Перейти к основному содержимому

Точный учет посетителей является важной частью любой системы контроля физического доступа. Знать, кто и когда посетил ваш объект, важно не только для обеспечения безопасности здания: это становится все более важным с точки зрения нормативных требований для различного рода организаций, и это может быть невероятно ценной информацией в случае чрезвычайных ситуаций. Эффективная система управления посетителями также может улучшить опыт деловых партнеров, клиентов, кандидатов на работу и других гостей.

Что такое управление посетителями?

В самом простом случае системы управления посетителями служат для сбора и отслеживания информации о доступе в помещения и их использовании посетителями. Системы управления посетителями, как правило, являются неотъемлемой частью комплексной программы организации по контролю физического доступа, мониторингу и управлению доступом людей в помещения внутри здания.

Типы систем управления посетителями

На практике существует множество разновидностей систем управления посетителями.

Аналоговые системы управления посетителями

Самым распространенным и традиционным подходом является папка для регистрации или подобная система управления посетителями с использованием ручки и бумаги. Для некоторых организаций такого аналогового подхода к управлению посетителями по-прежнему может быть достаточно. Но с аналоговым управлением посетителями связан целый ряд проблем: оно медленное и неудобное для посетителей; оно трудоемкое и подвержено человеческим ошибкам; существует высокий риск мошенничества; трудно обеспечить видимость в режиме реального времени или быстро провести расследование в случае проблемы безопасности, чрезвычайной ситуации или аудита соответствия. Кроме того, учитывая тот факт, что все больше и больше организаций во всех сегментах внедряют более сложные протоколы безопасности, включающие в себя проверку благонадежности, сопровождение сотрудников, юридические документы и т. д., системы управления посетителями, которая не интегрирована с системой контроля физического доступа, недостаточно.

Цифровые системы управления посетителями

Современные цифровые системы управления посетителями стали гораздо более практичными и экономичными и могут принести компании гораздо большую пользу, которая не сводится к простому отслеживанию. Эти системы записывают информацию о доступе посетителей в централизованный журнал, и многие из них предоставляют дополнительные возможности идентификации в точках доступа. Этот цифровой журнал и проверка идентификационных данных значительно повышают уровень безопасности. Они также используются для централизованной видимости в реальном времени и хранения полной документации в целях расследования и аудита соответствия.

Облачные системы управления посетителями (SaaS)

Как и многие технологии, следующее поколение систем управления посетителями становится облачным. Управление посетителями на основе облачных технологий развернуто в проверенной модели предоставления решения как услуги, что обеспечивает организации все преимущества цифровой системы управления посетителями одновременно с гибкостью, масштабируемостью, безопасностью и вычислительной мощностью облака. Развертывание происходит быстро и легко, не требуя капитальных вложений в готовое оборудование или эксплуатационных расходов на управление программным обеспечением. Современные сложные облачные системы используют мощные аналитические механизмы для выявления аномалий и автоматизации рабочих процессов для повышения безопасности и эффективности. Все это можно масштабировать в режиме реального времени по мере открытия, закрытия, перемещения офисов или их адаптации к потребностям гибридного персонала.

система управления посетителями

Почему важно управлять посетителями

Система управления посетителями имеет значение по трем важнейшим причинам: безопасность, соответствие требованиям и обслуживание посетителей.

  • Безопасность. Система управления посетителями может предоставить подробные данные о доступе посетителей к зданиям, включая подробную информацию о том, доступ в какие помещения они получили. Такая видимость посетителей является основополагающим компонентом комплексной программы контроля физического доступа или безопасности здания. Это позволяет организации расследовать нарушения безопасности или другие проблемы и быстро реагировать в случае чрезвычайной ситуации в области безопасности.
  • Соответствие требованиям. Помимо внутренних требований к безопасности, исходя из которых организации внедряют системы управления посетителями, нормативно-правовые требования все чаще содержат положения, касающиеся управления посетителями. Например, согласно многим отраслевым нормативным актам (например, Закон об ответственности и переносе данных о страховании здоровья граждан) требуется отчетность о лицах, имевших доступ к конфиденциальным данным. В случае с печатными документами это могут быть лица, имевшие физический доступ. В рамках модели Visitor Management as a Service перед визитом посетителей могут попросить заполнить необходимые документы, например соглашение о неразглашении (NDA). Система управления посетителями также может помочь с соблюдением нормативно-правовых требований общественного здравоохранения, например связанных с отслеживанием контактов в случае с COVID-19.
  • Удобство посетителей. Несмотря на то что у организаций есть веские причины (и требования) для мониторинга доступа посетителей, они не хотят их стеснять или доставлять им неудобства. Правильная система управления посетителями может решить задачи компании в сфере безопасности и соответствия требованиям и при этом гарантировать удобство посетителей. Ниже перечислены примеры факторов, которые поднимают удобство посетителей на новый уровень за счет передовых технологий управления.
    1. Легкая предварительная регистрация. Перед прибытием посетитель получает электронное письмо с основной информацией о своем визите, а также QR-код, чтобы начать процесс регистрации по прибытии на место.
    2. Упрощенная регистрация по прибытии. После прибытия посетитель сканирует QR-код, чтобы автоматически зарегистрироваться, или выполняет простые инструкции на экране киоска iPad. Весь процесс регистрации быстрый и бесконтактный.
    3. Удобное уведомление администраторов. Когда регистрация завершена, администратор получает уведомление в виде текстового или электронного сообщения, поэтому ни одной из сторон не приходится ждать.

