Lutte contre la corruption

En raison de la nature des activités d’Entrust, les collaborateurs et les tiers avec lesquels nous traitons interagissent régulièrement avec des agents publics et des clients du secteur privé. La présente politique ainsi que les lois anticorruption applicables, y compris, mais sans s'y limiter, la Convention de l’OCDE sur la lutte contre la corruption d’agents publics étrangers dans les transactions commerciales internationales, la loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger (FCPA), la loi sur les voyages internationaux, la loi britannique sur la corruption, la loi canadienne sur la corruption d’agents publics étrangers (CFPOA) et la loi indienne sur la prévention de la corruption établissent certaines règles et restrictions sur ces interactions dans tous les pays où Entrust fait des affaires. Les collaborateurs doivent avoir connaissance de toutes les lois, règles et réglementations anticorruption applicables où ils se trouvent et dans les lieux où les services seront fournis ou qui sont applicables à un projet ou un appel d’offres particulier, ainsi que des directives des banques multilatérales de développement (BMD), le cas échéant.

Entrust interdit de payer, d’offrir de payer, de promettre de payer ou d’autoriser le paiement d’argent ou de toute autre chose de valeur, directement ou indirectement, à un représentant du gouvernement ou à toute autre personne ou entité, afin d’influencer un acte ou une décision officielle ou d’obtenir tout autre avantage inapproprié pour obtenir ou conserver des marchés. Entrust interdit aussi strictement la sollicitation ou la réception de tout élément de valeur de la part d’une personne afin d’influencer un acte ou une décision officielle ou d’obtenir tout autre avantage commercial inapproprié de la part d’un collaborateur d’Entrust. Entrust attache une grande importance à sa réputation en matière de comportement éthique et reconnaît que le fait de s’engager dans des pots-de-vin ou d’autres comportements de corruption compromettrait la confiance des clients et des collaborateurs. Aucun collaborateur ou tiers d’Entrust ne sera pénalisé pour avoir refusé de payer un pot-de-vin ni refusé d’adopter une pratique de corruption, même si Entrust perd un marché suite à ce refus.

Cette politique nous aide à nous conformer à nos obligations légales et permet à nos clients et à ceux avec qui nous faisons des affaires d’avoir confiance en notre engagement à respecter la forme et l’esprit des lois anticorruption applicables. La présente politique s’applique à tous les collaborateurs d’Entrust (c’est-à-dire les employés, les travailleurs occasionnels) et les tiers qui travaillent pour le compte d’Entrust, et dans tous les pays dans lesquels Entrust exerce ses activités et/ou mène ses activités.

Cette politique énonce les exigences relatives à l’interaction avec les fonctionnaires et les clients du secteur privé au nom d’Entrust.

Définitions

Corruption : Une offre, un paiement, une promesse de paiement ou une autorisation de paiement de toute chose de valeur dans le but d’influencer un acte officiel ou une décision d’un fonctionnaire ou d’un client du secteur privé ou d’obtenir tout autre avantage indu afin d’obtenir ou de conserver un marché (par exemple, pour empêcher une action gouvernementale telle que l’imposition d’une taxe ou d’une amende, pour obtenir des informations confidentielles sur des opportunités commerciales, pour obtenir le droit d’ouvrir un bureau ou obtenir une décision de zonage, pour résoudre un problème gouvernemental), pour empêcher une action gouvernementale telle que l’imposition d’une taxe ou d’une amende, pour obtenir des informations confidentielles sur des opportunités commerciales, pour obtenir le droit d’ouvrir un bureau ou d’obtenir une décision de zonage, pour influencer l’attribution d’un contrat gouvernemental, pour résoudre des litiges gouvernementaux tels qu’une déficience fiscale ou un droit à payer présumé) ainsi que la sollicitation ou la réception de toute chose de valeur d’un individu pour influencer un acte ou une décision d’un collaborateur d’Entrust ou pour obtenir tout autre avantage inapproprié afin d’obtenir ou de conserver des marchés. Un pot-de-vin peut prendre de nombreuses formes, y compris, mais sans s’y limiter, des espèces, des équivalents d’espèces (par exemple, des chèques-cadeaux, des prêts personnels, des actions ou autres titres), des produits et services gratuits ou à prix réduit, des cadeaux, des voyages, des divertissements, des contributions politiques ou caritatives et des offres de stage ou d’emploi.

Partenaire de distribution : Toute entité qui fait des affaires avec Entrust par le biais d’un accord écrit préexistant pour commercialiser et revendre les produits et services d’Entrust.

Membre du consortium : Une entité qui participe avec Entrust par le biais d’un accord écrit de consortium/entreprise commune pour répondre à un appel d’offres ouvert ou limité émis par une entité gouvernementale.

Client : Toute personne du secteur privé ne faisant pas partie du gouvernement à qui Entrust vend des produits ou des services.

