Электронная подпись: полное руководство

Поскольку мир вступил в эпоху цифровых технологий, организации как никогда раньше стремятся создать надежную основу для своих усилий по трансформации. Государственным учреждениям и предприятиям необходим способ беспрепятственной аутентификации идентификационных данных для разных задач, будь то защита транзакций потребителей или обеспечение безопасных поездок граждан, в среде, которая становится все более распределенной.

К счастью, им могут помочь такие решения, как безопасные электронные подписи, удостоверяющие личность. Имея хорошо защищенную инфраструктуру электронной подписи, организации могут гарантировать будущий успех взаимодействий и защитить себя от рисков нашей быстро развивающейся среды.

Читайте далее, чтобы узнать больше об электронных подписях, в том числе о том, что они собой представляют, как они работают и как можно ими воспользоваться.

Электронная подпись — это эффективный способ подписания цифрового документа. Заменяя традиционный процесс подписания, она позволяет лицу с правом подписи прикреплять свое имя к любой записи или транзакции с помощью электронных средств, без использования бумажных документов.

Электронную подпись следует рассматривать как виртуальное представление лица. Как и подпись на бумаге (ее аналог), электронная подпись используется для указанных ниже целей.

1. Удостоверение подлинности юридического документа.
2. Установление намерения соблюдать условия подписанного документа.

Процесс электронной подписи может иметь ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись, при условии соблюдения определенных требований, которые могут различаться в зависимости от местоположения. Благодаря множеству действующих мер безопасности можно с полной уверенностью подписать любой юридический документ.

Зачем нужны электронные подписи?

Процесс собственноручной подписи относительно прост. Вы открываете бумажный документ, подписываете свое имя над строкой для подписи — и все готово. Сейчас в нашем цифровом мире все не так просто.

Электронные транзакции становятся все более распространенными, особенно с увеличением объема удаленной работы, электронной коммерции и онлайн-бизнес-моделей. Следовательно, потребителям, государственным учреждениям и организациям нужен способ заверять документы и доказывать намерение независимо от местоположения.

Более того, они должны выполнять эту задачу максимально безопасно. По мере стремительного роста электронных транзакций растут и связанные с ними риски: подделка документов, опровержимость и другие споры юридического характера.

Собственноручная подпись обычно защищается свидетелями, которые могут подтвердить ее подлинность. Однако для электронных подписей должны использоваться более сложные механизмы. К счастью, технологии развиваются, и программное обеспечение для электронной подписи и другие решения позволяют организациям с легкостью подтверждать точность и подлинность.

В чем разница между электронной и цифровой подписями?

Если не вдаваться в подробности, электронная подпись — это общий термин, описывающий все технологии, которые используются для заверения, аутентификации и подписания цифрового документа. Напротив, цифровая подпись — это тип электронной подписи, который обеспечивает более высокий уровень доверия.

Цифровые подписи получили повсеместное признание в качестве наилучшей практики проверки электронных транзакций, поскольку опираются на проверенную технологию инфраструктуры открытых ключей (PKI). Простыми словами, PKI — это система учетных данных, выпускающая криптографические активы, называемые цифровыми сертификатами, которые можно получить только от центра сертификации (CA), такого как Entrust. Цифровой сертификат действует как паспорт. Каждый сертификат уникален для лица с правом подписи, поэтому служит удостоверением личности.

В процессе подписи используется специальный криптографический актив, называемый сертификатом подписи документов. Когда лицо подписывает юридический документ электронным способом, сертификат вставляет в подпись свою копию вместе с отметкой времени, когда он был подписан.

Более того, цифровые подписи рассчитываются на основе точного содержания документа. Это значит, что последующие изменения нарушат подпись, что помогает исключить риск подделки и опровержимости.

В совокупности эти функциональные возможности не позволяют лицу с правом подписи отрицать существование или действительность цифрового документа либо его подписи. Более того, они обеспечивают уверенность для удаленной коммуникации, осуществления транзакций и ведения бизнеса без ущерба для безопасности или доверия.

Три основных типа электронных подписей

В большинстве стран мира электронные подписи обычно классифицируются по уровню надежности, то есть по тому, насколько хорошо они гарантируют намерение, согласие и личность лица с правом подписи. Цель такой классификации — обеспечить стандартизированный способ оценки и понимание их надежности.