Управление посетителями для будущего гибридной работы

Пандемия COVID-19 в корне изменила многие традиционные парадигмы в мире труда и ускорила другие важные перемены. На их фоне многие организации поняли, что гибридная работа и работа из дома не только возможны, но и являются предпочтительными и часто более продуктивными сценариями.

Внедрение гибкой гибридной рабочей модели требует инвестиций в новые технологии, которые очень часто подразумевают совершенствование или модернизацию физических и цифровых систем контроля доступа и управления посетителями. Сотрудники выходят за рамки привычного графика работы, пользователи переключаются между доступом к активам через традиционный брандмауэр и доступом без его использования, и адаптация все большего числа новых сотрудников происходит удаленно. Ниже перечислены четыре ключевых решения, которые повысят ваш стандарт безопасности и обеспечат будущее гибридной работы с учетом этих перемен.

  • Беспарольный вход с единым входом (SSO).
  • Адаптивная аутентификация на основе рисков.
  • Цифровая проверка идентификационных данных новых сотрудников.
  • Самостоятельный сброс пароля.

С подходящим партнером ваше предприятие может предложить сотрудникам гибкость, которая сегодня необходима персоналу. Эффективный план комплектования гибридного персонала может не только экспоненциально расширить кадровый резерв, но и сократить потребности вашей организации в недвижимости на 30 %.

Рекомендации по выдаче идентификационных карт посетителей на гибридных рабочих местах

Другая проблема модели гибридного персонала — адаптация системы управления посетителями. Учитывая меньшее количество сотрудников в офисе в любой момент времени и меры организаций по оптимизации административного персонала в офисах, компаниям следует сосредоточиться на внедрении процесса выпуска идентификационных карт посетителей, который отвечает перечисленным ниже критериям.

  1. Масштабируемость. Пользователи отправляют фотографии онлайн.
  2. Бесконтактные карты. Организации удаленно проверяют получение фотографий и учетных данных.
  3. Гибкость. Пользователи могут выбрать способ получения учетных данных посетителя: в цифровом виде по электронной почте или в виде физической карты, отправленной по почте.

Компоненты современной цифровой системы управления посетителями

  • Бесконтактный выпуск идентификационных карт. Как упоминалось выше, современная система управления посетителями должна давать возможность подтверждать личность посетителя и предоставлять ему учетные данные без практической помощи.
  • Централизованное управление с помощью информационной панели. Ведущие системы управления посетителями позволяют легко управлять доступом во все помещения, отслеживать активность в реальном времени и получать уведомления с централизованной информационной панели в любое время, в любом месте и с любого устройства.
  • Предварительно сконфигурированные интеграции. Управление посетителями — это только один из компонентов контроля физического доступа, поэтому правильная система управления посетителями должна быть готова к органичной интеграции с существующими технологиями через API, LDAP, SAML 2.0, Azure AD, плагин Outlook, Active Directory, Cisco ISE и другие решения.
  • Современная цифровая безопасность. Чтобы соответствовать нормативно-правовым требованиям и защитить от растущего риска кибератак, системы управления посетителями должны обеспечивать современные средства цифровой безопасности, включая хранение данных в частной выделенной среде и сквозное шифрование — по протоколу AES (256 бит) при хранении и по протоколу TLS 1.2 при передаче.
  • Облачная модель aaS. Облачная система управления посетителями предоставляет организациям самый быстрый и экономичный путь к модернизации, обеспечивая гибкость и масштабируемость для адаптации к будущим потребностям, а также постоянный доступ к последним обновлениям безопасности и новым возможностям.

Управление посетителями для систем здравоохранения и больниц

При управлении посетителями в учреждениях здравоохранения и больницах могут возникать сложные проблемы. Администраторы должны находить золотую середину между желанием дать пациентам возможность видеться с семьями и необходимостью контролировать больничные инфекции и другие риски. Узнайте, как Entrust может помочь.

Управление посетителями в школах, колледжах и университетах

Системы управления посетителями для крупных студенческих городков со множеством зданий могут сильно отличаться от систем управления посетителями для других объектов. Узнайте, как Entrust может помочь в решении уникальных проблем, с которыми сталкиваются школы, колледжи и университеты.