Paiements de facilitation : Un petit paiement à un fonctionnaire du gouvernement pour accélérer ou faciliter des mesures gouvernementales courantes et non discrétionnaires. Ces paiements sont également appelés « pots-de-vin », « paiements accélérés » ou « paiements de faveur » et comprennent, sans toutefois s’y limiter, les paiements visant à accélérer le traitement des permis ordinaires, des permis commerciaux ou des visas, ou à assurer une protection policière.

Intégrateurs de systèmes globaux (GSI) : Les GSI sont des organisations informatiques spécialisées qui conçoivent, construisent, mettent en œuvre et maintiennent des solutions technologiques complexes pour de grandes organisations dans plusieurs zones géographiques, en veillant à ce que le matériel, les logiciels et les services informatiques de différents fournisseurs fonctionnent ensemble de manière transparente pour atteindre les objectifs spécifiques de l'entreprise. Les GSI sont des entreprises basées sur des projets

Fonctionnaire du gouvernement : Tout dirigeant ou employé d’une entité, d’un ministère ou d’un organisme gouvernemental ; tout dirigeant ou employé d’une entreprise, d’un établissement scolaire, d’un hôpital ou d’une autre entité appartenant à l’État ou au gouvernement ; tout parti politique ou fonctionnaire ; tout candidat à un poste politique ; tout dirigeant ou employé d’une organisation internationale publique telle que la Banque mondiale ou le Fonds monétaire international ; ou toute personne agissant à titre officiel pour ou au nom d’une entité gouvernementale, d’un ministère, d’une agence, d’un organisme ou d’une organisation internationale publique. Les exemples incluent, sans s’y limiter, les clients ou les agents fiscaux, les agents des organismes de réglementation, les agents de la police locale, le personnel militaire, les juges, les procureurs, les greffiers, les employés d’une usine de fabrication gérée par l’état et les employés d’un régime de retraite géré par l’état.

Fournisseur de services gérés (MSP) : Les MSP proposent des services technologiques continus, sur base d'un abonnement, qui intègrent les produits ou services des fournisseurs et facturent aux clients des frais récurrents pour la gestion de l'ensemble, généralement sous leur nom de marque. Les MSP sont considérés comme des services informatiques externalisés.

Blanchiment d’argent : Le fait de réaliser, de tenter de réaliser ou de faciliter sciemment une transaction monétaire impliquant des biens ou des fonds en rapport avec un crime. Cela comprend des infractions comme l'évasion fiscale, document de la Politique mondiale anticorruption Version 2.0 du 04-déc-2025 5 la corruption, la fraude ou tout autre infraction grave, quel que soit le lieu où la faute sous-jacente a été commise. Le mouvement de fonds pour permettre la perpétration d’un crime (tel que des fonds pour payer un pot-de-vin) et le mouvement de fonds qui sont le produit d’un crime constituent du blanchiment d’argent.

Entité de référence : Toute entité qui fournit des présentations de clients éventuels et des pistes de vente à Entrust moyennant des frais en vertu d’une convention d’indication de clients potentiels.

Intégrateur de systèmes, revendeur à valeur ajoutée (VAR) ou OEM (y compris les « globaux ») : Toute entité qui achète des produits à Entrust pour les intégrer dans une offre de solution plus large pour un client utilisateur final. Les intégrateurs de systèmes peuvent également fournir des services techniques et/ou professionnels au client utilisateur final.

Partenaire de l’alliance technologique : Toute entité qui est membre du programme Entrust Technology Alliance Partner, qui fournit aux partenaires une plateforme pour développer et fournir des solutions qui répondent aux exigences régionales et spécifiques du marché en matière d’identité de confiance et de transactions sécurisées.

Tiers : Toute personne, entreprise ou entité qui fournit des services ou agit au nom d’une entreprise ou d’un représentant du gouvernement. Les exemples comprennent, sans s’y limiter, les agents, courtiers, consultants, représentants commerciaux, distributeurs, revendeurs, avocats, comptables, conseillers fiscaux ou douaniers, agents de voyages, partenaires de consortium et autres partenaires d’affaires ou de coentreprise.

Interdiction de corruption

Entrust interdit de payer, d’offrir de payer, de promettre de payer ou d’autoriser le paiement d’argent ou de quoi que ce soit de valeur, directement ou indirectement, à tout fonctionnaire ou client afin d’obtenir un avantage commercial inapproprié. Entrust interdit également strictement à tout collaborateur de solliciter ou d’accepter un pot-de-vin d’une personne ou d’une entité en tant que collaborateur Entrust. Le droit international interdit tout ce qui précède. Les lois anticorruption ne se limitent pas aux offres de paiement indu aux fonctionnaires.

Les pratiques d’extorsion ou de coercition – le fait nuire, porter atteinte ou menacer de nuire ou de porter atteinte à une personne, à une organisation ou à ses biens ou intérêts financiers pour influencer cette personne ou cette organisation – ne seront pas tolérés et entraîneront des mesures disciplinaires, jusqu’au licenciement.

