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Die genaue Erfassung der Besucher ist ein wichtiger Bestandteil jedes physischen Zugangskontrollsystems. Zu wissen, wer Ihre Einrichtung wann besucht hat, ist nicht nur für die Gebäudesicherheit wichtig, sondern wird auch immer mehr zu einem wichtigen Bestandteil der behördlichen Anforderungen für Organisationen verschiedener Art und kann in Notfällen von großem Wert sein. Ein effektives Besuchermanagementsystem kann auch die Erfahrungen von Geschäftspartnern, Kunden, Bewerbern und anderen Gästen verbessern.

Was ist Besuchermanagement?

Im einfachsten Sinne sammeln und verfolgen Besuchermanagementsysteme Informationen über den Zugang von Besuchern und die Nutzung von Einrichtungen. Besuchermanagementsysteme sind in der Regel ein integrierter Bestandteil des umfassenden Programms einer Organisation zur physischen Zugangskontrolle, mit dem der Zugang von Personen zu den Räumen einer Einrichtung überwacht und verwaltet wird.

Arten von Besuchermanagement­systemen

In der Praxis kann ein Besuchermanagementsystem viele Formen annehmen.

Analoge Besuchermanagementsysteme

Ein Anmeldeordner am Empfang oder eine ähnliche Art von Besucherverwaltungssystem mit Stift und Papier ist der bekannteste und traditionellste Ansatz. Diese analoge Herangehensweise an das Besucher­management mag für einige Organisationen immer noch ausreichend sein. Doch das analoge Besucher­management ist mit Problemen behaftet: Es ist langwierig und unbequem für die Besucher, arbeits­intensiv und anfällig für menschliche Fehler, es besteht ein hohes Betrugsrisiko, und es ist schwierig, in Echtzeit Einblicke zu erhalten oder im Falle eines Sicherheitsproblems, eines Notfalls oder eines Compliance-Audits schnell zu ermitteln. Da immer mehr Unternehmen in allen Bereichen anspruchs­vollere Sicherheitsprotokolle einführen – einschließlich Hintergrundprüfungen, Mitarbeiterbegleitung, juristische Dokumente usw. – ist ein Besuchermanagementsystem, das nicht in das physische Zugangskontrollsystem integriert ist, unzureichend.

Digitale Besuchermanagementsysteme

Moderne, digitale Besuchermanagementsysteme sind wesentlich praktischer und kosteneffizienter geworden – und können dem Unternehmen einen viel breiteren und tieferen Nutzen bieten, der über die einfache Nachverfolgung hinausgeht. Diese Systeme zeichnen den Zutritt von Besuchern in einem zentralen Protokoll auf – und viele bieten zusätzliche Funktionen zur Identitätsüberprüfung an den Zugangspunkten. Diese digitale Protokollierung und Identitätsüberprüfung erhöht die Sicherheit enorm. Außerdem wird ein zentraler Punkt geschaffen, an dem Echtzeittransparenz und eine umfassende Dokumentation für Ermittlungs- und Compliance-Prüfungszwecke zur Verfügung stehen.

Cloudbasierte (SaaS) Besuchermanagementsysteme

Wie viele andere Technologien wird auch die nächste Generation der Besucherverwaltungssysteme in die Cloud verlagert. Die cloudbasierte Besucherverwaltung wird im bewährten As-a-Service-Modell bereitgestellt und bietet einer Organisation alle Vorteile eines digitalen Besucherverwaltungssystems – mit der Flexibilität, Skalierbarkeit, Sicherheit und Rechenleistung der Cloud. Die Bereitstellung erfolgt schnell und einfach, ohne dass Investitionen in Hardware vor Ort oder die Betriebskosten für die Verwaltung der Software erforderlich sind. Moderne, hochentwickelte cloudbasierte Systeme nutzen leistungsstarke Analysemodule, um Anomalien zu erkennen und die Automatisierung von Arbeitsab­läufen zu ermöglichen, um die Sicherheit und Effizienz zu erhöhen. All dies kann in Echtzeit skaliert werden, wenn Bürostandorte eröffnet, geschlossen, verlegt oder an die Bedürfnisse einer hybrid arbeitenden Belegschaft angepasst werden.

Besuchermanagementsystem

Warum ist ein Besuchermanagement wichtig

Ein Besuchermanagementsystem ist aus drei entscheidenden Gründen wichtig: Sicherheit, Konformität und Gästeerlebnis.

