Digitale Signaturen vs. Elektronische Signaturen

Für viele Arten von Geschäfts- und Rechtsdokumenten sind Tinte und Papier heute überflüssig. Stattdessen ist eine gültige Unterschrift auch elektronisch oder digital möglich. 

Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es erhebliche Unterschiede zwischen einer digitalen und einer elektronischen Signatur. Sie unterscheiden sich zum Beispiel darin, für welche Arten von Vereinbarungen oder Dokumenten sie typischerweise verwendet werden, ob sie Compliance-Anforderungen erfüllen, ob es Sicherheitsbedenken gibt und in vielem mehr.

Die Zahl der digitalen Fälschungen nimmt zu. Das lässt das Überprüfen der Authentizität und Integrität eines Dokuments immer wichtiger werden. Während elektronische Signaturen (oft Wiedergaben oder ein Bild einer handschriftlichen Unterschrift oder sogar ein einfaches Häkchen) üblicherweise für Dokumente wie Lieferscheine und einfache Verträge verwendet werden, kommen digitale Signaturen zunehmend in Situationen zum Einsatz, in denen ein höheres Maß an Sicherheit und Validierung erforderlich ist.

Ein klares Verständnis der Natur elektronischer und digitaler Signaturen trägt dazu bei, die Einhaltung von Branchenvorschriften, effiziente Ressourcennutzung und ein hohes Maß an Sicherheit zu gewährleisten.

• Der Begriff elektronische Signatur bezieht sich auf jede Methode zur elektronischen Unterzeichnung eines Dokuments. Digitale Signaturen sind eine Untergruppe der elektronischen Signaturen, die stärkere Authentifizierung und Überprüfung beinhalten.
• Elektronische Signaturen reichen vom einfachen „Zum Unterschreiben tippen/anklicken“ bis hin zu digitalen Signaturen, die die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments mithilfe von Kryptographie und Zertifikaten überprüfen.
• Einfache elektronische Signaturen bieten Schnelligkeit und Bequemlichkeit. Vereinbarungen und Verträge, die sensible Daten oder Transaktionen von hohem Wert betreffen, erfordern jedoch oft die zusätzliche Sicherheit, die mit digitalen Signaturen einhergeht.
• Digitale Signaturen entsprechen vielen gesetzlichen und branchenüblichen Standards, da sie Sicherheit, Manipulationsschutz und langfristige Prüfbarkeit gewährleisten.
• Angesichts der Komplexität von Geschäftsabläufe müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie für unterschiedliche Anforderungen von einfachen internen Formularen bis hin zu wichtigen Verträgen die richtige Art elektronischer Signatur wählen.

Eine elektronische Signatur ist eine Signatur, die elektronisch erfolgt und mit der Absicht durchgeführt wird, ein Dokument zu unterzeichnen. Sie ersetzt in der Regel das "Unterschreiben von Hand" und digitalisiert den Unterschriftsprozess. Diese Art der Signatur wird häufig in PDF-Dokumenten oder zum Unterzeichnen von Dokumenten über Drittanbieter-Apps verwendet.

Elektronische Signaturen umfassen getippte Unterschriften, ein Bild einer Unterschrift und Funktionen, mit denen Benutzer durch Anklicken oder Ankreuzen eines Kästchens unterzeichnen können. Im Vergleich zum Ausdrucken, Unterschreiben, Scannen oder Versenden physischer Kopien bieten sie eine schnelle, einfache und kostengünstige Methode zum Unterzeichnen von Dokumenten.

Die Länder haben Rechtsvorschriften erlassen, die den rechtsverbindlichen Charakter elektronischer Signaturen festlegen. Dazu gehören beispielsweise der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) in den USA und die Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) in der EU. Sie verlangen bestimmte Maßnahmen wie die Pflege der Dokumentation der Einwilligung des Unterzeichners.

Im Gegensatz zu digitalen Signaturen sind jedoch keine Mechanismen (wie z. B. Zertifizierungsstellen) erforderlich, die Identitätssicherheit, Manipulationsschutz oder Dokumentation für langfristige Nachprüfbarkeit bieten. Das macht einfache elektronische Signaturen für Branchen mit höheren Sicherheitsrisiken ungeeignet.