Paiements de facilitation

Entrust interdit les paiements de facilitation. Bien que les lois de certaines juridictions autorisent les paiements nominaux aux représentants du gouvernement pour accélérer ou faciliter l’action gouvernementale courante et non discrétionnaire, d’autres lois ne permettent pas de tels paiements. Les normes mondiales découragent fortement de tels paiements, car il est souvent difficile de distinguer les paiements de facilitation des pots-de-vin.

Exception de sécurité

La sécurité des collaborateurs d’Entrust et des tiers travaillant pour le compte de l’entreprise est d’une importance capitale. Ainsi, des paiements ou des transferts de valeur qui seraient autrement interdits en vertu de la présente politique peuvent être effectués lorsque la sécurité d’une personne est en danger. Par exemple, lorsque cela est nécessaire pour assurer des services gouvernementaux fondamentaux (par exemple, protection policière, évacuation médicale) en réponse à une urgence médicale ou de sécurité, lorsqu’il existe une crainte fondée de préjudice grave, ou lorsqu’il existe une situation menaçante impliquant un emprisonnement, une détention, une poursuite ou une punition illégale ou déraisonnable, et qu’aucune autre solution de prudence n’est disponible. Les paiements effectués dans ces circonstances doivent être immédiatement signalés au responsable des affaires juridiques et de la conformité d’Entrust et doivent être comptabilisés avec exactitude dans les livres et registres d’Entrust. Les demandes continues de paiement doivent également être signalées au Directeur des affaires juridiques et de la conformité, car la société peut être amenée à reconsidérer sa relation avec un tiers qui fait régulièrement des demandes de paiement qui sont ou semblent être abusives.

Autres transferts de valeur

Certains transferts de valeur (qu’ils soient donnés ou reçus) sont permis dans de rares circonstances lorsque les dépenses sont raisonnables, justifiées et associées à la promotion d’Entrust, de ses produits et services ou à l’exécution d’un contrat existant.

Les transferts répétés de valeur à destination ou en provenance d’une même personne, que ce soit sous la même forme ou sous des formes différentes, peuvent donner l’apparence d’une influence inappropriée, même lorsque chaque transfert a une valeur limitée. Par exemple, le fait d’offrir plusieurs cadeaux ou divertissements au même responsable des achats chez un client peut créer une apparence d’irrégularité, même si chacun a une valeur raisonnable. En règle générale, une même personne ne doit pas recevoir plus d’un transfert de fonds au cours d’un trimestre ou plus de quatre fois par an, ou plusieurs transferts de grande valeur au cours d’une année. Les collaborateurs et les responsables doivent être attentifs aux transferts multiples, et s’il existe des raisons spécifiques pour des transferts plus fréquents ou de plus grande valeur vers ou de la part d’une même personne, demandez conseil au service juridique. Les transferts de valeur suivants ne sont jamais autorisés :

• Tout transfert qui serait illégal ;
• Tout élément de valeur offert à un représentant du gouvernement, à un parti politique ou à un représentant de parti, ou à un candidat à un poste politique, à un représentant ou à un employé d’une organisation internationale, ou à un dirigeant, un directeur ou un employé d’un client, dans le but d’inciter le bénéficiaire à abuser de sa position pour fournir un avantage commercial inapproprié ou indu à Entrust ;
• Toute chose de valeur donnée à un collaborateur d’Entrust par un vendeur, un fournisseur ou un partenaire ou par un dirigeant, un directeur ou un employé d’un vendeur, d’un fournisseur ou d’un partenaire dans le but d’inciter le collaborateur à abuser de sa position chez Entrust ou tout avantage commercial inapproprié ou indu fourni au payeur ou à toute autre personne ou entité.
• Les cadeaux ou loisirs impliquant des parties engagées dans un processus d’appel d’offres ou de mise en concurrence ;
• Tout don en espèces ou équivalent en espèces (tel qu’un chèque bancaire, un mandat, un titre négociable, des chèques-cadeaux, des cartes-cadeaux ou des prêts) ;
• Un cadeau ou un divertissement que vous payez personnellement pour éviter d’avoir à demander l’autorisation ; et
• Toute hospitalité ou divertissement inapproprié, indécent ou à caractère sexuel ou qui pourrait autrement nuire à la réputation d’Entrust.

Cadeaux, repas, divertissement, voyages et autres modalités d’accueil

Les cadeaux, les repas, les divertissements, les voyages et l’hébergement peuvent être offerts ou acceptés si les exigences suivantes sont respectées.¹ Si l’une des exigences n’est pas satisfaite, il faut obtenir l’approbation du Directeur des affaires juridiques et de la conformité avant de procéder à la transaction.

