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Che cos'è un sistema di gestione dei visitatori di strutture sanitarie?

La gestione dei visitatori è una parte essenziale della sicurezza di base per ospedali e strutture sanitarie, fornendo visibilità fondamentale su chi e cosa accede alle loro strutture e ai loro spazi e quando lo fa. Un sistema di gestione dei visitatori è una combinazione di hardware e software che consente alle organizzazioni sanitarie di digitalizzare e automatizzare i propri protocolli di gestione dei visitatori, offrendo la visibilità e il controllo necessari: alla base di sicurezza, conformità, sicurezza del paziente e del personale, qualità dell'assistenza clinica e ed esperienza del paziente.

Perché la gestione dei visitatori è importante nel settore sanitario?

La gestione dei visitatori è oggi un requisito fondamentale in una vasta gamma di settori e in genere è associato a esigenze di alta sicurezza relative alla protezione di informazioni altamente sensibili. Questo è certamente uno dei motivi principali per cui un sistema di gestione dei visitatori è così importante per gli ospedali e le strutture sanitarie, poiché aiuta a soddisfare quanto previsto dall'HIPAA e da altri requisiti di conformità relativi alla protezione delle informazioni sulla salute del paziente (PHI) e a garantire la privacy dei dati. La gestione sicura dei visitatori è sempre più importante di fronte ai crescenti attacchi informatici e ad altri incidenti relativi alla privacy e alla sicurezza dei dati che prendono di mira il settore sanitario e ai crescenti costi di questi incidenti per le organizzazioni che li subiscono.

I vantaggi della gestione dei visitatori in ambito sanitario

  • Soddisfare i requisiti di conformità: come accennato, la gestione dei visitatori svolge un ruolo nella conformità al'HIPAA e ad altri requisiti di conformità normativa che disciplinano ospedali e sistemi sanitari. Un'efficace gestione dei visitatori consente alle organizzazioni sanitarie di identificare i visitatori, controllare l'accesso e monitorare i movimenti per soddisfare i requisiti di sicurezza, protezione e controllo delle infezioni.
  • Tutela della sicurezza del paziente e del personale: la gestione dei visitatori aiuta un'organizzazione sanitaria a garantire che solo le persone autorizzate ottengano l'accesso oltre le lobby principali, le sale d'attesa e gli spazi comuni. Il controllo dell'accesso alle stanze dei pazienti e ad altre aree cliniche e la prevenzione dell'accesso di persone non autorizzate o a rischio noto in uno spazio o in una struttura svolgono un ruolo importante nella sicurezza dei pazienti e del personale.
  • Supportare la qualità dell'assistenza clinica: gli orari di visita esistono per un motivo. Limitare l'accesso dei visitatori alle stanze dei pazienti e ad altre aree di assistenza clinica è necessario per garantire una qualità ottimale dell'assistenza clinica.
  • Migliorare il controllo delle infezioni: c'è sempre stato un rischio relativamente alto per quanto riguarda gli agenti infettivi comuni presenti negli ambienti sanitari, dall'influenza al COVID-19 e altro ancora. La gestione dei visitatori è essenziale per limitare la capacità, supportare il distanziamento fisico, consentire il tracciamento dei contatti e altre misure di controllo delle infezioni.
  • Protezione dei beni: le organizzazioni sanitarie gestiscono una grande quantità di apparecchiature e tecnologie di alto valore e altamente sensibili, compresi i dispositivi soggetti a danni o furti accidentali e intenzionali. Questi problemi non solo presentano il costo della riparazione o della sostituzione, ma comportano anche potenziali ritardi nell'assistenza. Un adeguato controllo dell'accesso fisico, incluso un sistema di gestione dei visitatori, aiuta a proteggere queste risorse e mantenerle correttamente disponibili e in funzione.
  • Protezione della reputazione del marchio: le esperienze dei visitatori sono importanti per la reputazione del marchio in qualsiasi contesto sanitario e spesso sono anche indissolubilmente legate all'esperienza del paziente. Un sistema di gestione dei visitatori ben eseguito ottiene il controllo necessario, facendo sentire pazienti e visitatori accolti, protetti e assistiti.

Tecniche di sicurezza e best practice per la gestione dei visitatori di strutture sanitarie

Pre-registrazione e pre-screening dei visitatori per la sicurezza e il controllo delle infezioni

Le misure di controllo delle infezioni sono sempre state fondamentali nelle strutture sanitarie, ma la pandemia ha amplificato in modo irreversibile l'attenzione per un maggiore controllo delle infezioni. I principali sistemi di gestione dei visitatori supportano queste esigenze attraverso una pre-registrazione e un pre-screening efficienti e affidabili. I visitatori ricevono un'e-mail e/o un SMS il giorno prima della visita, in cui vengono invitati a fornire informazioni di identificazione di base e sottoposti a screening per individuare eventuali sintomi e altri problemi. Pre-registrazione e pre-screening semplificano notevolmente il processo di check-in all'arrivo, eliminando i colli di bottiglia e i backup che frustrano i visitatori e presentano rischi controproducenti per il controllo delle infezioni. Inoltre, questa procedura riduce il rischio di errori umani in un processo di check-in frettoloso. Infine, il pre-screening aiuta a evitare la spiacevole esperienza di doversi allontanare scrivania a causa di visite non programmate, identificazione impropria o sintomi preoccupanti.

