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La comptabilisation précise des visiteurs est un élément important de tout système de contrôle d’accès physique. Savoir qui a visité votre établissement et à quel moment n’est pas seulement important pour la sécurité du bâtiment ; c’est de plus en plus une partie importante des exigences réglementaires pour les organisations de différents types, et cela peut être incroyablement précieux en cas d’urgence. Un système de gestion des visiteurs efficace peut également améliorer l’expérience des partenaires commerciaux, des clients, des candidats à l’emploi et des autres invités.

Qu’est-ce que la gestion des visiteurs ?

Au sens le plus simple, les systèmes de gestion des visiteurs recueillent et suivent les informations relatives à l’accès et à l’utilisation des installations par les visiteurs. Les systèmes de gestion des visiteurs font généralement partie intégrante du programme complet de contrôle d’accès physique d’une organisation - ils surveillent et gèrent l’accès des personnes aux espaces d’une installation.

Types de systèmes de gestion des visiteurs

En pratique, un système de gestion des visiteurs peut prendre de nombreuses formes.

Systèmes de gestion des visiteurs analogiques

Un classeur d’inscription à la réception, ou un type similaire de système de gestion des visiteurs au stylo et au papier, est l’approche la plus familière et traditionnelle. Cette approche analogique de la gestion des visiteurs peut encore être suffisante pour certaines organisations. Mais la gestion analogique des visiteurs est truffée de problèmes : elle est lente et incommode les visiteurs ; elle demande beaucoup de travail et est sujette à l’erreur humaine ; le risque de fraude est élevé ; et il est difficile d’obtenir une visibilité en temps réel ou d’enquêter rapidement en cas de problème de sécurité, d’urgence ou d’audit de conformité. De plus, comme de plus en plus d’organisations, tous segments confondus, adoptent des protocoles de sécurité plus sophistiqués (vérification des antécédents, escortes d’employés, documents juridiques, etc.), un système de gestion des visiteurs non intégré à votre système de contrôle d’accès physique est insuffisant.

Systèmes numériques de gestion des visiteurs

Les systèmes numériques avancés de gestion des visiteurs sont devenus beaucoup plus pratiques et rentables, et peuvent apporter une valeur ajoutée beaucoup plus large et profonde à l’entreprise, au-delà du simple suivi. Ces systèmes enregistrent l’accès des visiteurs dans un journal centralisé et beaucoup offrent des capacités supplémentaires de vérification de l’identité aux points d’accès. Cet enregistrement numérique et la vérification de l’identité augmentent considérablement la sécurité. Il crée également un point central de visibilité en temps réel et une documentation complète pour les besoins des enquêtes et des audits de conformité.

Systèmes de gestion des visiteurs basés sur le Cloud (SaaS)

Comme de nombreuses technologies, la prochaine génération de systèmes de gestion des visiteurs se déplace vers le Cloud. La gestion des visiteurs basée sur le cloud est déployée selon le modèle éprouvé du « as-a-service », offrant à une organisation tous les avantages et les bénéfices d’un système numérique de gestion des visiteurs, avec la flexibilité, l’évolutivité, la sécurité et la puissance de calcul du Cloud. Le déploiement est rapide et facile, sans nécessiter d’investissements dans du matériel sur site ni les frais d’exploitation liés à la gestion du logiciel. Les systèmes sophistiqués actuels basés sur le Cloud utilisent de puissants moteurs d’analyse pour identifier les anomalies et permettre l’automatisation des flux de travail afin de renforcer la sécurité et l’efficacité. Tout cela peut être adapté en temps réel à mesure que les bureaux sont ouverts, fermés, déplacés ou adaptés aux besoins d’une main-d’œuvre hybride.

système de gestion des visiteurs

Pourquoi la gestion des visiteurs est importante

Un système de gestion des visiteurs est important pour trois raisons essentielles : la sécurité, la conformité et l’expérience des visiteurs.

  • Sécurité : Un système de gestion des visiteurs peut fournir un enregistrement détaillé de l’accès des visiteurs à vos installations, y compris des informations détaillées sur les espaces auxquels ils ont accédé. Cette visibilité des visiteurs est un élément fondamental d’un programme complet de contrôle d’accès physique ou de sécurité des installations. Elle permet à une organisation d’enquêter sur une violation de la sécurité ou un autre problème et de réagir rapidement en cas d’urgence de sécurité ou de sûreté.
  • Conformité : outre les raisons de sécurité internes pour lesquelles les organisations choisissent de mettre en œuvre un système de gestion des visiteurs, les exigences de conformité comprennent de plus en plus de stipulations relatives à la gestion des visiteurs. Par exemple, de nombreuses réglementations sectorielles (par exemple, HIPAA) exigent de signaler qui a eu accès à des données sensibles. Dans le cas de documents sur papier, il peut s’agir de personnes ayant un accès physique. La gestion des visiteurs en tant que service peut inciter les visiteurs à remplir les documents requis, tels qu’un accord de non-divulgation (AND), avant leur visite. Un système de gestion des visiteurs peut également contribuer aux exigences de conformité en matière de santé publique, comme la recherche des contacts pour les cas de COVID-19.
  • Expérience des visiteurs : Si les organisations ont de bonnes raisons (et des exigences) de contrôler l’accès des visiteurs, elles ne veulent pas non plus que ceux-ci se sentent harcelés ou importuns. Le système de gestion des visiteurs approprié peut fournir les fonctionnalités de sécurité et de conformité dont l’entreprise a besoin, tout en créant une expérience transparente pour les visiteurs. Voici un exemple d’une expérience visiteur de nouvelle génération rendue possible par les principales technologies de gestion des visiteurs :
    1. Pré-enregistrement facile : avant son arrivée, le visiteur reçoit un courrier électronique contenant des informations de base sur sa visite, ainsi qu’un code QR pour commencer le processus d’enregistrement lorsqu’il arrive sur le site.
    2. Enregistrement simplifié : à son arrivée, le visiteur scanne le code QR pour s’enregistrer automatiquement ou suit des instructions simples sur une borne iPad. L’ensemble du processus d’enregistrement est rapide et sans contact.
    3. Notification pratique de l’hôte : lorsque l’enregistrement du visiteur est terminé, l’hôte reçoit une notification par SMS ou par courrier électronique, de sorte qu’aucune des parties n’est obligée d’attendre.

