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入退室管理システムにおいて、訪問者を正確に把握することは重要な要素です。 いつ、誰が、施設に訪れたかを知ることは、建物のセキュリティにとって重要なだけでなく、さまざまな種類の組織で規制要件の一部としてますます重要となってきており、非常時にはさらに貴重な情報となり得ます。 また、効果的な訪問者管理システムは、ビジネスパートナー、顧客、求職者、その他のゲストの体験を向上させることができます。

訪問者管理とは?

訪問者管理システムは、最も単純な言い方をすれば、訪問者の施設へのアクセスや利用状況に関する情報を収集および追跡するシステムです。 訪問者管理システムは、通常、組織の包括的な物理的入退室管理プログラムの一部として統合され、施設内のスペースへの個人のアクセスを監視および管理します。

訪問者管理システムの種類

実際のところ、訪問者管理システムにはさまざまな形態があります。

アナログ式訪問者管理システム

フロントデスクでのサインインバインダーや、同様の紙とペンで行う訪問者管理システムは、最も馴染み深く、伝統的な方法です。 このようなアナログな訪問者管理でも、組織によっては十分な場合があります。 しかし、アナログな訪問者管理は多くの問題を抱えています。 時間がかかり訪問者にとって不便、手間がかかりヒューマンエラーが起こりやすい、不正のリスクが高い、セキュリティ問題や緊急事態、コンプライアンス監査が発生した場合にリアルタイムの可視化や迅速な調査が難しい、などです。 さらに、あらゆるセグメントで、バックグラウンドチェック、従業員の付き添い、法的文書など、より高度なセキュリティプロトコルを採用する企業が増えているため、物理入退室管理システムと統合されていない訪問者管理システムでは不十分です。

デジタル訪問者管理システム

先進的なデジタル訪問者管理システムは、実用性と費用対効果が大幅に向上し、単なるトラッキングにとどまらず、より広く深いレベルの価値をビジネスにもたらすことができるようになりました。 これらのシステムは、訪問者の入退室を一元的に記録し、多くはアクセスポイントでの本人確認機能を提供します。 このデジタルロギングと本人確認により、セキュリティは飛躍的に向上します。 また、調査やコンプライアンス監査のために、リアルタイムの可視化と包括的なドキュメンテーションの中心ポイントを作成します。

クラウド型(SaaS型)訪問者管理システム

多くのテクノロジーと同様に、次世代の訪問者管理システムはクラウドへと移行しています。 クラウドベースの訪問者管理は、実績あるaaSモデルで展開され、デジタル訪問者管理システムのすべての利点とメリットを、クラウドの柔軟性、拡張性、セキュリティ、コンピューティングパワーで提供することができます。 オンプレミスのハードウェアへの設備投資や、ソフトウェア管理のための運用コストを必要とせず、迅速かつ容易に導入することができます。 今日の高度なクラウドベースのシステムは、強力な分析エンジンを使って異常を特定し、ワークフローの自動化を可能にし、より高いセキュリティと効率性を実現しています。 これらすべては、オフィスの開設、閉鎖、移動、ハイブリッドワーカーのニーズへの対応に合わせてリアルタイムに拡張することが可能です。

訪問者管理システム

訪問者管理が重要な理由

訪問者管理システムが重要である理由として、セキュリティ、コンプライアンス、ゲストの体験の3つが挙げられます。

  • セキュリティ: 訪問者管理システムは、訪問者がどのスペースにアクセスしたかを詳細に記録することができます。 この訪問者の可視化は、包括的な物理的入退室管理や施設のセキュリティプログラムの基本的な構成要素です。 これにより、セキュリティ侵害などの問題を調査でき、セキュリティや安全に関する緊急事態が発生した場合、組織は迅速に対応することができます。
  • コンプライアンス: 企業が訪問者管理システムを導入する理由として、社内的なセキュリティ対応に加え、コンプライアンス要件に訪問者管理に関する規定が含まれることへの対応が多くなっています。 例えば、多くの業界の規制(例えばHIPAAなど)では、機密データにアクセスした人物を報告することが義務付けられています。 ハードコピーの記録の場合、これには物理的にアクセスできる個人が含まれる場合もあります。 Visitor Management as a Serviceは、訪問者が訪問前に機密保持契約書(NDA)などの必要書類に記入するよう促すことができます。 また、訪問者管理システムは、新型コロナ感染者のコンタクトトレースなど、公衆衛生のコンプライアンス要件にも対応できます。
  • 訪問者の体験: 組織には、訪問者のアクセスを監視する正当な理由(および要件)がありますが、訪問者に面倒な思いをさせたり、歓迎されていないと思わせたりすることも避けたいと考えています。 適切な訪問者管理システムは、企業が必要とするセキュリティとコンプライアンス機能を提供し、訪問者にシームレスな体験を実現することができます。 ここでは、先進の訪問者管理技術が可能にする、次世代の訪問者体験の一例をご紹介します:
    1. 簡単な事前登録: 到着前に、訪問者の基本情報が記載されたメールと、現地到着後にチェックインを開始するためのQRコードが送信されます。
    2. シンプルなチェックイン: 訪問者はQRコードをスキャンして自動的にサインインするか、iPadのキオスク端末で簡単なプロンプトに従うだけで入館できます。 チェックインプロセス全体が、高速かつ非接触で行われます。
    3. 便利なホストへの通知: 訪問者のチェックインが完了すると、ホスト側にメールやテキストで通知されるので、双方とも待たされることはありません。

