certificats numériques contenant les détails d’identité vérifiés du signataire. En général, les signatures numériques sont considérées comme plus sûres que les signatures électroniques, car elles offrent de meilleures garanties quant à l’identité du signataire et à l’authenticité et l’intégrité des documents signés.

Les signatures électroniques et numériques sont toutes deux légales dans la plupart des pays, mais parfois avec des différences importantes. Il est essentiel de les comprendre pour les organisations qui ont des normes de conformité et de sécurité élevées, ainsi que pour celles qui ont besoin d'être confiantes lorsqu'elles sont confrontées à un audit ou à un problème juridique.

Si les signatures électroniques sont généralement plus faciles à utiliser et largement acceptées pour les transactions commerciales quotidiennes, la validation de l'identité est plus faible, l'applicabilité dépend souvent de facteurs contextuels et il peut ne pas y avoir de piste d'audit juridiquement défendable. 

Les signatures numériques ajoutent un lien cryptographique et une vérification de l'identité, en scellant les documents pour empêcher toute falsification. Cela permet d'assurer la conformité avec les cadres sectoriels et régionaux qui régissent les flux de travail sensibles ou à haut risque. Les normes internationalement reconnues telles que AES (Advanced Electronic Signature), qui ajoute des étapes de vérification pour confirmer qui a signé et relie la signature au document afin de détecter toute falsification, et QES (Qualified Electronic Signature), qui exige des certificats approuvés par le gouvernement et une validation de l'identité, fournissent un niveau d'assurance juridiquement applicable.

Lorsque des documents signés font l'objet d'une contestation juridique, par exemple lors d'audits, de litiges ou d'examens réglementaires, les organisations doivent souvent apporter la preuve de leur authenticité et de leur intégrité. Les signatures numériques fournissent généralement le niveau d'assurance nécessaire pour répondre à ces exigences.

Par exemple, lors d'un litige, un tribunal peut exiger une preuve de signature pour déterminer si un contrat est valide et exécutoire. Avec une signature numérique, le contrat intègre directement le certificat cryptographique lié à l'identité du signataire, ainsi qu'une piste d'audit indiquant quand et comment le document a été signé. Cela permet à l'entreprise de prouver l'intention, l'authenticité et l'intégrité du document.

Les signatures électroniques et numériques simplifient toutes deux le processus d'approbation, mais elles sont utilisées à des fins différentes. Le choix entre une signature numérique et une signature électronique se résume à une question : Quel est le niveau d'assurance requis par ce document ? 

La signature électronique est la meilleure solution lorsque l'objectif est la rapidité et la commodité : les flux de travail typiques à faible risque où la confiance est déjà établie et où il n'est pas nécessaire d'avoir une assurance de niveau cryptographique qui pourrait introduire des frictions inutiles pour l'utilisateur. Voici quelques exemples :

• Accusés de réception et approbations internes simples
• Signatures de mémos internes
• Accords entre particuliers où les risques de litiges sont faibles

Parce qu'elles permettent une authentification plus forte, une détection de la falsification et l'auditabilité, les signatures numériques conviennent mieux aux accords impliquant des informations sensibles, des transactions de grande valeur ou lorsqu'un document pourrait être contesté ultérieurement devant un tribunal. Ces situations justifient l'effort supplémentaire qu'implique leur acquisition.

Voici quelques exemples où les organisations ont besoin de la protection et de l'assurance renforcées des signatures numériques :

• Marchés publics
• Documents bancaires ou de prêt
• Autorisations de soins de santé
• Accords relatifs à la propriété intellectuelle
• Documents juridiques pour les transactions immobilières ou les accords de licence

Étant donné que la nature du risque varie considérablement selon la taille, le secteur et la fonction de l'organisation, les dirigeants doivent réfléchir à la manière d'aligner les types de signature sur leurs besoins spécifiques et sur les exigences éventuelles en matière de conformité.

Les organisations ont besoin de flexibilité et d'outils pour choisir le bon niveau d'assurance pour la signature de documents dans une grande variété de départements opérationnels et de types d'accords, des signatures internes des RH aux contrats de vente internationaux. Les solutions de signature numérique permettent de rationaliser les flux de signature et de s'assurer que les signatures sont vérifiables et défendables en cas de besoin, ce qui favorise la conformité avec les cadres juridiques et les réglementations sectorielles.

Entrust Signhost est un logiciel de signature électronique mettant l'accent sur le contrôle des politiques et l'intégration de l'identité, permettant aux équipes de gérer rapidement la signature des documents en fonction des risques et des besoins opérationnels, qu'il s'agisse d'accords de routine ou de contrats sensibles de grande valeur avec des partenaires, des vendeurs et des clients. 

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