  • Sicherheit: Ein Besuchermanagementsystem kann eine detaillierte Aufzeichnung des Besucher­zugangs zu Ihren Einrichtungen liefern, einschließlich detaillierter Informationen darüber, zu welchen Räumen sie Zugang hatten. Diese Sichtbarkeit der Besucher ist ein grundlegender Bestandteil eines umfassenden Programms zur physischen Zugangskontrolle oder zur Gebäude­sicherheit. Es ermöglicht einer Organisation, eine Sicherheitsverletzung oder ein anderes Problem zu untersuchen und im Falle eines Sicherheitsnotfalls schnell zu reagieren.
  • Compliance: Zusätzlich zu den intern motivierten Sicherheitsgründen, aus denen sich Organisationen für die Einführung eines Besuchermanagementsystems entscheiden, enthalten die Compliance-Anforderungen immer mehr Bestimmungen zum Besuchermanagement. Viele Branchenvorschriften (z. B. HIPAA) schreiben beispielsweise vor, dass gemeldet werden muss, wer Zugriff auf sensible Daten hatte. Im Falle von Unterlagen in Papierform kann dies auch Personen mit physischem Zugang betreffen. Visitor Management as a Service kann Besucher auffordern, vor ihrem Besuch die erforderlichen Dokumente auszufüllen, z. B. eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Ein Besuchermanagementsystem kann auch bei der Einhaltung von Vorschriften des öffentlichen Gesundheitswesens helfen, z. B. bei der Ermittlung von Kontaktpersonen bei COVID-19-Fällen.
  • Besuchererlebnis: Organisationen haben zwar gute Gründe (und Anforderungen), den Zugang von Besuchern zu überwachen, aber sie wollen auch nicht, dass sich die Besucher belästigt oder unwillkommen fühlen. Das richtige Besuchermanagementsystem kann die Sicherheits- und Compliance-Funktionen bereitstellen, die das Unternehmen benötigt, und gleichzeitig ein nahtloses Erlebnis für Besucher schaffen. Hier ist ein Beispiel für ein Besuchererlebnis der nächsten Generation, das durch führende Besuchermanagementtechnologien ermöglicht wird:
    1. Einfache Vorregistrierung: Vor der Ankunft erhält der Besucher eine E-Mail mit grundlegenden Informationen zu seinem Besuch sowie einen QR-Code, mit dem er bei seiner Ankunft vor Ort den Check-in-Prozess starten kann.
    2. Vereinfachtes Einchecken: Wenn der Besucher ankommt, scannt er den QR-Code, um sich automatisch anzumelden, oder er folgt einfachen Anweisungen an einem iPad-Kiosk. Der gesamte Check-in-Prozess ist schnell und kontaktlos.
    3. Bequeme Host-Benachrichtigung: Wenn das Einchecken des Besuchers abgeschlossen ist, erhält die Einrichtung eine Benachrichtigung per SMS oder E-Mail, so dass keine Partei warten muss.

Besuchermanagement für die Zukunft der Hybridarbeit

Die COVID-19-Pandemie hat viele herkömmliche Paradigmen in der Arbeitswelt auf den Kopf gestellt und andere wichtige Veränderungen beschleunigt. Viele Unternehmen haben erkannt, dass hybride Arbeits­formen und die Arbeit von zu Hause aus nicht nur möglich sind, sondern auch bevorzugt werden und oft produktiver sind.

Um ein flexibles, hybrides Arbeitsmodell zu ermöglichen, sind neue Technologieinvestitionen erforderlich – sehr oft auch die Verbesserung oder Aufrüstung von physischen und digitalen Zugangskontroll- und Besuchermanagementsystemen. Angesichts der Tatsache, dass Mitarbeiter außerhalb der typischen Arbeitszeiten kommen und gehen, dass Benutzer sowohl innerhalb als auch außerhalb der traditionellen Firewall auf Ressourcen zugreifen und dass immer mehr neue Mitarbeiter per Fernzugriff dazukommen, stellen wir Ihnen hier vier wichtige Lösungen vor, die Ihren Sicherheitsstandard erhöhen und die Zukunft des hybriden Arbeitens ermöglichen:

  • Passwortlose Anmeldung mit Single Sign-On (SSO)
  • Adaptive risikobasierte Authentifizierung
  • Digitaler Identitätsnachweis für neu eingestellte Mitarbeiter
  • Passwortrücksetzung per Selbstbedienung

Mit dem richtigen Partner kann Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern die Flexibilität bieten, die die heutige Belegschaft verlangt. Ein effektiver Plan für hybride Arbeitskräfte kann nicht nur Ihren Arbeitskräftepool exponentiell erweitern, sondern auch den Immobilienbedarf Ihres Unternehmens um bis zu 30 % reduzieren.