• Le transfert de fonds n’est pas offert, fourni ou accepté pour influencer un acte ou une décision ou pour obtenir tout autre avantage commercial inapproprié ;
• Le transfert de fonds n’implique pas le provisionnement d’espèces ou d’équivalents d’espèces (sauf si l’équivalent d’espèces a été approuvé au préalable par le service juridique)² ;
• Transfert de fonds conforme aux lois et réglementations locales ;
• La valeur totale du cadeau ou du divertissement offert est raisonnable dans les circonstances et ne comprend pas l’hébergement de luxe, les repas extravagants, la consommation déraisonnable d’alcool ou le « divertissement pour adultes » ;
• Les cadeaux sont nominaux (p. ex., stylos, calendriers, articles promotionnels et d’une valeur inférieure à 50 USD) et fournis dans les circonstances où le don de cadeaux est largement accepté comme une courtoisie professionnelle dans le pays d’origine du bénéficiaire et constitue le type de cadeau habituellement offert dans de telles circonstances ;³
• Le supérieur du collaborateur ou le membre SLT a obtenu l’approbation préalable par écrit et le formulaire Formulaire de soumission du registre des cadeaux a été soumis avant de recevoir ou de fournir l’un des éléments suivants :
  • Valeur totale du divertissement dépassant 150 USD ou l’équivalent ;
  • Repas somptueux qui coûtent plus de 150 USD ou l’équivalent par personne (ou 75 USD pour les fonctionnaires) ;
  • Les événements spéciaux tel qu’un match de Coupe du monde ou un tournoi de golf majeur (car ils ont généralement une valeur de plus de 150 USD) ; et
  • Voyage ou hébergement pour une nuit, car cela porte normalement l’avantage personnel à des niveaux matériels ;
• L’approbation écrite préalable a été reçue par le PDG et le formulaire de soumission du registre des cadeaux a été soumis pour les cadeaux de plus de 250 USD et les divertissements d’une valeur de plus de 500 USD.

Lorsqu’ils évaluent la valeur du divertissement, les collaborateurs doivent tenir compte du transfert de valeur prévu (même s’il ne s’agit que d’une estimation) afin de pouvoir l’inscrire dans les rapports et les approbations. Par exemple, si l’on s’attend à ce que la soirée comprenne le dîner, la participation à un événement et des boissons par la suite, la valeur totale estimée aux fins de rapport et d’approbation comprendrait le repas et les boissons et non seulement la valeur nominale du billet pour assister à l’événement principal. Si vous avez des questions, contactez [email protected] pour obtenir de l’aide pour évaluer les cadeaux et les divertissements.

Le service juridique a pré-approuvé des cadeaux et des divertissements jusqu’à certains montants pour des événements ou des campagnes en personne ou virtuels organisés par l’équipe de marketing, comme suit :

• Pour les évènements en personne, des articles d’une valeur maximale de 250 USD peuvent être remis pour les tirages au sort, mais le destinataire doit se rendre au stand d’Entrust et s’inscrire. Le règlement officiel du concours Entrust dans le cadre d’un salon doit être placé sur le stand, et la clause de non-responsabilité suivante doit également être clairement affichée au moment de la participation au concours : Veuillez noter que les représentants du gouvernement, tel que ce terme est défini dans la législation anticorruption applicable, y compris, mais sans s’y limiter, la loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger (FCPA), ne sont pas autorisés à participer à ce tirage au sort.
• Pour les événements ou campagnes virtuels, des prestations en matière de réception d’une valeur maximale de 150 USD par personne (par exemple, un événement virtuel de vin et fromage) et des cadeaux d’une valeur maximale de 50 USD par personne peuvent être accordés, mais le bénéficiaire doit s’inscrire et assister à l’événement en personne. Le règlement officiel du concours Entrust doit être accessible par hyperlien et la clause de non-responsabilité suivante doit également être clairement affichée au moment de l’inscription : Veuillez noter que les représentants du gouvernement, tel que ce terme est défini dans la législation anticorruption applicable, y compris, mais sans s’y limiter, la loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger (FCPA), ne sont pas autorisés à participer à cet événement.
• Aucune somme d’argent ou équivalent ne peut être remise sans l’autorisation du service juridique. Par exemple, la remise de chèques-cadeaux ou de cartes-cadeaux donnant droit à un remboursement de repas pour un événement virtuel doit toujours être soumise à l’approbation préalable du service juridique.

Il est acceptable de recevoir un cadeau qui dépasse une limite monétaire désignée s’il serait insultant de le refuser, mais le cadeau doit être signalé à la direction qui décidera s’il :

• peut être conservé par le bénéficiaire conformément aux exigences et à l’approbation énoncées dans la présente section ;
• sera conservé au profit d’Entrust ;
• sera vendu et l’argent donné à une œuvre caritative ; ou
• sera rendu au donateur.