Die digitale Signatur ist eine Art elektronische Signatur, jedoch mit einem höheren Maß an Sicherheit und Überprüfung, um Betrug während des Sendens und Empfangens zu verhindern.

Der Unterzeichnungsprozess verwendet die Public Key Infrastructure (PKI)-Technologie, die eine Signatur mit einem kryptografischen Schlüssel und einem vertrauenswürdigen digitalen Zertifikat verbindet. Letztere dienen dazu, die Identität des Unterzeichners zu bestätigen und sicherzustellen, dass am Dokument keinerlei Änderungen vorgenommen wurden. Dadurch wird ein manipulationssicheres Siegel erzeugt: Wenn sich der Inhalt des Dokuments nach der Unterzeichnung ändert, wird die Änderung gekennzeichnet und die Unterschrift wird ungültig.

Da sie diese fortschrittlichen Sicherheitsmechanismen beinhalten, bieten digitale Signaturen Rechtssicherheit in stark regulierten Branchen oder bei Arbeitsabläufen mit sensiblen und privaten Daten, z. B. im Gesundheitswesen und bei Behörden. Das kryptografische Zertifikat, der Zeitstempel und der Nachweis von Manipulationen sorgen für eine überprüfbare Vertrauenskette und machen aus einer Signatur einen Beweis und nicht nur eine Markierung auf einem Dokument.

Auf diese Weise tragen digitale Signaturen zur Risikominderung bei und sorgen gleichzeitig für ein hohes Maß an Sicherheit und Vertrauen. Durch die Integration von Kryptographie, Identitätsüberprüfung und hochwertiger Sicherheit können sich Unternehmen darauf verlassen, dass ihre Signaturprozesse den erforderlichen Standards entsprechen.

Eine elektronische Signatur ist ein allgemeiner Begriff für eine Zustimmung oder Genehmigung, unabhängig davon, ob ein Bild, eine Zeichnung oder ein Symbol zur Verifizierung eines Dokuments verwendet wird. Nicht immer ist damit ein Identitätsnachweis verbunden: Jeder könnte ein Bild einer Unterschrift hochladen – die nötige Autorität, um die Identität der Unterzeichner zu validieren, ist dabei nicht gegeben.

Digitale Signaturen sind dagegen eine Sonderform der elektronischen Signaturen. Sie enthalten einen elektronischen Fingerabdruck, der von der PKI-Technologie durch digitale Zertifikate unterstützt wird, die verifizierte Identitätsangaben des Unterzeichners enthalten. Digitale Signaturen gelten im Allgemeinen als sicherer als elektronische Signaturen, da sie bessere Garantien für die Identität des Unterzeichners sowie die Authentizität und Integrität der unterzeichneten Dokumente bieten.

Sowohl elektronische als auch digitale Signaturen sind in den meisten Ländern legal, teilweise allerdings mit erheblichen Unterschieden. Sie zu verstehen ist entscheidend für Unternehmen, die hohe Compliance-Anforderungen und Sicherheitsstandards haben und sich im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits sicher fühlen müssen.

Elektronische Signaturen sind zwar im Allgemeinen einfacher zu verwenden und werden im Geschäftsalltag weitgehend akzeptiert, aber die Identitätsprüfung ist schwächer, die Durchsetzbarkeit hängt oft von kontextbezogenen Faktoren ab, und es gibt möglicherweise keinen rechtssicheren Prüfpfad. 

Digitale Signaturen sorgen für kryptografische Bindung und Identitätsprüfung und versiegeln Dokumente, um Manipulationen zu verhindern. Das unterstützt die Einhaltung branchen- und regionsspezifischer Rahmenwerke, die sensible oder risikoreiche Arbeitsabläufe regeln. International anerkannte Standards wie AES (Advanced Electronic Signature), der zusätzliche Überprüfungsschritte vorsieht, um zu bestätigen, wer unterschrieben hat, und die Unterschrift zur Manipulationserkennung mit dem Dokument verknüpft, sowie QES (Qualified Electronic Signature), der staatlich zugelassene Zertifikate und eine Identitätsüberprüfung erfordert, bieten ein rechtssicheres Maß an Sicherheit.

