Как подписать документ Word

Цифровая подпись — это особый вид электронной подписи, основанный на цифровых сертификатах.

Эти сертификаты выпускаются общедоступными центрами сертификации, например компанией Entrust, после процесса проверки идентификационных данных. Обычно они хранятся в специальных USB-токенах, предназначенных для безопасного размещения сертификатов и ключей цифровой подписи.

Microsoft Word предоставляет возможность добавления цифровых подписей одного или нескольких физических лиц, чтобы обеспечить:

• подотчетность подписей;
• подлинность контента;
• целостность документа.

В этом примере описано, как подписать документ Word с помощью цифрового сертификата Entrust, называемого сертификатом подписи документов.

Шаг 1.

Приобретите сертификат подписи документов у компании Entrust. Сертификаты подписи документов действительны от 1 до 3 лет и выпускаются в виде USB-токена, который мы отправляем вам после проверки вашей личности. Этот процесс может включать видеосеанс в реальном времени.

Шаг 2.

Установите сертификат подписи документов. Можно выполнять инструкции, представленные в этом руководстве.

Шаг 3.

Откройте документ Word для цифровой подписи и перейдите на вкладку File (Файл).

• Убедитесь, что в меню слева выбран элемент Info (Информация).
• Выберите Protect Document (Защитить документ) > Add a Digital Signature (Добавить цифровую подпись).

• В диалоговом окне Sign (Подпись) выполните перечисленные далее действия.
  • Выберите тип обязательства (автор, утверждающее лицо или автор и утверждающее лицо).
  • Введите цель для подписания документа.
  • Щелкните элемент Details (Сведения), чтобы ввести информацию о себе (должность и местоположение). Эта информация станет частью вашей подписи.
  • Щелкните элемент Change (Изменить), чтобы выбрать сертификат подписи документов Entrust, если он не отображается на нижней панели.
  • Щелкните элемент Sign (Подпись).

• Укажите свой пароль токена, если потребуется.
• Если появится диалоговое окно Request Permission to use a Key (Запросить разрешение на использование ключа), выберите вариант Grant permission (Предоставить разрешение) для продолжения.
• Word продолжит подписание документа.

Шаг 1.

Приобретите сертификат подписи документов у компании Entrust. Сертификаты подписи документов действительны от 1 до 3 лет и выпускаются в виде USB-токена, который мы отправляем вам после проверки вашей личности. Этот процесс может включать видеосеанс в реальном времени.

Шаг 2.

Установите сертификат подписи документов. Можно выполнять инструкции, представленные в этом руководстве.

Шаг 3.

Откройте документ Word для цифровой подписи и перейдите на вкладку Insert (Вставка).

• В разделе Signature Line (Строка подписи) выберите элемент Microsoft Office Signature Line (Строка подписи Microsoft Office).

• Заполните необязательные поля для лица с правом подписи и щелкните OK (ОК). В документе будет отображаться поле подписи, которое можно переместить.

• Теперь вы можете отправить документ лицу с правом подписи или подписать документ самостоятельно, если вы являетесь этим лицом. Просто дважды щелкните строку подписи и введите свои имя и фамилию или, при наличии, добавьте изображение своей подписи, щелкнув элемент Select Image (Выбрать изображение).

• Убедитесь в том, что в поле Signing as (Подпись как) выбран сертификат подписи документов. При необходимости можно щелкнуть элемент Change (Изменить), чтобы выбрать правильный сертификат. Затем щелкните элемент Sign (Подпись).
• Укажите свой пароль токена, если потребуется.
• Если появится диалоговое окно Request Permission to use a Key (Запросить разрешение на использование ключа), выберите вариант Grant permission (Предоставить разрешение) для продолжения.
• Word продолжит подписание документа.

Примеры

В документе с цифровой подписью будут отображаться баннеры, указывающие, что документ помечен как окончательный, не может быть отредактирован и содержит подписи.

Если подпись сформирована из строки подписи, она также будет отображаться в документе в том месте, где была размещена строка подписи.

Цифровые подписи можно проверить, щелкнув элемент View Signatures (Просмотр подписей). Отобразятся проверенное имя лица с правом подписи и причина подписания.