방문자 관리 시스템

정확한 방문자 계산은 모든 물리적 액세스 제어 시스템에서 중요한 부분입니다. 시설을 방문한 사람과 이들의 방문 시간을 파악하는 것은 보안 구축에만 중요한 것이 아닙니다. 이는 다양한 유형의 조직을 위한 규제 요건에서 점점 더 중요한 부분이 되고 있으며 비상 시 매우 유용할 수 있습니다. 또한 효과적인 방문자 관리 시스템은 비즈니스 파트너, 고객, 구직자, 기타 손님의 경험을 향상할 수 있습니다.

방문자 관리란 무엇입니까?

가장 간단한 차원에서, 방문자 관리 시스템은 방문자의 시설 액세스 및 사용 정보를 수집하고 추적합니다. 방문자 관리 시스템은 일반적으로 조직의 포괄적인 물리적 액세스 제어 프로그램이 일부 통합된 형태이며, 이를 통해 시설 내 공간에 액세스하는 사람들을 모니터링하고 관리합니다.

방문자 관리 시스템의 유형

실생활에서 방문자 관리 시스템은 다양한 형태를 취할 수 있습니다.

아날로그 방문자 관리 시스템

가장 친숙하고 전통적인 접근 방식으로는 프런트 데스크의 입장 명부나, 그와 유사하게 펜과 종이로 이루어지는 방문자 관리 시스템이 있습니다. 일부 조직에서는 이러한 아날로그 접근 방식이 아직 충분할 수도 있습니다. 그러나 아날로그 방문자 관리에는 다음과 같은 문제가 있습니다. 속도가 느리고 방문자가 불편합니다. 노동 집약적이며 인적 오류가 발생하기 쉽습니다. 사기의 위험이 높습니다. 보안 문제, 긴급 상황 또는 규정 준수 감사 시에 실시간으로 가시성을 확보하거나 신속하게 조사하기 어렵습니다. 또한 모든 부문에서 점점 더 많은 조직이 신원 조사, 직원 에스코트, 법적 문서 등 더욱 정교한 보안 프로토콜을 채택함에 따라, 물리적 액세스 제어 시스템과 통합되지 않은 방문자 관리 시스템으로는 충분하지 않게 되었습니다.

디지털 방문자 관리 시스템

발전된 디지털 방문자 관리 시스템은 훨씬 더 실용적이고 비용 효율적으로 바뀌었으며 단순한 추적 기능을 넘어 훨씬 더 광범위하고 심층적인 비즈니스 가치를 제공할 수 있습니다. 이러한 시스템은 중앙 집중식 로그에 방문자 액세스를 기록하며 많은 시스템이 액세스 지점에서 추가적인 신원 확인 기능을 제공합니다. 이 디지털 로깅 및 신원 확인은 보안 기능을 크게 향상합니다. 또한 조사 및 규정 준수 감사 목적을 위한 포괄적인 문서와 실시간 가시성의 중앙 지점을 생성합니다.

클라우드 기반(SaaS) 방문자 관리 시스템

다른 많은 기술과 마찬가지로, 차세대 방문자 관리 시스템도 클라우드로 이동하고 있습니다. 클라우드 기반 방문자 관리는 검증된 서비스형 모델에 배포되어 조직에 디지털 방문자 관리 시스템의 모든 이점과 장점(클라우드의 유연성, 확장성, 보안, 컴퓨팅 성능)을 선사합니다. 배포는 빠르고 쉽습니다. 온프레미스 하드웨어에 자본을 투자하거나 소프트웨어 관리 운영에 비용을 들일 필요도 없습니다. 오늘날의 정교한 클라우드 기반 시스템은 강력한 분석 엔진을 사용하여 이상 징후를 식별하고 워크플로 자동화를 지원하여 보안과 효율성을 높여줍니다. 사무실을 개설, 폐쇄, 이전하거나 하이브리드 인력의 요구 사항에 맞게 조정할 때 이 모든 것을 실시간으로 확장할 수 있습니다.

