의료 방문자 관리 시스템
의료 방문자 관리 시스템이란 무엇입니까?
방문자 관리는 병원 및 의료 시스템의 기본 보안에서 필수적인 부분으로, 시설 및 공간에 액세스한 방문자의 신원, 목적, 방문 시간을 확인하는 데 중요한 역할을 합니다. 방문자 관리 시스템은 의료 기관이 방문자 관리 프로토콜을 디지털화 및 자동화하도록 해주는 하드웨어와 소프트웨어의 조합이며, 관리에 필요한 가시성과 제어 기능을 제공합니다. 이러한 기능은 보안, 규정 준수, 환자 및 직원 안전, 임상 진료 품질 및 환자 경험의 토대가 됩니다.
의료 분야에서 방문자 관리가 중요한 이유
방문자 관리는 오늘날 다양한 산업 분야에서 필수 요건이며, 일반적으로 매우 민감한 정보를 보호하기 위한 고수준 보안 보장 요구 사항과 연관되어 있습니다. 이는 방문자 관리 시스템이 병원 및 의료 시스템에 아주 중요한 주요 이유 중 하나입니다. 방문자 관리 시스템은 건강보험이동성과 결과보고책무활동(HIPAA)과, 환자 건강 정보(PHI) 보안 및 데이터 개인 정보 보호와 관련된 기타 규정 준수 요건을 충족하는 데 도움이 됩니다. 의료 산업을 대상으로 하는 사이버 공격 및 기타 데이터 개인 정보 보호 및 데이터 보안 사고가 증가하고 있으며, 이로 인해 조직에 발생하는 피해 비용이 증가함에 따라 안전한 방문자 관리가 점점 더 중요해지고 있습니다.
의료 분야에서 방문자 관리를 통해 얻을 수 있는 이점
- 규정 준수 요건 충족: 언급한 바와 같이 방문자 관리는 건강보험이동성과 결과보고책무활동과, 병원 및 의료 시스템을 관리하는 기타 규제 규정 준수 요건에 의거하여 해당 역할을 하게 됩니다. 효과적인 방문자 관리는 의료 기관이 방문자를 식별하고, 액세스를 제어하고, 이동을 모니터링하도록 해줌으로써 보안, 안전, 감염 제어 요건을 충족하게 해줍니다.
- 환자와 직원의 안전 보호: 방문자 관리를 통해 의료 기관이 승인한 사람만 메인 로비, 대기실, 공용 공간에 출입할 수 있도록 합니다. 병실과 기타 임상 영역에 대한 출입을 제어하고, 승인되지 않은 사람이나 위험하다고 알려진 사람이 공간이나 시설에 들어가지 못하게 하는 것은 환자와 직원의 안전 보안에 중요한 역할을 합니다.
- 임상 진료 품질 지원: 면회 시간을 정해두는 데는 이유가 있습니다. 최적의 임상 진료 품질을 보장하려면 병실과 기타 임상 진료 구역에서 방문자 출입을 제한해야 합니다.
- 감염 통제 강화: 의료 환경에서는 인플루엔자에서 코로나19 등에 이르기까지, 일반적인 감염원이라 하더라도 항상 상대적으로 위험도가 더 높기 마련입니다. 방문자 관리는 수용 인원 제한, 물리적 거리두기 지원, 접촉 추적 및 그 외 감염 제어 조치를 위해 꼭 필요합니다.
- 자산 보호: 의료 기관은 우발적이거나 의도적인 손상 또는 도난의 위험이 있는 장치를 포함하여 매우 민감한 고가의 장비와 기술을 관리합니다. 만약 그러한 문제가 생기면 수리 또는 교체 비용이 들 뿐만 아니라 잠재적인 치료 지연을 초래합니다. 방문자 관리 시스템 등의 적절한 물리적 액세스 제어를 사용하면 이러한 자산을 보호하고 사용 가능한 상태로 유지하며 올바르게 기능하도록 하는 데 도움이 됩니다.
- 브랜드 평판 보호: 의료 환경에서 방문자 경험은 브랜드 평판에 중요하며 환자 경험과도 불가분의 관계에 있는 경우가 많습니다. 방문자 관리 시스템을 잘 운영하면 적절한 제어가 이루어지므로 환자와 방문자에게 환영받는다는 느낌을 주고, 안전함과 주의 깊은 배려를 느끼도록 합니다.