Stabilire la gestione dei visitatori e il controllo degli accessi per zona

Nella maggior parte delle strutture sanitarie, non è sufficiente sapere semplicemente chi è entrato dalla porta principale. Hai bisogno di sapere dove si trova un visitatore all'interno della tua struttura e avere un controllo più dettagliato dell'accesso durante la sua visita. I principali sistemi di gestione dei visitatori semplificano l'impostazione della gestione dei visitatori a zone e del controllo degli accessi. Le organizzazioni sanitarie possono impedire l'accesso dei visitatori ad aree riservate o altamente sensibili dell'ospedale o della clinica, come quelle con particolari problemi di controllo delle infezioni o rischi per la sicurezza dei dati. La gestione a zone dei visitatori consente inoltre di adattare facilmente orari di visita diversi, perché l'orario di visita della terapia intensiva spesso differisce da quello del reparto di ginecologia e ostetricia o dal reparto di chirurgia generale, ad esempio. La gestione a zone dei visitatori offre funzionalità di tracciamento e monitoraggio più dettagliate per scopi di audit e investigazione.

Componenti di un sistema di gestione dei visitatori di strutture sanitarie

Ci sono tre componenti principali di un moderno sistema digitale di gestione dei visitatori:

  • Amministrazione centralizzata: un sistema o una piattaforma che gestiscono il check-in, il controllo degli accessi, il monitoraggio e la registrazione/documentazione. La piattaforma di amministrazione dovrebbe fornire al personale amministrativo un'interfaccia semplice e di facile apprendimento. I principali sistemi di gestione dei visitatori utilizzano dashboard intuitivi che offrono al personale amministrativo una rapida panoramica di visitatori programmati o pianificati, arrivi imminenti, visitatori attuali, nonché un facile accesso ai rapporti storici per audit, tracciamento dei contatti, indagini e altro ancora.
  • Badge visitatori: un sistema di gestione dei visitatori deve fornire la tecnologia per produrre rapidamente badge di identificazione dei visitatori personalizzati e ad alta sicurezza al momento del check-in. I sofisticati sistemi di badge odierni semplificano l'inclusione di funzionalità di accesso fisico, tracciamento RFID e altro in un badge visitatore semplice e visivamente accattivante. Questo badge non serve solo a identificare i visitatori, ma è il meccanismo che consente il monitoraggio e il controllo degli accessi in tempo reale.
  • Carte d'identità del personale: la gestione dei visitatori deve essere completamente e perfettamente integrata con il programma di identificazione/autenticazione/controllo degli accessi del personale di un'organizzazione sanitaria. Le carte d'identità del personale svolgono un ruolo fondamentale nel sistema di gestione dei visitatori, consentendo al personale amministrativo di differenziare e identificare facilmente a prima vista il personale rispetto ai visitatori e sono necessarie per il tracciamento dei contatti, il distanziamento fisico, ecc.

Visitor Management as a Service (VMaaS)

Dati i molteplici componenti tecnici di un sistema di gestione dei visitatori di strutture sanitarie, può essere difficile determinare come selezionare i componenti e complicato implementarli e mantenerli. Ecco perché il modello Visitor Management as-a-Service (VMaaS) viene adottato da un numero crescente di strutture del settore sanitario. VMaaS semplifica l'intera soluzione, offrendo alle organizzazioni sanitarie un percorso basato su cloud per una gestione dei visitatori efficace e moderna.

  • Servizio completamente gestito: sia l'hardware sia il software vengono completamente forniti, distribuiti e gestiti dal partner fornitore, consentendo una facile amministrazione con il minimo carico IT.
  • Implementazione rapida: l'implementazione del cloud consente un'implementazione rapida senza grandi costi di capitale iniziali.
  • Massima flessibilità: il modello aaS offre flessibilità e scalabilità quasi in tempo reale per adattarsi al traffico dei visitatori in costante cambiamento.
  • Sicurezza e funzionalità ottimizzate: il modello cloud aaS fornisce accesso in tempo reale agli ultimi aggiornamenti di sicurezza e alle nuove funzionalità non appena sono disponibili.

Come funziona Entrust Adaptive Issue VMaaS

Con Entrust Adaptive Issuance Visitor Management as a Service, la tua reception si trova ovunque, connessa al cloud, e ti consente di offrire a visitatori e ospiti esperienze semplificate e sicurezza per strutture e personale.

  • Prima del check-in: la soluzione Entrust VMaaS consente ai visitatori di pre-registrarsi via e-mail sui propri dispositivi mobili e di ricevere un codice QR personalizzato da presentare durante il check-in, eliminando in tal modo la necessità di lunghe attese all'arrivo.
  • Registrazione: quando i visitatori entrano nella struttura, scansionano il codice QR o accedono manualmente utilizzando un chiosco touchscreen. Il chiosco consente alle organizzazioni di personalizzare l'esperienza utente in base alle proprie esigenze specifiche, tra cui più lingue, scansione ID, firma NDA, procedure di sicurezza COVID-19, firme digitali e check-out manuale o automatico.
  • Dopo la registrazione: una volta effettuata la registrazione, vengono emessi istantaneamente badge identificativi stampati per i visitatori con funzionalità di personalizzazione tra cui foto del profilo, date e orari di scadenza e informazioni o loghi personalizzati. Inoltre, gli host ricevono notifiche istantanee via e-mail o SMS, consentendo loro di valutare e monitorare in modo semplice ed efficiente le persone che entrano e si spostano negli uffici.

Scopri di più sul funzionamento di Entrust Adaptive Issuance Visitor Management as a Service.