Si un collaborateur se voit offrir une hospitalité ou un divertissement qui ne respecte pas ces directives et qu’il n’a pas le temps d’obtenir une approbation préalable, il doit faire tout son possible pour refuser poliment. S’il n’est pas possible de refuser sans causer d’offense, le collaborateur peut participer, mais il doit en informer son responsable et [email protected] le plus tôt possible. Si les activités d’accueil ou de divertissement comportent de l’argent comptant ou des équivalents de trésorerie (à l’exception des certificats-cadeaux ou des cartes-cadeaux reçus conformément aux exigences et aux approbations énoncées dans la présente section), se déroulent à un endroit inapproprié, y compris les « activités de divertissement pour adultes », ou qu’elles risquent de mettre Entrust dans l’embarras, les collaborateurs doivent les refuser.

Remarque concernant les fonctionnaires du gouvernement : Les fonctionnaires ne peuvent jamais recevoir de divertissements et les repas ne doivent pas dépasser 75 USD par personne, ou le montant autorisé par la loi, si celui-ci est inférieur. En outre, les repas, les voyages et l’hébergement ne peuvent être octroyés aux conjoints, aux partenaires conjugaux ou aux membres de la famille des fonctionnaires. Enfin, un cadeau ne peut jamais être offert à un représentant du gouvernement ayant autorité sur une décision réglementaire en suspens qui peut affecter directement Entrust, sauf si le Directeur des affaires juridiques et de la conformité donne son accord préalable.

Contributions à des fins caritatives

Bien que les contributions à des organismes caritatifs soient souvent autorisées et encouragées afin d’établir des relations positives dans les collectivités où Entrust exerce ses activités, ces contributions pourraient servir à dissimuler des paiements inappropriés à un fonctionnaire ou à un client. Par conséquent, toute contribution ou commandite de bienfaisance faite à la demande d’un fonctionnaire ou d’un client doit être préapprouvée par écrit par le supérieur du collaborateur demandeur, signalée à [email protected] et approuvée par le PDG.

Contributions politiques

Bien que les contributions politiques puissent être autorisées dans certaines circonstances, celles-ci pourraient être utilisées pour dissimuler des paiements irréguliers à un fonctionnaire ou à un client. Par conséquent, toute contribution politique faite à la demande d’un fonctionnaire ou d’un client doit être préapprouvée par écrit par le supérieur du collaborateur demandeur, signalée à [email protected] et approuvée par le PDG.

Embauche ou engagement des fonctionnaires du gouvernement ou des membres de leur famille

Bien qu’il puisse être approprié d’embaucher ou d’engager contractuellement des personnes qui ont été fonctionnaires ou qui ont des liens familiaux ou professionnels avec des fonctionnaires, si une demande d’entretien ou d’embauche émane d’un fonctionnaire ou si la décision de contacter un candidat est fondée sur ses liens actuels ou anciens avec le gouvernement, cette information doit être divulguée et dûment examinée par les ressources humaines et le Directeur juridique et de la conformité avant qu’une offre d’emploi ou un contrat de services ne puisse être conclu.

Tiers

Entrust est légalement responsable, en vertu des lois anticorruption applicables, de toute action de corruption commise par des tiers engagés pour représenter Entrust ou pour fournir des services en son nom. Les fautes commises par des tiers sont à l’origine de la plupart des actions en justice intentées contre des entreprises. Entrust doit donc faire preuve d’une extrême prudence et d’une vigilance constante pour déterminer les tiers avec lesquels elle est prête à faire des affaires.

Diligence raisonnable

Un aspect important du respect des lois anticorruption consiste à s’assurer que Entrust comprend les qualifications et les associations de ses partenaires tiers, y compris leur réputation commerciale et leurs relations, le cas échéant, avec des fonctionnaires et des clients.

Avant de conclure un contrat avec un tiers pour des biens ou des services, il convient de faire preuve d’une diligence raisonnable. Si l’une des situations suivantes s’applique, le tiers doit remplir le Due Diligence Assessment (DDA) d’Entrust et l’équipe de conformité doit effectuer une vérification du tiers avant la conclusion du contrat :

• Le tiers deviendra un partenaire de distribution officiel, une entité de référence, un fournisseur de services gérés (MSP), un prestataire de solutions direct, un intégrateur de systèmes global (GSI) ou un partenaire d’alliance technologique (TAP).
• Le tiers servira de partenaire à Entrust dans le cadre d’un projet ou d’un appel d’offres du gouvernement ou de l’État (par exemple, en tant qu’intégrateur de systèmes, membre d’un consortium ou autre partenaire avec lequel Entrust a conclu un contrat, tel qu'un revendeur à valeur ajoutée ou OEM).
• Le tiers obtient une note de 5 ou plus sur la matrice de risque du tiers. Voir l’annexe 1.

Tout problème identifié par le service de la conformité au cours du processus de diligence raisonnable devra être examiné par le Directeur des affaires juridiques et de la conformité avant qu’un accord formel puisse être signé. Des informations supplémentaires peuvent être demandées au tiers pour faciliter l’examen du Directeur juridique et de la conformité. L’approbation du Directeur juridique et de la conformité sera requise avant de conclure un contrat avec un tiers ayant obtenu un score de 10 ou plus sur la Matrice des risques liés aux tiers. Pour les tiers ayant obtenu un score de 10 ou plus, le Directeur juridique et de la conformité déterminera également si un examen formel par un conseiller externe est nécessaire.

