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A contagem precisa dos visitantes é uma parte importante de qualquer sistema de controle de acesso físico. Saber quem visitou ou não suas instalações é importante não apenas para a segurança predial, mas cada vez mais é parte importante dos requisitos regulatórios para organizações de vários tipos e pode ser incrivelmente valioso em caso de emergências. Um sistema eficaz de gerenciamento de visitantes também pode melhorar a experiência dos parceiros comerciais, clientes, candidatos a emprego e outros convidados.

O que é o gerenciamento de visitantes?

No sentido mais simples, os sistemas de gerenciamento de visitantes coletam e rastreiam informações sobre o acesso dos visitantes e o uso das instalações. Os sistemas de gerenciamento de visitantes são normalmente parte integrante de um programa abrangente de controle de acesso físico de uma organização, monitorando e gerenciando o acesso de indivíduos a espaços dentro de uma instalação.

Tipos de sistemas de gerenciamento de visitantes

Na prática, um sistema de gerenciamento de visitantes pode assumir muitas formas.

Sistemas de gerenciamento de visitantes analógicos

Um identificador de entrada, ou um tipo similar de sistema de gerenciamento de visitantes com caneta e papel, é a abordagem mais familiar e tradicional. Essa abordagem análoga do gerenciamento de visitantes ainda pode ser suficiente para algumas organizações. Mas o gerenciamento analógico de visitantes está repleto de problemas: É lento e inconveniente para os visitantes; é trabalhoso e propenso a erros humanos; há um alto risco de fraude; e é difícil obter visibilidade em tempo real ou investigar rapidamente no caso de problema de segurança, emergência ou auditoria de conformidade. Além disso, com cada vez mais organizações em todos os segmentos adotando protocolos de segurança mais sofisticados, incluindo verificação de antecedentes, escolta de funcionários, documentações jurídicas, etc., um sistema de gerenciamento de visitantes que não esteja integrado com seu sistema de controle de acesso físico é insuficiente.

Sistemas de gerenciamento de visitantes digitais

Os sistemas avançados de gerenciamento digital de visitantes se tornaram muito mais práticos e econômicos e podem proporcionar um nível muito mais amplo e profundo de valor para o negócio, além do mero rastreamento. Esses sistemas registram o acesso dos visitantes a um log centralizado e muitos deles fornecem recursos adicionais de verificação de identificação nos pontos de acesso. O log digital e a verificação de identificação aumentam drasticamente a segurança. Também criam um ponto central de visibilidade em tempo real e documentação abrangente para fins de investigação e auditoria de conformidade.

Sistemas de gerenciamento de visitantes baseados em nuvem (SaaS)

Como muitas tecnologias, a próxima geração de sistemas de gerenciamento de visitantes está sendo transferida para a nuvem. O gerenciamento de visitantes baseado na nuvem é implantado no comprovado modelo “as-a-service”, oferecendo à organização todos os benefícios e vantagens de um sistema digital de gerenciamento de visitantes, com a flexibilidade, escalabilidade, segurança e poder computacional da nuvem. A implantação é rápida e fácil, sem requerer investimentos de capital em hardware on-premises ou as despesas operacionais de gerenciamento de software. Os sofisticados sistemas baseados em nuvem de hoje usam poderosos mecanismos analíticos para identificar anomalias e permitir a automação do fluxo de trabalho para impulsionar maior segurança e eficiência. Tudo isso pode ser escalonado em tempo real à medida que os escritórios são abertos, fechados, transferidos ou adaptados às necessidades de uma força de trabalho híbrida.

sistema de gerenciamento de visitantes

Por que o gerenciamento de visitantes é importante

Um sistema de gerenciamento de visitantes é importante por três razões fundamentais: segurança, conformidade e experiência do convidado.

  • Proteção: Um sistema de gerenciamento de visitantes pode fornecer um registro detalhado do acesso dos visitantes às suas instalações, incluindo informações detalhadas sobre os espaços aos quais eles obtiveram acesso. Essa visibilidade do visitante é um componente fundamental de um programa abrangente de controle de acesso físico ou de segurança das instalações. Ela permite que uma organização investigue uma violação de segurança ou outro problema e responda rapidamente em caso de emergência de segurança.
  • Conformidade: Além das razões de segurança motivadas internamente que as organizações escolhem para implementar um sistema de gerenciamento de visitantes, os requisitos de conformidade incluem cada vez mais estipulações em torno do gerenciamento de visitantes. Por exemplo, muitos regulamentos do setor (como a HIPAA) exigem a comunicação de quem teve acesso a dados confidenciais. No caso de registros em papel, isso pode incluir indivíduos com acesso físico. O gerenciamento de visitantes como serviço pode solicitar que os visitantes preencham documentos obrigatórios, como contrato de confidencialidade (NDA), antes da visita. Um sistema de gerenciamento de visitantes também pode auxiliar nos requisitos de conformidade da saúde pública, como o rastreamento de contatos para casos de COVID-19.
  • Experiência do visitante: Embora as organizações tenham boas razões (e requisitos) para monitorar o acesso dos visitantes, elas também não querem fazer com que os visitantes se sintam incomodados ou indesejados. O sistema de gerenciamento de visitantes correto pode oferecer a segurança e a funcionalidade de conformidade que a empresa precisa, e, ao mesmo tempo, criar uma experiência perfeita para os visitantes. Veja um exemplo de uma experiência de visitante de última geração possibilitada pelas principais tecnologias de gerenciamento de visitantes:
    1. Pré-registro fácil: Antes da chegada, o visitante recebe um e-mail com informações básicas sobre sua visita, juntamente com um QR code para iniciar o processo de check-in ao chegar ao local.
    2. Check-in simplificado: Quando o visitante chega, ele escaneia o QR code para se apresentar automaticamente ou segue instruções simples em um quiosque com iPad. Todo o processo de check-in é rápido e sem contato.
    3. Notificação conveniente do anfitrião: Quando o check-in do visitante é concluído, o anfitrião recebe uma notificação via mensagem de texto ou e-mail, de modo que nenhuma das partes fica esperando.