Wenn signierte Dokumente rechtlich angefochten werden, z. B. bei Audits, Rechtsstreitigkeiten oder regulatorischen Prüfungen, müssen Organisationen häufig die Authentizität und Integrität nachweisen. Digitale Signaturen bieten in der Regel das erforderliche Maß an Sicherheit, um diese Anforderungen zu erfüllen.

In einem Rechtsstreit kann ein Gericht beispielsweise einen Signaturnachweis verlangen, um festzustellen, ob ein Vertrag gültig und durchsetzbar ist. Bei einer digitalen Signatur wird der Vertrag direkt in das kryptografische Zertifikat, das an die Identität des Unterzeichners gebunden ist, und in einen Prüfpfad eingebettet, der zeigt, wann und wie das Dokument unterzeichnet wurde. Auf diese Weise kann das Unternehmen die Absicht, die Authentizität und die Integrität des Dokuments nachweisen.

Sowohl elektronische als auch digitale Signaturen vereinfachen den Genehmigungsprozess, werden aber für unterschiedliche Zwecke eingesetzt. Die Entscheidung zwischen einer digitalen und einer elektronischen Signatur hängt von einer einzigen Frage ab: Wie viel Sicherheit ist für dieses Dokument erforderlich? 

Elektronische Signaturen sind am besten geeignet, wenn Schnelligkeit und Bequemlichkeit zählen: typische Arbeitsabläufe mit geringem Risiko, bei denen das Vertrauen bereits etabliert ist und keine kryptografische Sicherheit benötigt wird, die zu unnötigen Reibungsverlusten führen könnte. Zum Beispiel:

• Einfache Bestätigungen und interne Genehmigungen
• Abzeichnen interner Mitteilungen
• Vereinbarungen zwischen Einzelpersonen mit geringem Risiko für Streitigkeiten

Da sie eine stärkere Authentifizierung, Manipulationserkennung und Prüfbarkeit bieten, eignen sich digitale Signaturen besser für Vereinbarungen, die sensible Informationen oder Transaktionen von hohem Wert betreffen oder bei denen ein Dokument später eventuell vor Gericht angefochten werden könnte. Diese Situationen rechtfertigen den mit digitalen Signaturen verbundenen zusätzlichen Aufwand.

Im Folgenden einige Beispiele, bei denen Organisationen den verbesserten Schutz und die Sicherheit digitaler Signaturen benötigen:

• Verträge mit staatlichen Stellen
• Bank- oder Darlehensunterlagen
• Autorisierungen im Gesundheitswesen
• Vereinbarungen über wertvolles geistiges Eigentum
• Rechtsdokumente für Immobilientransaktionen oder Lizenzvereinbarungen

Da die Art des Risikos je nach Größe der Organisation, Branche und Funktion sehr unterschiedlich ist, müssen Führungskräfte die Art der Signaturen sorgfältig auf ihren konkreten Bedarf und potenzielle Compliance-Anforderungen abstimmen.

Organisationen brauchen die Flexibilität und Werkzeuge, um das richtige Maß an Sicherheit für die Unterzeichnung von Dokumenten für eine Vielzahl von operativen Bereichen und Vertragsarten zu wählen, von der internen Unterschrift in der Personalabteilung bis hin zu internationalen Vertriebsverträgen. Lösungen für das digitale Unterzeichnen stellen sicher, dass Signatur-Workflows rationalisiert werden und Signaturen bei Bedarf überprüfbar und rechtssicher sind, was die Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen und Branchenvorschriften unterstützt.

Entrust Signhost ist Software für elektronische Signaturen, die sich auf Richtlinienkontrolle und Identitätsintegration konzentriert. Sie versetzt Teams in die Lage, das Unterzeichnen von Dokumenten je nach Risiko und betrieblichen Erfordernissen flexibel zu verwalten, unabhängig davon, ob es sich um Routinevereinbarungen oder hochwertige, sensible Verträge mit Partnern, Lieferanten und Kunden handelt. 

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