SOLUTIONS D’IDENTITÉ DES UTILISATEURS

Qu’est-ce qu’un système de gestion des visiteurs du secteur de la santé ?

La gestion des visiteurs est un élément essentiel de la sécurité de base des hôpitaux et des systèmes de santé, car elle permet de savoir qui, quoi et quand les visiteurs accèdent à leurs installations et espaces. Un système de gestion des visiteurs est une combinaison matérielle et logicielle qui permet aux établissements de santé de numériser et d’automatiser leurs protocoles de gestion des visiteurs, en offrant la visibilité et le contrôle nécessaires, qui font partie des fondements de la sécurité, de la conformité, de la sécurité des patients et du personnel, de la qualité des soins cliniques et de l’expérience des patients.

Pourquoi la gestion des visiteurs est-elle importante dans le secteur de la santé ?

La gestion des visiteurs est une exigence essentielle dans une série d’industries aujourd’hui et généralement associée à des besoins de haute assurance autour de la protection des informations hautement sensibles. C’est certainement l’une des principales raisons pour lesquelles un système de gestion des visiteurs est si important pour les hôpitaux et les systèmes de santé : il permet de répondre aux exigences de la loi HIPAA et à d’autres exigences de conformité en matière de sécurisation des informations sur la santé des patients et de confidentialité des données. La gestion sécurisée des visiteurs est de plus en plus importante face à l’augmentation des cyberattaques et autres incidents liés à la confidentialité et à la sécurité des données qui visent le secteur des soins de santé – et aux coûts croissants de ces incidents pour les organisations victimes.

Les avantages de la gestion des visiteurs dans le secteur de la santé

  • Répondre aux exigences de conformité : tel que mentionné, la gestion des visiteurs joue un rôle dans l’HIPAA et d’autres exigences de conformité réglementaire régissant les hôpitaux et les systèmes de santé. Une gestion efficace des visiteurs permet aux organismes de santé d’identifier les visiteurs, de contrôler l’accès et de surveiller les déplacements afin de répondre aux exigences de sécurité, de sûreté et de contrôle des infections.
  • Protection de la sécurité des patients et du personnel : la gestion des visiteurs permet à un établissement de santé de s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux halls principaux, aux salles d’attente et aux espaces communs. Le contrôle de l’accès aux chambres des patients et aux autres zones cliniques – et prévention de l’entrée de personnes non autorisées ou à risque connu dans un espace ou une installation - joue un rôle majeur dans la sécurité des patients et du personnel.
  • Soutenir la qualité des soins cliniques : les heures de visite existent pour une raison. Limiter l’accès des visiteurs aux chambres des patients et aux autres zones de soins cliniques est nécessaire pour garantir une qualité optimale des soins cliniques.
  • Améliorer le contrôle des infections : le risque a toujours été relativement élevé en ce qui concerne les agents infectieux courants présents dans les environnements de soins – de la grippe au COVID-19 et plus encore. La gestion des visiteurs est essentielle pour limiter la capacité, favoriser la distanciation physique, permettre la recherche des contacts et d’autres mesures de contrôle des infections.
  • Protéger les actifs : les organismes de santé gèrent une grande quantité d’équipements et de technologies de grande valeur et hautement sensibles, notamment des périphériques susceptibles d’être endommagés ou volés de manière accidentelle ou intentionnelle. Ces problèmes entraînent non seulement des coûts de réparation ou de remplacement, mais aussi des retards potentiels dans les soins. Un contrôle d’accès physique approprié, y compris un système de gestion des visiteurs, permet de protéger ces actifs et de les maintenir disponibles et en bon état de fonctionnement.
  • Protéger la réputation de la marque : l’expérience des visiteurs est importante pour la réputation de la marque dans tout établissement de soins de santé – et souvent inextricablement liée à l’expérience du patient. Un système de gestion des visiteurs bien conçu permet d’exercer le contrôle nécessaire, de sorte que les patients et les visiteurs se sentent bienvenus, en sécurité et bien traités.

Techniques de sécurité et meilleures pratiques pour la gestion des visiteurs dans le secteur de la santé

Pré-enregistrement et présélection des visiteurs pour la sécurité et le contrôle des infections

Les mesures de contrôle des infections ont toujours été essentielles dans les établissements de soins de santé, mais l’accent mis sur le contrôle renforcé des infections a été amplifié de manière irréversible par la pandémie. Les principaux systèmes de gestion des visiteurs y contribuent grâce à un pré-enregistrement et une présélection efficaces et fiables. Les visiteurs reçoivent un courrier électronique et/ou un texte la veille de leur visite, les invitant à fournir des informations d’identification de base et les soumettant à un dépistage des symptômes et autres questions. Ce pré-enregistrement et cette présélection simplifient considérablement le processus d’enregistrement à l’arrivée, en éliminant les engorgements et les retards qui frustrent les visiteurs et présentent des risques contre-productifs de contrôle des infections. Le risque d’erreurs humaines dans un processus d’enregistrement précipité s’en trouve également réduit. Enfin, la présélection permet d’éviter l’expérience désagréable d’être refusé à l’accueil en raison d’une visite non programmée, d’une identification incorrecte ou de symptômes inquiétants.