Tous les tiers sont tenus d’effectuer une évaluation de diligence raisonnable actualisée tous les trois ans. En outre, les tiers peuvent être invités à effectuer une évaluation de diligence raisonnable actualisée au moment du renouvellement du contrat ou de la signature d’une lettre d’extension de l’accord.

Langue du contrat

Les contrats conclus avec des tiers doivent contenir un engagement contractuel à respecter l’ensemble des lois, règles et réglementations applicables, y compris, mais sans s’y limiter, les lois anticorruption telles que la loi américaine FCPA, la loi sur les voyages, les directives de la Banque mondiale, la loi britannique Bribery Act et la loi canadienne CFPOA, ainsi que les lois anticorruption locales en vigueur dans le pays où le tiers est établi et où les services seront exécutés. Si le contrat ne contient pas ce libellé, il convient de se référer à l’engagement contre la corruption ou de contacter le service juridique pour obtenir un libellé standard. Pour les tiers à haut risque, y compris ceux dont le score de risque est supérieur à 5, et pour les projets gouvernementaux ou appartenant à l’État, les engagements contractuels et l’engagement anticorruption sont nécessaires.

Signaux d'alerte

Les tiers doivent faire l’objet d’un contrôle préalable approprié, conformément à la présente politique et avant la conclusion d’un contrat, que ces facteurs de risque soient présents ou non. Cette liste n'est pas exhaustive. Les tiers doivent faire l’objet d’une diligence raisonnable appropriée, comme l’exige la présente politique et avant la conclusion d’un contrat, que ces facteurs de risque soient présents ou non.

• Le tiers fait des affaires dans un pays classé à haut risque dans l’annexe 1 ;
• Le tiers est réputé pour son comportement inapproprié, illégal ou contraire à l’éthique ;
• Le tiers refuse de fournir les informations demandées au cours du processus de diligence raisonnable ;
• Le tiers refuse de donner l’assurance qu’il se conformera aux lois anticorruption applicables ;
• Le tiers refuse d’exécuter un contrat écrit ;
• Le tiers applique un taux ou des frais anormalement élevés par rapport aux taux du marché ;
• Le tiers fait des demandes de paiement inhabituelles (par exemple, des demandes de paiement en espèces, des paiements anticipés, des dépôts sur des comptes multiples ou des dépôts sur des comptes offshore) ;
• Le tiers demande l’approbation ou le remboursement de dépenses inhabituelles, de montants nettement supérieurs aux coûts budgétisés ou prévus ou de paiements en espèces ;
• Le tiers a des liens familiaux ou professionnels directs avec un fonctionnaire ou une agence gouvernementale ;
• Le tiers apporte des contributions politiques importantes et/ou fréquentes ;
• Le tiers a recours à des tiers, des agents ou des intermédiaires inutiles ; ou
• Le tiers suggère que des paiements sont nécessaires pour « obtenir le marché ».

Blanchiment d’argent et autres activités souvent associées aux paiements irréguliers

Les demandes de paiements irréguliers s’accompagnent souvent d’activités illégales telles que l’évasion fiscale, le blanchiment d’argent ou un comportement anticoncurrentiel, y compris, mais sans s’y limiter, la fixation des prix, la fraude, le détournement de fonds et le truquage d’appels d’offres. Entrust interdit à ses collaborateurs de faciliter ou d’aider sciemment toute personne ou entité à enfreindre la loi. Les comptes « hors livres » et les entrées fausses ou trompeuses dans les livres et registres d’Entrust sont interdits. Toutes les transactions financières doivent être documentées, régulièrement examinées et correctement comptabilisées dans les livres et registres d’Entrust.

Le blanchiment d'argent consiste à effectuer, tenter d'effectuer ou faciliter sciemment une transaction monétaire portant sur des biens ou des fonds liés à un crime. Cette notion inclut des délits tels que l’évasion fiscale, la corruption, la fraude ou tout autre délit grave, quel que soit le lieu où la faute sous-jacente a été commise. Entrust interdit de s’engager ou de faciliter, directement ou avec ou par l’intermédiaire d’autres personnes, le blanchiment d’argent, et ne conclut pas d’affaires avec une personne ou une entité impliquée dans le blanchiment d’argent, le terrorisme ou des activités criminelles de toute nature. Entrust ne s’engage qu’avec des clients et des partenaires impliqués dans des activités commerciales légitimes et dont les fonds proviennent de sources légitimes. Les transactions en espèces doivent être évitées dans la mesure du possible.