Gestion des visiteurs pour l’avenir du travail hybride

La pandémie de COVID-19 a bouleversé de nombreux paradigmes conventionnels dans le monde du travail et a accéléré d’autres changements majeurs. Parmi ceux-ci, de nombreuses organisations ont réalisé que le travail hybride et le travail à domicile ne sont pas seulement possibles, mais qu’il s’agit de scénarios préférés et souvent plus productifs.

La mise en place d’un modèle de travail flexible et hybride nécessite de nouveaux investissements technologiques, qui incluent très souvent l’amélioration ou la mise à niveau des systèmes de contrôle d’accès physique et numérique et de gestion des visiteurs. Avec des employés qui vont et viennent en dehors de l’horaire typique de 9 à 17, des utilisateurs qui accèdent aux actifs à l’intérieur et à l’extérieur du pare-feu traditionnel, et un nombre croissant de nouveaux employés qui travaillent à distance, voici quatre solutions clés qui amélioreront votre niveau de sécurité et permettront l’avenir du travail hybride :

  • Connexion sans mot de passe avec l’authentification unique (SSO)
  • Authentification adaptative basée sur les risques
  • Vérification de l’identité numérique des nouveaux employés
  • Réinitialisation du mot de passe en libre-service

avec le bon partenaire, votre entreprise peut offrir aux employés le type de flexibilité qu’exige la main-d’œuvre d’aujourd’hui. Un plan de travail hybride efficace peut non seulement élargir de manière exponentielle votre réservoir de main-d’œuvre, mais aussi réduire les besoins immobiliers de votre organisation jusqu’à 30 %.

Meilleures pratiques pour la délivrance de cartes d’identité aux visiteurs dans les lieux de travail hybrides

L’adaptation de la gestion des visiteurs est un autre défi spécifique du modèle de main-d’œuvre hybride. Avec moins d’employés au bureau à un moment donné–et des organisations qui simplifient le personnel administratif au bureau–les entreprises doivent se concentrer sur la mise en œuvre d’un processus d’émission de cartes d’identité pour les visiteurs qui répond aux critères suivants :

  1. Évolutifs : les utilisateurs envoient des photos en ligne
  2. Sans contact : les organisations valident à distance la production des photos et des identifiants
  3. Flexibles : les utilisateurs peuvent choisir de recevoir leurs identifiants de visiteur sous forme numérique par courrier électronique ou de se faire envoyer des identifiants physiques par la poste

Quels sont les composants d’un système de gestion des visiteurs moderne et numérique ?

  • Émission d’identifiants sans contact : comme indiqué plus haut, un système moderne de gestion des visiteurs doit être capable de valider l’identité des visiteurs et de leur délivrer des identifiants sans nécessiter d’intervention manuelle.
  • Gestion centralisée du tableau de bord : les principaux systèmes de gestion des visiteurs permettent de gérer facilement l’accès à tous les sites, de suivre l’activité en temps réel et d’obtenir des notifications, le tout à partir d’un tableau de bord centralisé, à tout moment, en tout lieu et depuis tous les périphériques.
  • Intégrations préconfigurées : la gestion des visiteurs n’étant qu’un élément du contrôle d’accès physique, le bon système de gestion des visiteurs doit être prêt à s’intégrer de manière transparente à vos technologies existantes via API, LDAP, SAML 2.0, Azure AD, plug-in Outlook, Active Directory, Cisco ISE, etc.
  • Une sécurité numérique de pointe : pour répondre aux exigences de conformité et se protéger contre le risque croissant de cyberattaque, les systèmes de gestion des visiteurs doivent offrir des contrôles de sécurité numérique de pointe, notamment en stockant les données dans un environnement dédié privé et en assurant un chiffrement de bout en bout - AES-256 bits dans le stockage et TLS 1.2 en transit.
  • Modèle aaS basé sur le Cloud : un système de gestion des visiteurs basé sur le Cloud offre aux organisations la voie la plus rapide et la plus rentable vers la mise à niveau, tout en offrant la flexibilité et l’évolutivité nécessaires pour s’adapter aux besoins futurs, et en fournissant un accès continu aux dernières mises à jour de sécurité et aux nouvelles fonctionnalités.

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