방문자 관리가 중요한 이유

방문자 관리 시스템은 다음의 세 가지 핵심 이유 때문에 중요합니다. 보안, 규정 준수, 손님 경험.

• 보안: 방문자 관리 시스템은 방문자가 어떤 공간에 액세스했는지를 포함하여 방문자의 시설 액세스에 대한 자세한 기록을 제공할 수 있습니다. 이러한 방문자 가시성은 포괄적인 물리적 액세스 제어 또는 시설 보안 프로그램의 기본 구성요소입니다. 이를 통해 조직은 보안 침해 또는 기타 문제를 조사하고 보안이나 안전 관련 비상 상황 발생 시 신속하게 대응할 수 있습니다.
• 규정 준수: 방문자 관리 시스템을 구현하기 위해 조직이 내부적 동기로 선택한 보안 이유 외에도, 규정 준수 요건에는 방문자 관리에 대한 규정이 점점 더 많아지고 있습니다. 예를 들어, 많은 산업 규정(예: 건강보험이동성과 결과보고책무활동)에서는 민감한 데이터에 액세스한 사람을 보고하도록 요구하고 있습니다. 데이터가 종이로 된 기록일 경우, 여기에는 물리적 액세스 권한을 가진 사람도 포함될 수 있습니다. 방문자 관리 소프트웨어에는 방문자에게 방문 전에 기밀 유지 계약서(NDA)와 같은 필수 문서를 작성하는 메시지가 나타날 수 있습니다. 또한 방문자 관리 시스템은 공중 보건 규정 준수 요건을 지원할 수 있습니다(예: 코로나19 사례의 접촉 추적).
• 방문자 경험: 조직은 방문자 액세스를 모니터링할 충분한 이유(및 요건)가 있기는 하지만, 그렇다 하더라도 방문자를 번거롭게 하거나 환영받지 못한다고 느끼게 하고 싶지 않습니다. 올바른 방문자 관리 시스템이라면 비즈니스에 필요한 보안 및 규정 준수 기능을 제공하면서도 방문자에게 원활한 경험을 선사할 수 있습니다. 다음은 선도적인 방문자 관리 기술을 통해 구현된 차세대 방문자 경험의 예입니다.
  1. 간편한 사전 등록: 방문객은 도착 전에 방문과 관련된 기본 정보와 QR 코드가 포함된 이메일을 받게 되며 현장에 도착하면 체크인 프로세스를 시작할 수 있습니다.
  2. 체크인 간소화: 방문자가 도착하면 QR 코드를 스캔하여 자동으로 로그인하거나 iPad 키오스크에서 간단한 안내를 따르게 됩니다. 전체 체크인 프로세스는 신속하게 이루어지며 비접촉식입니다.
  3. 편리한 호스트 알림: 방문자가 체크인을 완료하면 호스트에게 문자 또는 이메일을 통해 알림이 전송되므로 누구도 기다릴 필요가 없습니다.

향후 하이브리드 업무를 위한 방문자 관리

코로나19 팬데믹으로 인해 직업 세계의 많은 기존 패러다임이 뒤집혔고 그 외 주요한 변화들이 빠르게 진행되었습니다. 이러한 와중, 조직은 하이브리드 및 재택근무가 가능한 수준을 넘어서서 오히려 선호되기도 하고 더 생산적인 경우도 많다는 사실을 깨달았습니다.

유연한 하이브리드 작업 모델을 구현하려면 새로운 기술 투자가 필요하며 여기에는 주로 물리적 및 디지털 액세스 제어, 방문자 관리 시스템 향상 또는 업그레이드가 포함됩니다. 일반적인 9시 출근 5시 퇴근에서 벗어난 작업자, 기존 방화벽 내부와 외부에서 애셋에 액세스하는 사용자, 신입 직원의 원격 온보딩 증가에 이르기까지 보안 표준을 높이고 향후 하이브리드 작업을 가능하게 해줄 4가지 주요 솔루션은 다음과 같습니다.