Si un client, un fournisseur, un partenaire ou un tiers demande des modalités de paiement inhabituelles, telles que des espèces, un paiement dans une devise non correspondante, un paiement dans un pays autre que celui où les biens sont produits ou les services sont exécutés, un paiement par un intermédiaire ou des paiements à une entité différente, ces paiements doivent être approuvés par le service juridique avant la transaction. Les paiements à des personnes plutôt qu’à l’entité qui fournit le service sont interdits.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de signaux d’alerte pouvant indiquer qu’un blanchiment d’argent ou d’autres irrégularités financières se déroulent. Cette liste n'est pas exhaustive. Lorsque de tels signaux d’alarme sont observés, il convient de consulter le service juridique et financier avant d’effectuer la transaction.

• Le bénéficiaire/payeur ou l’un de ses propriétaires, dirigeants ou administrateurs a des antécédents d’inconduite financière de quelque nature que ce soit ;
• Des modalités de paiement inhabituelles sont demandées pour des « raisons fiscales » ou sans explication adéquate ;
• Le bénéficiaire/payeur n’a pas de compte dans une grande institution financière et/ou ne peut pas accepter ou effectuer un paiement par virement bancaire ;
• Le bénéficiaire/payeur est situé dans un pays soumis à une réglementation stricte en matière de devises ou dans une juridiction fictive (comme indiqué dans la matrice des risques) ;
• Le bénéficiaire/payeur implique dans la transaction un tiers qui n’est pas une institution financière ;
• Le bénéficiaire/payeur demande à être payé dans une devise qui diffère du lieu où la performance est effectuée et/ou du lieu où les biens sont fabriqués ;
• Le bénéficiaire/payeur demande le paiement dans une juridiction différente de celle où la performance est réalisée et/ou où les marchandises sont fabriquées ;
• Le payeur n’a pas de source facilement identifiable de fonds légitimes ;
• Le bénéficiaire/payeur demande que les paiements soient fractionnés en plus petits montants ;
• Le bénéficiaire/payeur demande que les marchandises soient expédiées via un pays tiers ;
• Surévaluation ou sous-évaluation manifeste des prix des biens et services ;
• Demandes de paiements à destination ou en provenance d’une entité différente au sein d’un groupe (telle qu’une société parente ou une filiale) plutôt que de l’entité qui a fourni le service ou fabriqué les biens ;
• L’établissement ou la demande de déclarations d’évaluation de documents de douane/d’exportation qui diffèrent de la valeur contractuelle ;
• Incohérences entre les marchandises, les lieux ou les conditions de la lettre de crédit ;
• Incapacité de fournir les documents TVA ou fiscaux appropriés ; ou
• D’autres signaux d’alerte de corruption, tels que ceux mentionnés au point 3.6.3 ci-dessus, sont présents.

Tenue de registres et rapports

Les lois anticorruption applicables exigent qu’Entrust tienne des livres et des registres exacts qui reflètent fidèlement les transactions de l’entreprise et la disposition des actifs de l’entreprise, et qu’elle maintienne un système de contrôles comptables internes suffisant pour assurer le contrôle, l’autorité et la responsabilité de la Direction à l’égard des actifs de l’entreprise.

Comptabilité

Toutes les transactions doivent être enregistrées avec précision, même si elles peuvent avoir enfreint des lois ou des règlements. Toutes les transactions doivent être enregistrées avec précision, même si la transaction peut avoir violé des lois ou des règlements. Les transactions ne doivent jamais être accompagnées, en tout ou en partie, d’enregistrements faux ou fictifs. Cette exigence s’applique à toutes les transactions, qu’elles soient financièrement importantes ou non pour Entrust.

Vérifications

Entrust doit soumettre ses contrôles internes, en particulier ses pratiques de comptabilité et de tenue de dossiers, à un examen et à une vérification réguliers afin d’en évaluer la conception et l’efficacité.

Les collaborateurs d’Entrust doivent signaler toute préoccupation liée à la lutte contre la corruption directement à leur supérieur, au Vice-président, au service de la conformité, au Directeur des affaires juridiques et de la conformité, [email protected] ou par l’entremise de la ligne d’assistance éthique, qui permet un signalement confidentiel et anonyme 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les circonstances qui constituent une préoccupation anticorruption à signaler comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

• Demande de pot-de-vin, de dessous-de-table ou de tout autre transfert de valeur inapproprié ;
• Demande de paiement d’un montant supérieur à la redevance officielle habituellement exigée pour le service ou l’action en question ;
• Demande d’un mode de paiement inhabituel (par exemple en espèces, paiements à un compte bancaire privé ou extraterritorial, paiements à un tiers non lié) ;
• Demande de don à un organisme de bienfaisance préféré ;
• Demande d’un fonctionnaire du gouvernement ou d’un client qui souhaite qu’Entrust engage un tiers spécifique pour l’assister dans une transaction ;
• Demande de don de produits ou de services gratuits ;
• Demande d’une faveur personnelle ;
• Soumission à Entrust de factures qui ne sont pas suffisamment détaillées, qui ne sont pas officielles ou qui semblent fausses ou modifiées.