Как правило, существует три уровня надежности электронной подписи.

1. Низкая надежность. Электронной подписью может считаться любая подпись в электронном формате. По сути ею может быть подпись, нарисованная с помощью мыши, подпись на бумаге, отсканированная и вставленная в цифровой документ, или даже имя, введенное в файле PDF. К сожалению, эти основные формы можно легко оспорить.
2. Высокая надежность. Цифровые подписи по своему характеру гораздо более надежны. Поскольку они используют инфраструктуру открытых ключей и цифровые сертификаты, их гораздо сложнее подделать или оспорить. Кроме того, цифровые подписи защищены от несанкционированного доступа и предотвращают изменение содержания подписанного документа.
3. Регулируемая высокая надежность. Цифровые подписи, которые регулируются законодательством, считаются наиболее надежными. Помимо того, что такие подписи должны применять PKI и сертификаты подписи документов, они должны соответствовать местным стандартам. Более того, инфраструктуру подписи обычно обслуживают организации, называемые «поставщиками доверительных услуг» (TSP), деятельность которых подлежит аудиту и строгому регулированию.

Пример подписи: регламент eIDAS

Конкретные правила, стандарты и определения различаются в зависимости от страны. Тем не менее, в большинстве юрисдикций, в которых электронные подписи принимают на законных основаниях, придерживаются описанного выше многоуровневого подхода, хотя и со своими собственными установленными требованиями.

Пожалуй, нет лучшего примера, чем Европейский союз (ЕС). В 2016 г. ЕС принял регламент eIDAS, который расшифровывается как «electronic Identification, Authentication, and Trust Services» (электронная идентификация, аутентификация и доверительные услуги). Этот регламент создал правовую основу для электронных подписей во всех государствах — членах ЕС, согласовав требования всех юрисдикций в рамках единого законодательства.

Согласно eIDAS, существует три типа подписей.

1. Простая электронная подпись. Это самый простой и доступный тип электронной подписи, не требующий строгой аутентификации или проверки личности лица с правом подписи, что делает его самым легким в реализации. Однако он также имеет самый низкий уровень надежности.
2. Усовершенствованная электронная подпись. Этот тип имеет более четкие требования, и лицу с правом подписи может подаваться запрос на проверку личности с помощью биометрических данных, кодов доступа, цифровых сертификатов и других электронных средств.
3. Квалифицированная электронная подпись. Более сложная, чем усовершенствованная электронная подпись, с более строгими техническими требованиями. Этот тип подписи обладает высочайшим уровнем надежности. И усовершенствованная, и квалифицированная подписи на самом деле являются цифровыми подписями, но последняя более безопасна и строго регулируется.

Примечательно, что квалифицированная электронная подпись должна соответствовать строжайшим требованиям. Она должна не только включать в себя цифровой сертификат, соответствующий требованиям eIDAS, но и генерироваться с использованием квалифицированного токена или устройства для создания подписи (SCD), выданного квалифицированным TSP.

Что такое устройство для создания подписи?

SCD — это аппаратное устройство, предназначенное для размещения цифровых сертификатов и создания цифровых подписей. К двум наиболее распространенным типам относятся USB-токены и аппаратные модули безопасности (HSM).

При использовании USB-токена пользователи вставляют устройство непосредственно в свой компьютер, что позволяет им получить доступ к своему цифровому сертификату. Напротив, аппаратные модули безопасности хранятся либо в локальной корпоративной сети, либо в облаке, размещенном у TSP, где пользователи могут осуществлять доступ и создавать подписи без ущерба для своих возможностей.

Qualified Signature Creation Device (QSCD) — это устройство, проверенное в ходе сертификации в соответствии с eIDAS. Только устройства QSCD могут использовать квалифицированные цифровые сертификаты для создания квалифицированной подписи.

По данным компании Deloitte, к 2026 г. глобальный рынок электронных подписей будет стоить более 14 млрд долл. США и расти впечатляющими темпами — на 30 % в год. Во многом это можно объяснить благоприятным регулированием во всем мире, не говоря уже об обширном списке отраслевых вариантов использования.

