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Il tracciamento accurato dei visitatori è una parte importante di qualsiasi sistema di controllo degli accessi fisici. Sapere chi ha visitato la tua struttura e quando non è importante solo per la sicurezza dell'edificio. Infatti, costituisce sempre più una parte importante dei requisiti normativi per organizzazioni di vario tipo e può essere incredibilmente prezioso in caso di emergenza. Inoltre, un efficace sistema di gestione dei visitatori può migliorare l'esperienza di partner commerciali, clienti, candidati e altri ospiti.

Che cos'è Visitor Management?

Semplificando, i sistemi di gestione dei visitatori raccolgono e tengono traccia delle informazioni su accesso e utilizzo delle strutture da parte dei visitatori. I sistemi di gestione dei visitatori sono in genere una parte integrante del programma completo di controllo dell'accesso fisico di un'organizzazione, il monitoraggio e la gestione dell'accesso degli individui agli spazi all'interno di una struttura.

Tipi di Visitor Management Systems

In pratica, un sistema di gestione dei visitatori può assumere molte forme.

Visitor Management Systems analogici

Un raccoglitore di accesso alla reception, o un tipo simile di sistema di gestione dei visitatori con carta e penna, è l'approccio più familiare e tradizionale. Questo approccio analogico alla gestione dei visitatori potrebbe essere ancora sufficiente per alcune organizzazioni. Ma la gestione analogica dei visitatori è piena di problemi: È lenta, crea disagi per i visitatori, è laboriosa e soggetta a errori umani, presenta un alto rischio di frode ed è difficile ottenere visibilità in tempo reale o indagare rapidamente in caso di problemi di sicurezza, emergenza o audit di conformità. Inoltre, con un numero crescente di organizzazioni in tutti i segmenti che adottano protocolli di sicurezza più sofisticati, inclusi controlli dei precedenti, scorta dei dipendenti, documenti legali, ecc., un sistema di gestione dei visitatori che non è integrato con il sistema di controllo degli accessi fisici è insufficiente.

Visitor Management Systems digitali

I sistemi avanzati di gestione dei visitatori digitali sono diventati molto più pratici ed economici e possono offrire un livello di valore molto più ampio e profondo all'azienda, al di là del semplice monitoraggio. Questi sistemi registrano l'accesso dei visitatori in un registro centralizzato e molti forniscono ulteriori funzionalità di verifica dell'identità nei punti di accesso. Questa registrazione digitale e la verifica dell'identificazione aumentano notevolmente la sicurezza. Crea inoltre un punto centrale di visibilità in tempo reale e documentazione completa per indagini e audit di conformità.

Visitor Management Systems basati su cloud (SaaS)

Come molte tecnologie, la prossima generazione di sistemi di gestione dei visitatori si sta spostando nel cloud. La gestione dei visitatori basata sul cloud è implementata nel collaudato modello as-a-service, offrendo all'organizzazione tutti i vantaggi e i benefici di un sistema di gestione dei visitatori digitale, con la flessibilità, la scalabilità, la sicurezza e la potenza di calcolo del cloud. L'implementazione è rapida e semplice, senza richiedere investimenti di capitale in hardware on-premise o spese operative per la gestione del software. I sofisticati sistemi basati su cloud di oggi utilizzano potenti motori di analisi per identificare le anomalie e consentire l'automazione del flusso di lavoro per aumentare la sicurezza e l'efficienza. Tutto questo può essere ridimensionato in tempo reale man mano che le sedi degli uffici vengono aperte, chiuse, spostate o adattate alle esigenze di una forza lavoro ibrida.

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Perché la Gestione dei visitatori è importante

Un sistema di gestione dei visitatori è importante per tre motivi critici: sicurezza, conformità ed esperienza degli ospiti.

  • Sicurezza: Un sistema di gestione dei visitatori può fornire una registrazione dettagliata dell'accesso dei visitatori alle tue strutture, comprese informazioni dettagliate sugli spazi a cui hanno avuto accesso. Questa visibilità dei visitatori è una componente fondamentale di un programma completo di controllo degli accessi fisici o di sicurezza delle strutture. Consente a un'organizzazione di indagare su una violazione della sicurezza o su altri problemi e di rispondere rapidamente in caso di emergenza o di sicurezza.
  • Conformità: Oltre ai motivi di sicurezza interni per cui le organizzazioni scelgono di implementare un sistema di gestione dei visitatori, i requisiti di conformità includono sempre più clausole sulla gestione dei visitatori. Ad esempio, molte normative del settore (ad esempio, HIPAA) richiedono la segnalazione di chi ha avuto accesso a dati sensibili. Nel caso di documenti cartacei, questo può includere persone con accesso fisico. Visitor Management as a Service può richiedere ai visitatori di completare i documenti richiesti, come un accordo di non divulgazione (NDA) prima della visita. Inoltre, un sistema di gestione dei visitatori può essere d'aiuto nel rispettare i requisiti di conformità per la salute pubblica, come il tracciamento dei contatti per i casi di COVID-19.
  • Esperienza del visitatore: sebbene le organizzazioni abbiano buone ragioni (e requisiti) per monitorare l'accesso dei visitatori, non desiderano infastidire i visitatori o farli sentire indesiderati. Il giusto sistema di gestione dei visitatori può fornire la funzionalità di sicurezza e conformità di cui l'azienda ha bisogno, creando al contempo un'esperienza senza interruzioni per i visitatori. Ecco un esempio di un'esperienza per i visitatori di nuova generazione resa possibile dalle principali tecnologie di gestione dei visitatori:
    1. Pre-registrazione facile: Prima dell'arrivo, il visitatore riceve un'e-mail con le informazioni di base sulla sua visita, insieme a un codice QR per iniziare il processo di check-in al suo arrivo in loco.
    2. Check-in semplificato: quando il visitatore arriva, scansiona il codice QR per accedere automaticamente o segue semplici istruzioni su un chiosco iPad. L'intero processo di check-in è veloce e contactless.
    3. Comoda notifica host: quando il check-in del visitatore è completo, l'host riceve una notifica via SMS o e-mail, quindi nessuna delle parti deve attendere.