Les employés doivent également signaler toute activité ou situation suivante impliquant un représentant du gouvernement, un client, un collaborateur d'Entrust ou un tiers avec lequel Entrust fait affaire :

• La personne ou l’entité a eu un comportement qui, selon l’avis du collaborateur, serait perçu comme corrompu ou illégal s’il était porté à la connaissance des autorités gouvernementales ou rapporté aux médias ;
• La personne ou l’entité fait ou fera l’objet d’une enquête gouvernementale ; ou
• La personne ou l’entité fait l’objet d’une rumeur selon laquelle elle aurait eu une conduite suspecte, contraire à l’éthique ou illégale.

Entrust n’autorise aucune forme de représailles à l’encontre des personnes qui signalent un problème, déposent une plainte de bonne foi ou coopèrent à une enquête.

Toute infraction des collaborateurs à la présente politique pourra donner lieu à des mesures disciplinaires, qui pourront aller jusqu’au licenciement et, le cas échéant, des poursuites judiciaires. En plus des mesures correctives prises par Entrust en cas de non-respect de la présente politique, les collaborateurs d'Entrust peuvent faire l’objet de poursuites pénales ou de mesures civiles de la part des autorités gouvernementales. Les peines, en cas de poursuites pénales, pourront aller d'amendes à de graves sanctions, dont des peines de prison.

La présente politique peut être mise à jour ou modifiée à tout moment.

Toute dérogation à la présente politique est exclue.

Jenny Carmichael, VP Conformité

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Question : Je négocie un contrat substantiel. Pour faciliter le processus de décision, je souhaite qu’un représentant du gouvernement visite nos installations aux États-Unis. J’aimerais offrir des billets de première classe à la fonctionnaire et à son conjoint, une généreuse indemnité journalière, des frais d’hôtel et de repas. Est-ce approprié dans le cadre de la politique d’Entrust et des lois anticorruption applicables ?

Réponse : Il est acceptable que l’agent du gouvernement visite nos installations américaines à cette fin, mais un billet en classe économique doit être acheté et seuls les frais d’hôtel et de repas raisonnables doivent être remboursés. Aucune indemnité journalière n’est autorisée et aucune dépense ne peut être payée pour le conjoint de l’agent gouvernemental.

Question : Le représentant du gouvernement aimerait s’arrêter à New York pour une journée sur le chemin du retour de la visite de nos installations américaines. Entrust peut-elle payer son hôtel à New York ?

Réponse : Non. Le voyage d’agrément ne semble pas être lié à un objectif professionnel légitime.

Question : Si je soupçonne, sans en avoir la preuve, qu’un distributeur ou un intégrateur de systèmes Entrust va verser un pot-de-vin dans le cadre d’un appel d’offres qu’il a soumis, dois-je prendre des mesures ?

Réponse : Oui. L’ignorance délibérée et l’absence d’enquête sur la possibilité qu’un pot-de-vin soit versé entraîne une connaissance imputée à Entrust et rend la société responsable de l’acte du tiers.

Question : Je suis citoyen d’un pays qui n’a pas de législation anticorruption en vigueur. J’ai inscrit les petits cadeaux aux représentants du gouvernement sur mes notes de frais comme frais de taxi. De cette façon, mon Directeur est soustrait de cette activité. C’est acceptable puisque mon supérieur ne le sait pas et que je ne suis pas assujetti aux lois anticorruption, n’est-ce pas ?

Réponse : Faux. Votre pays de résidence n’a pas d’importance. Vous êtes un employé d’Entrust et Entrust est soumise aux lois anticorruption. Le fait de laisser votre gestionnaire dans l’ignorance ne l’exonère pas nécessairement, pas plus que la Société, de toute responsabilité à l’égard de vos actes. Ces paiements peuvent également créer une responsabilité sérieuse pour vous personnellement. Vous êtes assujetti à ces lois tout comme la société en vertu de votre emploi chez Entrust.

Question : Nous avons entendu une rumeur selon laquelle d’autres entreprises pourraient payer des voyages et des divertissements somptueux à des agents du gouvernement et à des clients. Si nous ne faisons pas de même, nos concurrents auront un avantage déloyal sur nous dans la procédure d’appel d’offres. Pourquoi devons-nous respecter les lois anticorruption alors que nos concurrents ne le font pas ?

Réponse : Indépendamment de leur conformité ou de leur non-conformité, la plupart de nos concurrents sont soumis aux mêmes lois anticorruption qu’Entrust. Plus de 100 pays ont adopté une législation de lutte contre la corruption. Nos actions ne seront jamais dictées par les actes de nos concurrents. Nous obtenons des résultats financiers exceptionnels et jouissons d’une excellente réputation auprès de nos clients et du public en respectant strictement nos valeurs, notre Code d’éthique et toutes les lois applicables. Faire ce qui est juste est toujours bon pour les affaires.

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