Далее представлена информация о том, как различные сектора используют электронные подписи в своих интересах.

Финансовые услуги

Финансовые учреждения, такие как банки и кредитные союзы, изначально использовали для разных деловых целей бумажные процессы. Теперь с помощью электронных и цифровых подписей они могут максимизировать доверие и снизить риски как для себя, так и для потребителей.

Возьмем, к примеру, адаптацию клиентов. В прошлом банки требовали от новых клиентов открывать счета, посещая филиалы и ставя мокрую подпись на листе бумаги. Теперь, благодаря безопасным цифровым подписям, учреждения могут упростить открытие счетов, позволяя клиентам подписывать формы, документы о раскрытии информации и другие соглашения в электронном виде.

Кроме того, поскольку цифровые подписи имеют отметку времени и защищены от несанкционированного доступа, они служат электронным контрольным журналом, который нелегко оспорить в случае разногласий.

Договоры купли-продажи

В любой отрасли договор купли-продажи часто является самым важным юридическим документом для компании. Договоры, будь то техническое задание (ТЗ) или соглашение об управляемых услугах (MSA), имеют значительный вес, и их необходимо создавать, составлять и подписывать с полной уверенностью. Однако традиционный процесс подписания может быть медленным и излишне сложным.

С помощью электронных подписей организации могут ускорить процесс подписания документов без ущерба для безопасности. Проверка личности выполняется быстро и беспрепятственно, что позволяет обеим сторонам ставить подпись независимо от времени и местоположения. Это может помочь ускорить цикл продаж и снизить потребность в физических документах.

Государственные услуги

В государственном секторе существует множество типов соглашений, для которых требуется точный и доступный контрольный журнал. Электронные подписи могут помочь учреждениям и гражданам упростить и обезопасить весь рабочий процесс — от документов о соблюдении нормативно-правовых требований и изменений политики до заявок на оборудование и заявок на получение льгот.

Например, представьте, что вы подаете заявку на получение финансовой помощи от местных органов власти. Вместо того чтобы брать отгул и ехать в их офис, граждане могут использовать решение для электронной подписи для отправки электронной формы. При этом не только ускоряется процесс, но и повышается подотчетность и прозрачность благодаря цифровой записи об отправке.

Управление персоналом

По данным Forbes, отделы по управлению персоналом (HR) часто используют электронные подписи для документов, связанных с наймом и подбором персонала. Для приема на работу нового сотрудника требуется много документов, но благодаря решению для электронной подписи лицо с правом подписи может заключать договоры не выходя из дома. Это особенно важно для удаленных сотрудников, которые могут жить далеко от офиса.

Какая подпись подходит именно вам?

Действительно, электронные подписи создают множество трудностей. Тем не менее у них разные сферы применения. В некоторых из них может требоваться более высокий уровень уверенности в личности, намерении и согласии лица с правом подписи. Например, подписание закладной — гораздо более конфиденциальная транзакция, чем подписание документа, подтверждающего доставку.

В свою очередь, не все электронные подписи создаются одинаковыми, что позволяет регулировать уровень доказательств, чтобы минимизировать риски в конкретных обстоятельствах. Поскольку подпись имеет юридическое значение, крайне важно сотрудничать с соответствующим юридическим консультантом, чтобы доказательства, собираемые в процессе подписания, были согласованы с применимыми нормами, соответствовали им, а также были достаточны в случае возникновения спора.

При выборе типа подписи рекомендуется учитывать следующее:

1. Законодательство страны и штата, например Закон США об электронных подписях.
2. Трансграничное регулирование, например регламент eIDAS в Европейском союзе.
3. Отраслевые требования, например принцип Знайте своего клиента (KYC) или законы по борьбе с отмыванием денег (AML).

Почему вашей организации следует использовать электронные подписи? На самом деле для этого существует множество причин. Безопасное решение для электронной подписи может помочь получить множество значимых преимуществ, в том числе указанные ниже.