Visitor Management per il futuro del lavoro ibrido

La pandemia di COVID-19 ha ribaltato molti paradigmi convenzionali nel mondo del lavoro e accelerato altri grandi cambiamenti. Tra queste, molte organizzazioni si sono rese conto che l'ibrido e il lavoro da casa non sono solo possibili; sono scenari preferiti e spesso più produttivi.

L'abilitazione di un modello di lavoro ibrido e flessibile richiede investimenti in nuove tecnologie, che molto spesso includono il miglioramento o l'aggiornamento dei sistemi di controllo degli accessi fisici e digitali e di gestione dei visitatori. Tenendo a mente entrate e uscite dei lavoratori al di fuori del consueto orario di lavoro, accesso degli utenti dall'interno e oltre il firewall tradizionale e iscrizione da remoto di nuovi dipendenti, ecco quattro soluzioni chiave che aumenteranno i tuoi standard di sicurezza e offriranno un futuro al lavoro ibrido:

  • Accesso senza password con Single Sign-On (SSO)
  • Autenticazione adattiva basata su criteri
  • Verifica dell'identità digitale per i nuovi assunti
  • Reimpostazione self-service della password

Con il partner giusto, la tua azienda può offrire ai dipendenti il tipo di flessibilità richiesta dalla forza lavoro odierna. Un efficace piano per la forza lavoro ibrida non solo può ampliare in modo esponenziale il tuo pool di manodopera, ma anche ridurre le esigenze immobiliari della tua organizzazione fino al 30%.

Procedure consigliate per l'emissione di ID visitatore in ambienti di lavoro ibridi

Un'altra sfida specifica del modello di forza lavoro ibrida è l'adattamento della gestione dei visitatori. Con un minor numero di dipendenti in ufficio e l'ottimizzazione agevole del personale amministrativo in ufficio, le aziende dovrebbero concentrarsi sull'implementazione di un processo per l'emissione di un ID visitatore che soddisfi i seguenti criteri:

  1. Scalabile: gli utenti inviano foto online
  2. Contactless: le organizzazioni convalidano da remoto la produzione di foto e credenziali
  3. Flessibile: Gli utenti possono scegliere di ricevere le credenziali dei visitatori in modo digitale via e-mail o le credenziali fisiche per posta

Quali sono i componenti di un Visitor Management System moderno e digitale

  • Emissione di ID contactless: come accennato in precedenza, un moderno sistema di gestione dei visitatori deve essere in grado di convalidare l'identità dei visitatori ed emettere le credenziali dei visitatori senza richiedere supporto pratico.
  • Gestione centralizzata della dashboard: I principali sistemi di gestione dei visitatori semplificano la gestione dell'accesso a tutte le posizioni, il monitoraggio delle attività in tempo reale e la ricezione di notifiche, il tutto da una dashboard centralizzata, sempre, ovunque e da qualsiasi dispositivo.
  • Integrazioni preconfigurate: La gestione dei visitatori è solo una componente del controllo dell'accesso fisico, quindi il giusto sistema di gestione dei visitatori dovrebbe essere pronto per integrarsi perfettamente con le tecnologie esistenti tramite API, LDAP, SAML 2.0, Azure AD, plug-in di Outlook, Active Directory, Cisco ISE e Di Più.
  • Sicurezza digitale all'avanguardia: per soddisfare i requisiti di conformità e proteggersi dal rischio crescente di attacchi informatici, i sistemi di gestione dei visitatori devono fornire controlli di sicurezza digitale all'avanguardia, inclusa l'archiviazione dei dati in un ambiente dedicato privato e garantire la crittografia end-to-end – AES-256 bit in archiviazione e TLS 1.2 in transito.
  • Modello aaS basato su cloud: un sistema di gestione dei visitatori basato su cloud offre alle organizzazioni il percorso più rapido ed economico per l'aggiornamento, offrendo al contempo la flessibilità e la scalabilità per adattarsi alle esigenze future e fornendo accesso continuo agli ultimi aggiornamenti di sicurezza e alle nuove funzionalità.

Visitor Management per strutture sanitarie e ospedali

La gestione dei visitatori per i sistemi sanitari e gli ospedali può porre sfide complesse. Gli amministratori devono bilanciare il desiderio di mettere in contatto i pazienti con i loro familiari con la necessità di controllare le infezioni nosocomiali e altre preoccupazioni. Scopri in che modo Entrust può aiutarti.

Visitor Management per scuole, college e università

I sistemi di gestione dei visitatori delle scuole per i campus estesi con più edifici possono sembrare molto diversi dai sistemi di gestione dei visitatori per altre strutture. Scopri in che modo Entrust può aiutarti con le sfide uniche che scuole, college e università devono affrontare.