ハイブリッドワークの未来に向けた訪問者管理

新型コロナの大流行は、仕事の世界における多くの従来のあり方を覆し、大きなパラダイムシフトを加速させました。 その中で、多くの企業が、ハイブリッドや在宅勤務は可能であるだけでなく、望ましいシナリオであり、しばしばより生産的であることを認識しました。

柔軟でハイブリッドなワークモデルを実現するには、新しいテクノロジーへの投資が必要です。多くの場合、物理的およびデジタル的な入退室管理システムや訪問者管理システムの強化やアップグレードが含まれます。 一般的な9時から5時までの勤務時間外に出入りする従業員、従来のファイアウォールの内側と外側から資産にアクセスするユーザーの移動、リモートで入社する新入社員の増加などに対して、セキュリティ基準を引き上げ、将来のハイブリッドワークを可能にする4つの主要ソリューションをご紹介します。

  • シングルサインオン(SSO)によるパスワードレスログイン
  • アダプティブ リスクベース認証
  • 新入社員向けデジタルIDプルーフ
  • セルフサービスによるパスワードのリセット

適切なパートナーを選ぶことで、今日の労働力が求める柔軟性を従業員に提供することができます。 効果的なハイブリッド人材計画は、労働力プールを指数関数的に拡大するだけでなく、組織の不動産の必要性を最大30%削減することができます

ハイブリッド型の職場における訪問者ID発行のベストプラクティス

また、ハイブリッド型労働力モデルの具体的な課題として、訪問者管理への適応が挙げられます。 オフィスに常駐する従業員が減少し、オフィス内の管理部門スタッフが効率化される中、企業は次の条件を満たす訪問者IDの発行プロセスを導入することに注力する必要があります。

  1. スケーラブル: ユーザーがオンラインで写真を投稿
  2. 非接触: 組織が写真とクレデンシャル制作をリモートで検証する
  3. 柔軟性: ユーザーは、電子メールによるデジタル認証の受信、または物理的な認証の郵送を選択することができます

最新のデジタル訪問者管理システムの構成要素とは

  • 非接触型IDカード発行: 前述したように、最新の訪問者管理システムは、訪問者の身元確認と訪問者証明書の発行を、人的なサポートを必要とせずに行うことができる必要があります。
  • ダッシュボードによる一元管理: 主要な訪問者管理システムは、いつでも、どこでも、どのデバイスからでも、すべての場所へのアクセス管理、リアルタイムの活動の追跡、通知の取得を一元化されたダッシュボードから簡単に行うことができます。
  • あらかじめ設定されたインテグレーション: 訪問者管理は、物理的入退室管理の一要素に過ぎないため、適切な訪問者管理システムは、API、LDAP、SAML 2.0、Azure AD、Outlookプラグイン、Active Directory、Cisco ISEなどを介して既存のテクノロジーとシームレスに統合できる必要があります。
  • 最先端のデジタルセキュリティ: コンプライアンス要件を満たし、増大するサイバー攻撃のリスクから保護するために、訪問者管理システムは、データを専用のプライベート環境に保存し、保存時にはAES-256ビット、転送時にはTLS 1.2のエンドツーエンド暗号化を使用するなど、最先端のデジタルセキュリティ管理を提供しなければなりません。
  • クラウドベース、aaSモデル: クラウドベースの訪問者管理システムは、最も迅速かつコスト効率の高い方法でアップグレードできるだけでなく、将来のニーズに対応する柔軟性と拡張性を備え、最新のセキュリティアップデートや新機能に継続的にアクセスすることが可能です。

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