Sistema de gestión de visitantes sanitarios
¿Qué es un sistema de gestión de visitantes sanitarios?
La gestión de las visitas es una parte esencial de la seguridad básica para los hospitales y sistemas de salud, que proporciona una visibilidad crítica sobre quién, qué y cuándo acceden a sus instalaciones y espacios. Un sistema de gestión de visitantes es una combinación de hardware y software que les permite a las organizaciones sanitarias digitalizar y automatizar sus protocolos de gestión de visitantes, lo cual proporciona la visibilidad y el control necesarios, que forman parte de la base de la seguridad, el cumplimiento de la normativa, la seguridad del paciente y del personal, la calidad de la atención clínica y la experiencia del paciente.
¿Por qué es importante la gestión de las visitas en la sanidad?
La gestión de las visitas es un requisito fundamental en una serie de sectores hoy en día y suele estar asociada a necesidades de alta seguridad en torno a la protección de información altamente sensible. Esta es, sin duda, una de las principales razones por las que un sistema de gestión de visitantes es tan importante para los hospitales y los sistemas de salud, ya que ayuda a cumplir con la HIPAA y otras exigencias de cumplimiento en torno a la seguridad de la información sanitaria de los pacientes (PHI) y la garantía de la privacidad de los datos. La gestión segura de los visitantes es cada vez más importante ante el aumento de los ciberataques y otros incidentes relacionados con la privacidad y la seguridad de los datos que afectan al sector sanitario, así como los costes crecientes de estos incidentes para las organizaciones afectadas.
Las ventajas de la gestión de visitantes en la sanidad
- Respetar las exigencias de cumplimiento: Como se ha mencionado, la gestión de las visitas desempeña un papel en la HIPAA y en otros requisitos de cumplimiento normativo que rigen los hospitales y los sistemas sanitarios. Una gestión eficaz de las visitas permite a las organizaciones sanitarias identificar a los visitantes, controlar el acceso y supervisar los movimientos para cumplir los requisitos de seguridad y control de infecciones.
- Proteger la seguridad del paciente y del personal: La gestión de visitantes ayuda a una organización sanitaria a garantizar que solo las personas autorizadas accedan más allá de los vestíbulos principales, las salas de espera y los espacios comunes. Controlar el acceso a las habitaciones de los pacientes y otras áreas clínicas (e impedir que personas no autorizadas o de riesgo conocido entren en un espacio o instalación) desempeña un papel fundamental en la seguridad de los pacientes y del personal.
- Apoyar la calidad de la atención clínica: Las horas de visita existen por una razón. Limitar el acceso de los visitantes a las habitaciones de los pacientes y otras áreas de atención clínica es necesario para garantizar una calidad óptima de la atención clínica.
- Mejorar el control de las infecciones: Siempre ha habido un riesgo relativamente alto en torno a los agentes infecciosos comunes presentes en los entornos sanitarios, desde la gripe hasta el COVID-19, entre otros. La gestión de las visitas es esencial para limitar la capacidad, apoyar el distanciamiento físico, permitir el rastreo de contactos y otras medidas de control de la infección.
- Proteger los activos: Las organizaciones sanitarias gestionan una gran cantidad de equipos y tecnología de alto valor y muy sensibles, incluidos los dispositivos que están sujetos a daños accidentales e intencionados, o a robos. Estos problemas no solo suponen el costo de la reparación o la sustitución, sino que también conllevan posibles retrasos en la atención. Un control de acceso físico adecuado, que incluya un sistema de gestión de visitantes, ayuda a proteger estos activos y a mantenerlos disponibles y funcionando correctamente.
- Proteger la reputación de la marca: Las experiencias de los visitantes son importantes para la reputación de la marca en cualquier entorno sanitario y, a menudo, también están inextricablemente vinculadas a la experiencia del paciente. Un sistema de gestión de visitantes bien ejecutado consigue el control necesario y hace que pacientes y visitantes se sientan bienvenidos, seguros y atendidos.
Técnicas de seguridad y mejores prácticas para la gestión de las visitas sanitarias
Registro previo y control previo de los visitantes para la seguridad y el control de infecciones
Las medidas de control de la infección siempre han sido fundamentales en los entornos sanitarios, pero la atención prestada a la mejora del control de la infección se ha ampliado de forma irreversible con la pandemia. Los principales sistemas de gestión de visitantes lo apoyan mediante un registro y una selección previos eficaces y fiables. Los visitantes reciben un correo electrónico o un mensaje de texto el día antes de su visita, en el que se les pide que proporcionen información básica de identificación y se les examina para detectar síntomas y otras preocupaciones. Este registro y control previos agilizan enormemente el proceso de registro a la llegada, lo cual elimina los cuellos de botella y los atascos que frustran a los visitantes y presentan riesgos contraproducentes para el control de infecciones. Esto también reduce el riesgo de errores humanos en un proceso de registro apresurado. Por último, el examen previo ayuda a evitar la experiencia desagradable de ser rechazado en el mostrador debido a una visita no programada, una identificación incorrecta o síntomas preocupantes.