Best Practices für die Ausstellung von Besucherausweisen an hybriden Arbeitsplätzen

Eine weitere spezifische Herausforderung des hybriden Personalmodells ist die Anpassung des Besucher­managements. Da immer weniger Mitarbeiter im Büro anwesend sind und die Unternehmen das Verwaltungspersonal im Büro reduzieren, sollten sie sich auf die Einführung eines Verfahrens für die Ausstellung von Besucherausweisen konzentrieren, das die folgenden Kriterien erfüllt:

  1. Skalierbar: Benutzer reichen Fotos online ein
  2. Kontaktlos:: Organisationen validieren die Produktion von Fotos und Ausweisen per Fernzugriff
  3. Flexibilität: Die Nutzer können wählen, ob sie ihren Besucherausweis digital per E-Mail erhalten möchten oder ob sie sich den Ausweis per Post zuschicken lassen wollen.

Was sind die Bestandteile eines modernen, digitalen Besuchermanagementsystems?

  • Kontaktlose ID-Ausgabe: Wie bereits erwähnt, muss ein modernes Besuchermanagementsystem in der Lage sein, die Identität der Besucher zu überprüfen und Besucherausweise auszustellen, ohne dass man selbst dabei unterstützen muss.
  • Zentralisierte Dashboard-Verwaltung: Führende Besuchermanagementsysteme machen es einfach, den Zugang zu allen Standorten zu verwalten, Aktivitäten in Echtzeit zu verfolgen und Benachrich­tigungen zu erhalten – alles über ein zentrales Dashboard, jederzeit, überall und von jedem Gerät aus.
  • Vorkonfigurierte Integrationen: Das Besuchermanagement ist nur eine Komponente der physischen Zugangskontrolle. Daher sollte das richtige Besuchermanagementsystem so ausgelegt sein, dass es sich nahtlos in Ihre bestehenden Technologien über API, LDAP, SAML 2.0, Azure AD, Outlook-Plug-in, Active Directory, Cisco ISE und mehr integrieren kann.
  • Digitale Sicherheit auf dem neuesten Stand der Technik: Um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und sich gegen das zunehmende Risiko von Cyberangriffen zu schützen, müssen Besuchermanagementsysteme modernste digitale Sicherheitskontrollen bieten, einschließlich der Speicherung von Daten in einer privaten, dedizierten Umgebung und der Gewährleistung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – AES-256 Bit bei der Speicherung und TLS 1.2 bei der Übertragung.
  • Cloudbasiert, aaS-Modell: Ein cloudbasiertes Besuchermanagementsystem bietet Unternehmen den schnellsten und kostengünstigsten Weg zur Aufrüstung, während es gleichzeitig die Flexibilität und Skalierbarkeit bietet, um sich an zukünftige Anforderungen anzupassen, und kontinuierlichen Zugang zu den neuesten Sicherheitsupdates und neuen Funktionen bietet.

Besuchermanagement für Gesundheitssysteme und Krankenhäuser

Das Besuchermanagement für Gesundheitssysteme und Krankenhäuser kann komplexe Herausforde­rungen mit sich bringen. Die Verwaltung muss den Wunsch, Patienten den Kontakt zu ihren Familienangehörigen zu ermöglichen, mit der Notwendigkeit in Einklang bringen, im Krankenhaus erworbene Infektionen und andere Probleme zu kontrollieren. Erfahren Sie, wie Entrust helfen kann.

Besuchermanagement für Schulen, Hochschulen und Universitäten

Besuchermanagementsysteme für weitläufige Schulgelände mit mehreren Gebäuden können ganz anders aussehen als Besucherverwaltungssysteme für andere Einrichtungen. Erfahren Sie, wie Entrust bei der Bewältigung der einzigartigen Herausforderungen helfen kann, mit denen Schulen, Hochschulen und Universitäten konfrontiert sind.