의료 방문자 관리의 보안 기술 및 모범 사례
보안 및 감염 제어를 위한 방문자 사전 등록과 사전 검사
의료 환경에서 감염 제어 조치는 항상 중요했지만, 팬데믹으로 인해 감염 통제가 전례 없이 강화되고 집중 증대되었습니다. 선도적인 방문자 관리 시스템은 효율적이고 신뢰할 수 있는 사전 등록과 사전 검사를 통해 이를 지원합니다. 방문자는 방문 전날 이메일 및/또는 문자를 수신하여 기본 신원 정보를 제공하고, 증상 및 기타 우려 사항을 검사 받습니다. 이러한 사전 등록과 사전 검사는 도착 시 체크인 프로세스를 획기적으로 간소화해주므로 병목 현상 및 백업으로 인한 방문자의 불만 및 역효과와 같은 감염 제어 위험 요소를 없애줍니다. 또한 성급한 체크인 프로세스에서 발생하는 인적 오류의 위험도 줄여줍니다. 마지막으로, 사전 검사를 하면 예정에 없던 방문, 부적절한 식별 또는 증상 때문에 되돌아가야 하는 불편한 경험을 방지하는 데 도움이 됩니다.
구역별 방문자 관리 및 액세스 제어 설정
대부분의 의료 환경에서는 방문자의 출입 여부를 아는 것만으로는 충분하지 않습니다. 시설 내 방문자의 위치를 파악하고 방문자의 동선에 더욱 세부적인 액세스 제어 기능을 갖출 필요가 있습니다. 선도적인 방문자 관리 시스템을 통해 구역 방문자 관리 및 액세스 제어를 손쉽게 설정할 수 있습니다. 의료 기관은 병원 또는 진료소의 제한 구역이나 매우 민감한 영역, 즉 특정 감염 제어 문제나 데이터 보안 위험이 있는 곳 등에 방문자가 액세스하는 것을 방지할 수 있습니다. 예를 들어 ICU의 방문 시간은 분만실 또는 일반 수술실의 방문 시간과 다르기 때문에 구역별 방문자 관리를 통해 다양한 방문 시간을 간편하게 제공할 수 있습니다. 구역별 방문자 관리는 감사 및 조사 목적으로 더욱 세분화된 추적과 모니터링 기능을 제공합니다.
의료 방문자 관리 시스템의 구성 요소
최신 디지털 방문자 관리 시스템의 세 가지 주요 구성 요소는 다음과 같습니다.
- 중앙 집중식 관리: 체크인, 액세스 제어, 모니터링, 로깅/문서화를 조율하는 시스템 또는 플랫폼입니다. 관리 플랫폼의 인터페이스는 관리 직원이 배우기에 간단하고 쉬워야 합니다. 선도적인 방문자 관리 시스템은 직관적인 대시보드를 사용하여 관리 직원이 예약된 방문자, 곧 도착할 방문자, 현재 방문자를 한 눈에 확인하게 해주고 감사, 접촉 추적, 조사 등을 위한 이력 보고서에 쉽게 액세스하도록 해줍니다.
- 방문자 배지: 방문자 관리 시스템은 체크인 시 개인화된 고수준 보안 보장 방문자 식별 배지를 신속하게 제작하는 기술을 제공해야 합니다. 정교한 최신 배지 시스템 덕분에 보기에도 멋진 방문자 배지에 물리적 액세스 기능, RFID 추적 등을 손쉽게 포함할 수 있습니다. 이 배지는 방문자 식별을 도와줄 뿐만 아니라 실시간 모니터링과 액세스 제어를 가능하게 하는 메커니즘입니다.
- 직원 ID 카드: 방문자 관리는 의료 기관의 직원 식별, 인증, 액세스 제어 프로그램과 완전히, 원활하게 통합되어야 합니다. 직원 ID 카드는 관리 직원이 직원과 방문자를 한 눈에 쉽게 구별하고 식별하게 함으로써 방문자 관리 시스템에서 중요한 역할을 합니다. 또한 접촉 추적, 물리적 거리두기 등에 꼭 필요합니다.
Visitor Management as a Service(VMaaS)
의료 방문자 관리 시스템의 기술적 구성 요소가 여러가지임을 감안하면, 구성 요소 선택 방법을 결정하는 데 어려움이 있을 수 있고 구성 요소를 구현 및 유지 관리하는 일이 복잡할 수도 있습니다. 이러한 이유로 의료 분야에서 Visitor Management as a Service(VMaaS) 모델이 빠르게 채택되고 있습니다. VMaaS는 전체 솔루션을 단순화하여 의료 기관에 클라우드 기반 경로를 제공하여 효과적이고 현대적인 방문자 관리를 가능하게 해줍니다.
- 완전 관리형 서비스: 모든 하드웨어 및 소프트웨어는 공급업체 파트너에서 제공, 배포, 유지 관리하므로 최소한의 IT 부담으로 쉽게 관리할 수 있습니다.
- 신속한 구축: 클라우드 배포를 통해 초기 자본 비용 없이 신속한 배포가 가능합니다.
- 최대 유연성: aaS 모델은 끊임없이 변화하는 방문자 트래픽을 수용할 수 있도록 거의 실시간에 가까운 유연성과 확장성을 제공합니다.
- 최적화된 보안 및 기능: 클라우드 aaS 모델은 최신 보안 업데이트와 새로운 기능이 나오자마자 이에 실시간 액세스를 제공합니다.