Establecimiento de una gestión de visitantes por zonas y control de acceso
En la mayoría de los entornos sanitarios, no basta con saber quién ha entrado por la puerta principal. Necesita saber dónde se encuentra un visitante dentro de sus instalaciones, y tener un control de acceso más granular sobre su visita. Los principales sistemas de gestión de visitantes facilitan la configuración de la gestión de visitantes y el control de acceso por zonas. Las organizaciones sanitarias pueden impedir el acceso de los visitantes a las zonas restringidas o altamente sensibles del hospital o la clínica, como las que presentan problemas particulares de control de infecciones o riesgos para la seguridad de los datos. La gestión de las visitas por zonas también facilita la adaptación a los distintos horarios de visita, ya que los horarios de visita de la UCI suelen ser diferentes a los de la unidad de partos o la planta de cirugía general, por ejemplo. La gestión de visitantes por zonas ofrece una capacidad de seguimiento y supervisión más detallada con fines de auditoría e investigación.
Componentes de un sistema de gestión de visitantes sanitarios
Hay tres componentes principales de un sistema moderno de gestión digital de visitantes:
- Administración centralizada: El sistema o plataforma que orquesta el registro, el control de acceso, la supervisión y el registro/documentación. La plataforma de administración debe ofrecer una interfaz sencilla y fácil de aprender para el personal administrativo. Los principales sistemas de gestión de visitantes utilizan paneles intuitivos que ofrecen al personal administrativo una visión general de los visitantes programados o planificados, las próximas llegadas, los visitantes actuales, así como un fácil acceso a los informes históricos para la auditoría, el seguimiento de los contactos, la investigación y mucho más.
- Insignia para visitantes: Un sistema de gestión de visitantes debe proporcionar la tecnología necesaria para producir rápidamente tarjetas de identificación de visitantes personalizadas y de alta seguridad en el momento del registro. Los sofisticados sistemas de acreditación de hoy en día facilitan la inclusión de capacidades de acceso físico, seguimiento por RFID y mucho más en una sencilla y atractiva tarjeta de visitante. Este distintivo no solo sirve para identificar a los visitantes, sino que es el mecanismo que permite la vigilancia y el control de acceso en tiempo real.
- Tarjetas de identificación del personal: La gestión de visitantes debe integrarse plenamente y sin fisuras con el programa de identificación, autenticación y control de acceso del personal de una organización sanitaria. Las tarjetas de identificación del personal desempeñan un papel fundamental en el sistema de gestión de visitantes, ya que permiten al personal administrativo diferenciar e identificar fácilmente al personal de los visitantes de un vistazo, y son necesarias para la localización de contactos, el distanciamiento físico, etc.
Visitor management as a service (VMaaS)
Dada la multiplicidad de componentes técnicos de un sistema de gestión de visitantes sanitarios, puede resultar difícil determinar cómo seleccionar los componentes, y puede ser complicado implementarlos y mantenerlos. Por ello, el modelo de visitor management as-a-service (VMaaS) está ganando rápidamente adeptos en el espacio sanitario. VMaaS simplifica toda la solución al ofrecer a las organizaciones sanitarias una ruta basada en la nube para una gestión eficaz y moderna de visitantes.
- Servicio totalmente gestionado: Todo el hardware y el software es suministrado, desplegado y mantenido por su socio proveedor, lo que permite una fácil administración con una mínima carga de TI.
- Implementación rápida: La implementación en la nube permite un rápido despliegue sin grandes costos de capital inicial.
- Máxima flexibilidad: El modelo aaS ofrece flexibilidad y escalabilidad casi en tiempo real para adaptarse a los constantes cambios en el tráfico de visitantes.
- Seguridad y funcionalidad optimizadas: El modelo aaS en la nube proporciona acceso en tiempo real a las últimas actualizaciones de seguridad y a las nuevas funcionalidades en cuanto están disponibles.
Cómo funciona Entrust Adaptive Issuance VMaaS
Con Entrust Adaptive Issuance Visitor Management as a Service, su recepción está en todas partes, conectada a la nube, lo que permite experiencias optimizadas para visitantes y anfitriones, y seguridad para sus instalaciones y personal.
- Antes del registro: La solución Entrust VMaaS permite a los visitantes registrarse previamente por correo electrónico en sus dispositivos móviles y recibir un código QR personalizado para presentarlo durante el registro, lo que elimina la necesidad de largas esperas a la llegada.
- Registro: Una vez que los visitantes entran en las instalaciones, escanean el código QR o se registran manualmente en un kiosco con pantalla táctil. El kiosco les permite a las organizaciones personalizar la experiencia del usuario según sus necesidades específicas, lo que incluye varios idiomas, escaneo de documentos de identidad, firma de NDA, procedimientos de seguridad por COVID-19, firmas digitales y salida manual o automática.
- Después del registro: Una vez registrados, los visitantes reciben al instante tarjetas de identificación impresas con funciones de personalización, como fotos de perfil, fechas y horas de caducidad e información o logotipos personalizados. Además, los anfitriones reciben notificaciones instantáneas por correo electrónico o mensajes de texto, lo que les permite evaluar y supervisar sin problemas y con eficacia a las personas que entran y se mueven por las oficinas.