Gerenciamento de visitantes para o futuro do trabalho híbrido

A pandemia da COVID-19 fez com que muitos paradigmas convencionais no mundo do trabalho se tornassem obsoletos e acelerou outras grandes mudanças. Entre elas, muitas organizações perceberam que o trabalho híbrido e o home office não são apenas possíveis, mas têm preferência e muitas vezes são mais produtivos.

Permitir um modelo de trabalho flexível e híbrido requer novos investimentos em tecnologia, o que muitas vezes inclui a melhoria ou atualização de sistemas de controle de acesso físico e digital e de gerenciamento de visitantes. Com trabalhadores entrando e saindo do típico “das 9 às 5”, usuários se movendo entre o acesso aos ativos de dentro e fora do firewall tradicional e mais novos funcionários sendo remotamente integrados, veja quatro soluções chave que elevarão seu padrão de segurança e possibilitarão o futuro do trabalho híbrido:

  • Login sem senha com logon único (SSO)
  • Autenticação adaptável baseada em risco
  • Comprovação de identificação digital para novos funcionários
  • Redefinição de senha de autoatendimento

Com o parceiro certo, sua empresa pode oferecer aos funcionários o tipo de flexibilidade que a força de trabalho de hoje exige. Um plano de mão de obra híbrida eficaz pode não apenas expandir exponencialmente seu pool de mão de obra, mas também reduzir as necessidades imobiliárias das sua organização em até 30%.

Melhores práticas para a emissão de identificações de visitantes em locais de trabalho híbridos

Outro desafio específico do modelo de mão de obra híbrida é adaptar o gerenciamento de visitantes. Com menos funcionários no escritório a qualquer momento e organizações racionalizando a equipe administrativa presente no escritório, as empresas devem se concentrar na implementação de um processo de emissão de identificações de visitantes que atenda aos seguintes critérios:

  1. Escalável: Os usuários enviam fotos on-line
  2. Sem contato: As organizações validam remotamente a produção de fotos e credenciais
  3. Flexível: Os usuários podem optar por receber suas credenciais de visitante digitalmente via e-mail ou ter suas credenciais físicas enviadas pelo correio

Quais são os componentes de um Sistema de gerenciamento de visitantes digital e moderno

  • Emissão de documento de identificação sem contato: Como mencionado acima, um sistema moderno de gerenciamento de visitantes precisa ser capaz de validar a identidade do visitante e emitir credenciais de visitantes sem exigir suporte manual.
  • Gerenciamento em painel de controle centralizado: Os principais sistemas de gerenciamento de visitantes facilitam o gerenciamento do acesso a todos os locais, rastreiam a atividade em tempo real e recebem notificações. Tudo isso a partir de um painel de controle centralizado, a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
  • Integrações pré-configuradas: O gerenciamento de visitantes é apenas um componente do controle de acesso físico, portanto, o sistema de gerenciamento de visitantes correto deve estar pronto para integrar-se perfeitamente com suas tecnologias existentes via API, LDAP, SAML 2.0, Azure AD, plug-in do Outlook, Active Directory, Cisco ISE e muito mais.
  • Segurança digital de última geração: Para atender aos requisitos de conformidade e proteger contra o risco crescente de ataques cibernéticos, os sistemas de gerenciamento de visitantes devem fornecer controles de segurança digital de última geração, incluindo o armazenamento de dados em um ambiente privado dedicado e garantindo criptografia de ponta a ponta, com AES de 256 bits no armazenamento e TLS 1.2 em trânsito.
  • Modelo de aaS, baseado em nuvem: Um sistema de gerenciamento de visitantes baseado em nuvem oferece às organizações o caminho mais rápido e econômico para upgrades, e, ao mesmo tempo, oferece flexibilidade e escalabilidade para se adaptar às necessidades futuras e fornece acesso contínuo às últimas atualizações de segurança e novos recursos.

Gerenciamento de visitantes para sistemas de saúde e hospitais

O gerenciamento de visitantes para sistemas de saúde e hospitais pode representar desafios complexos. Os administradores devem equilibrar o desejo de conectar os pacientes com seus familiares com a necessidade de controlar as infecções adquiridas no hospital e outras preocupações. Saiba como a Entrust pode ajudar.

Gerenciamento de visitantes para escolas e universidades

Os sistemas de gerenciamento de visitantes de escolas para campi dispersos com vários edifícios podem parecer muito diferentes dos sistemas de gerenciamento de visitantes para outras instalações. Saiba como a Entrust pode ajudar com os desafios únicos que as escolas e universidades enfrentam.