• Гибкость. Подписание электронных документов в любом месте и в любое время. Благодаря электронным подписям с более быстрыми, эффективными и удобными процессами можно улучшить возможности сотрудников и клиентов.
• Безопасность. Проверка подлинности каждой транзакции и борьба с мошенничеством при заключении всех цифровых соглашений. Еще лучше — ограничение угрозы ущерба для репутации благодаря более высокой юридической гарантии и уменьшению потенциальной ответственности.
• Инновации. Ускорение процесса подписания за счет заметного повышения скорости и эффективности. Электронные подписи оптимизируют развертывание интегрированных рабочих процессов заключения соглашений, позволяя максимизировать производительность и в то же время повысить устойчивость.
• Соблюдение нормативно-правовых требований. Создание цифрового контрольного журнала и обеспечение соответствия местным, национальным и международным нормам, в том числе в США, Европейском союзе и за их пределами.

Хотя технологии электронной подписи документов могут показаться специфическими и сложными, возможности пользователей на самом деле довольно четкие. В действительности весь процесс может занять всего несколько минут.

Как правило, он выполняется в пять основных этапов.

1. Адаптация и предоставление учетных данных. Сначала пользователь или организация регистрируются в системе подписи документов. Она проверяет идентификационные данные пользователя и (или) его организации, как правило, с помощью нескольких методов аутентификации.
2. Запрос на подпись. После завершения адаптации система инициирует запрос на подпись, выбирая цифровой документ, который стороны хотят подписать, и приглашая необходимые стороны.
3. Проверка личности. Прежде чем лицо с правом подписи сможет добавить свою электронную подпись, оно должно пройти аутентификацию для гарантии честности и безопасности. Обычно такая процедура выполняется с помощью многофакторной аутентификации (MFA), например подтверждения по электронной почте или SMS. Если лица с правом подписи изначально не прошли этап адаптации, на этом этапе может быть запущен процесс проверки личности.
4. Создание подписи. Процесс создания подписи зависит от типа выбранной подписи. Ели это простая электронная подпись, в документ может быть добавлена обычная подпись. Если генерируются цифровые подписи, TSP создаст сертификаты подписи документов для каждого проверенного лица с правом подписи. Сертификаты будут использоваться для создания подписей. Будет создан уникальный идентификатор транзакции, и каждый этап процесса будет записываться в контрольный журнал для юридических целей.
5. Рассылка подписанного документа. После сбора всех подписей подписанный документ будет надежно храниться для дальнейшего использования. Пользователи могут получить доступ к защищенной копии для ведения собственного учета.

Доверие крайне необходимо для цифровой трансформации. В чем заключается хорошая новость? Благодаря полному портфелю решений для электронной подписи для организаций всех форм и размеров компания Entrust делает трансформацию максимально беспроблемной.

Наши службы сертификатов, аппаратные модули безопасности nShield и мощная платформа идентификационных данных, которым доверяют во всем мире, обеспечивают надежную и безопасную подпись, удовлетворяющую любым потребностям предприятий, государственных учреждений, а также всех организаций, занимающих промежуточное положение между ними. Продукты и услуги, которые поддерживают наш портфель решений для подписи с идентификацией, можно интегрировать по отдельности или объединить в комплексное решение. К ним относятся перечисленные ниже.

• Служба удаленной подписи Entrust. Облачное решение для выпуска и размещения цифровых сертификатов, а также создания безопасных цифровых подписей.
• Служба автоматизации подписи Entrust. Облачное решение, которое позволяет организациям выпускать брендированные сертификаты и цифровые печати.
• Сертификаты подписи документов Entrust. Позволяют создавать доверенные подписи лиц или сотрудников с использованием защищенных USB-токенов или аппаратных модулей безопасности
• Entrust Identity as a Service. Управляемое предложение, которое обеспечивает доверенное управление идентификационными данными сотрудников, потребителей и граждан с помощью надежной многофакторной аутентификации, устойчивой к фишингу.
• Signhost от Evidos — компании Entrust. Облачное решение для организации запросов на подпись, аутентификации лиц с правом подписи, создания подписей и рассылки документов на одной комплексной платформе.

Опираясь на ведущие в отрасли технологии, соответствующие мировым стандартам, компания Entrust поможет использовать возможности электронной подписи. Мы — эксперты в области PKI, аппаратных модулей безопасности, аутентификации и цифровых подписей, так что вы можете быть уверены, что мы предоставим лучшее в своем классе высоконадежное решение, которое соответствует вашим уникальным потребностям.