• SSO(싱글 사인 온)를 통한 비밀번호가 없는 로그인
• 적응형 리스크 기반 인증
• 신입 사원을 위한 디지털 신원 증명
• 셀프 서비스 비밀번호 재설정

기업은 적절한 파트너와 협업하여 현대 인력이 요구하기 마련인 유연성을 직원에게 제공할 수 있습니다. 효과적인 하이브리드 인력 계획은 인력 풀을 기하급수적으로 확장할 뿐만 아니라 조직이 필요로 하는 부동산을 최대 30%까지 줄일 수 있습니다.

하이브리드 업무 환경에서의 방문자 ID 발급 모범 사례

하이브리드 인력 모델의 또 다른 특정 과제는 방문자 관리를 조정하는 것입니다. 정해진 시간에 사무실에서 근무하는 직원 수가 줄었으며, 조직이 사무실 내 관리 직원을 간소화했으므로 기업은 다음 기준을 충족하는 방문자 ID 발급 프로세스를 구현하는 데 집중해야 합니다.

1. 확장성: 사용자가 온라인으로 사진 제출
2. 비접촉식: 사진 및 자격증명 제작을 조직이 원격으로 검증
3. 유연성: 사용자는 이메일을 통해 디지털 방식으로 방문자 자격증명을 받거나, 우편으로 물리적 자격증명을 받는 것 중에 선택할 수 있습니다.

최신 디지털 방문자 관리 시스템의 구성 요소

• 비접촉식 ID 발급: 위에서 언급했듯이 최신 방문자 관리 시스템은 직접적인 지원 없이도 방문자 신원을 확인하고 방문자 자격증명을 발급할 수 있어야 합니다.
• 중앙집중형 대시보드 관리: 선도적인 방문자 관리 시스템을 사용하면 언제 어디서나 모든 장치의 중앙집중형 대시보드에서 모든 위치에 대한 액세스를 쉽게 관리하고 실시간 활동을 추적하며 알림을 받을 수 있습니다.
• 사전 구성된 통합: 방문자 관리는 물리적 액세스 제어의 한 구성 요소일 뿐입니다. 따라서 올바른 방문자 관리 시스템이라면 API, LDAP, SAML 2.0, Azure AD, Outlook 플러그인, Active Directory, Cisco ISE 등을 통해 기존 기술과 원활하게 통합될 수 있어야 합니다.
• 최첨단 디지털 보안: 규정 준수 요건을 충족하고 증가하는 사이버 공격 위험으로부터 보호하기 위해 방문자 관리 시스템은 개인 전용 환경에 데이터를 저장하고 엔드투엔드 암호화( AES-256비트 저장 및 TLS 1.2 전송)를 보장하는 등 최첨단 디지털 보안 제어를 제공해야 합니다.
• 클라우드 기반 aaS 모델: 클라우드 기반 방문자 관리 시스템은 가장 빠르고 비용 효율적인 업그레이드 경로를 조직에 제공하는 동시에 향후 요구 사항에 적응할 수 있도록 유연성과 확장성을 제공하고 최신 보안 업데이트 및 새로운 기능에 지속적으로 액세스할 수 있게 합니다.

의료 시스템 및 병원용 방문자 관리

의료 시스템 및 병원용 방문자 관리는 복잡한 문제를 일으킬 수 있습니다. 관리자는 환자와 가족을 만나게 해주고 싶은 마음과, 병원 내 감염 및 기타 우려 사항을 통제할 필요성 사이에서 균형을 유지해야 합니다.

학교, 대학용 방문자 관리

건물이 여러 개 있는 캠퍼스에 적용되는 학교 방문자 관리 시스템의 경우 다른 시설의 방문자 관리 시스템과 크게 다를 수 있습니다. Entrust가 학교, 대학이 직면한 고유한 과제에 어떻게 도움을 줄 수 있는지 알아보십시오.