Mise en place d’une gestion des visiteurs par zone et d’un contrôle d’accès

Dans la plupart des établissements de santé, il ne suffit pas de savoir qui a franchi la porte d’entrée. Vous devez savoir où se trouve un visiteur dans votre établissement et avoir un contrôle d’accès plus précis sur sa visite. Les principaux systèmes de gestion des visiteurs facilitent la mise en place d’une gestion des visiteurs par zone et d’un contrôle d’accès. Les organismes de soins de santé peuvent empêcher l’accès des visiteurs aux zones restreintes ou hautement sensibles de l’hôpital ou de la clinique, comme celles qui présentent des problèmes particuliers de contrôle des infections ou des risques pour la sécurité des données. La gestion des visiteurs par zone permet également de s’adapter facilement aux différentes heures de visite, car les heures de visite de l’unité de soins intensifs diffèrent souvent de celles de l’unité de travail et d’accouchement ou de l’étage de chirurgie générale, par exemple. La gestion des visiteurs par zone offre des capacités de suivi et de surveillance plus granulaires à des fins d’audit et d’enquête.

Composants d’un système de gestion des visiteurs du secteur de la santé

Un système moderne et numérique de gestion des visiteurs comporte trois éléments principaux :

  • Administration centralisée : le système ou la plateforme qui orchestre l’enregistrement, le contrôle d’accès, le suivi et la journalisation/documentation. La plateforme d’administration doit fournir une interface simple et conviviale pour le personnel administratif. Les principaux systèmes de gestion des visiteurs utilisent des tableaux de bord intuitifs qui donnent au personnel administratif une vue d’ensemble des visiteurs programmés ou planifiés, des arrivées à venir, des visiteurs présents, ainsi qu’un accès facile aux rapports historiques pour l’audit, la recherche de contacts, les enquêtes et plus encore.
  • Badgeage des visiteurs : un système de gestion des visiteurs doit fournir la technologie permettant de produire rapidement des badges d’identification des visiteurs personnalisés et à haut niveau de sécurité lors de l’enregistrement. Les systèmes de badgeage sophistiqués d’aujourd’hui permettent d’inclure facilement des fonctions d’accès physique, de suivi RFID et autres dans un badge visiteur simple et visuellement attrayant. Ce badge ne sert pas seulement à identifier les visiteurs, mais il est le mécanisme qui permet le suivi et le contrôle d’accès en temps réel.
  • Cartes d’identité du personnel : un système de gestion des visiteurs doit être entièrement et parfaitement intégré au programme d’identification/authentification/contrôle d’accès du personnel d’un établissement de santé. Les cartes d’identité du personnel jouent un rôle essentiel dans le système de gestion des visiteurs, car elles permettent au personnel administratif de différencier et d’identifier facilement le personnel des visiteurs en un coup d’œil, et sont nécessaires pour la recherche de contacts, la distanciation physique, etc.

Gestion des visiteurs en tant que service (VMaaS)

étant donné les multiples composants techniques d’un système de gestion des visiteurs dans le secteur de la santé, il peut être difficile de déterminer comment sélectionner les composants – et compliqué de les mettre en œuvre et de les entretenir. C’est pourquoi le modèle de gestion des visiteurs en tant que service (VMaaS) est de plus en plus adopté dans le secteur de la santé. VMaaS simplifie l’ensemble de la solution, offrant aux organismes de santé une solution basée sur le Cloud pour une gestion des visiteurs efficace et moderne.

  • Service intégralement géré : l’ensemble du matériel et des logiciels est livré, déployé et entretenu par votre fournisseur partenaire, ce qui permet une administration facile avec une charge informatique minimale.
  • Déploiement rapide : le déploiement dans le Cloud permet un déploiement rapide sans coûts d’investissement initiaux importants.
  • Flexibilité maximale : le modèle aaS offre une flexibilité et une évolutivité en temps quasi réel pour s’adapter à un trafic de visiteurs en constante évolution.
  • Sécurité et fonctionnalité optimisées : le modèle aaS Cloud offre un accès en temps réel aux dernières mises à jour de sécurité et aux nouvelles fonctionnalités dès qu’elles sont disponibles.

Comment fonctionne Entrust Adaptive Issuance VMaaS ?

Avec Entrust Adaptive Issuance Visitor Management as a Service, votre bureau d’accueil est partout, connecté au Cloud, permettant des expériences simplifiées pour les visiteurs et les hôtes, et la sécurité pour vos installations et votre personnel.

  • Avant l’enregistrement : la solution Entrust VMaaS permet aux visiteurs de se préinscrire par courrier électronique sur leurs périphériques mobiles et de recevoir un code QR personnalisé à présenter lors de l’enregistrement, éliminant ainsi les longues attentes à l’arrivée.
  • Enregistrement : dès que les visiteurs entrent dans l’établissement, ils scannent le code QR ou s’inscrivent manuellement à l’aide d’une borne à écran tactile. Le kiosque permet aux organisations de personnaliser l’expérience de l’utilisateur en fonction de leurs besoins spécifiques, y compris plusieurs langues, la numérisation des pièces d’identité, la signature des accords de confidentialité, les procédures de sécurité COVID-19, les signatures numériques et l’enregistrement manuel ou automatique.
  • Post-enregistrement : dès leur enregistrement, les visiteurs reçoivent instantanément des badges d’identification imprimés avec des fonctions de personnalisation, notamment les photos de profil, les dates et heures d’expiration, ainsi que des informations ou logos personnalisés. En outre, les hôtes reçoivent des notifications instantanées par courrier électronique ou par SMS, ce qui leur permet d’évaluer et de surveiller de manière transparente et efficace les personnes qui entrent et se déplacent dans les bureaux.

En savoir plus sur le fonctionnement du service Entrust Adaptive Issuance Visitor Management as a Service.