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Was ist ein Besuchermanagement­system für das Gesundheitswesen?

Das Besuchermanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der grundlegenden Sicherheit für Kranken­häuser und Gesundheitssysteme und bietet einen entscheidenden Einblick in das Wer, Was und Wann der Besucher, die die Einrichtungen und Räume betreten. Ein Besuchermanagementsystem ist eine Kombination aus Hardware und Software, die es Organisationen im Gesundheitswesen ermöglicht, ihre Besuchermanagementprotokolle zu digitalisieren und zu automatisieren und so die erforderliche Transparenz und Kontrolle zu gewährleisten.

Warum ist ein Besucher­manage­ment im Gesundheitswesen wichtig?

Das Besuchermanagement ist heute in einer Reihe von Branchen eine wichtige Anforderung, die in der Regel mit hohen Sicherheitsanforderungen zum Schutz hochsensibler Informationen verbunden ist. Dies ist sicherlich einer der Hauptgründe dafür, dass ein Besuchermanagementsystem für Krankenhäuser und Gesundheitssysteme so wichtig ist – es hilft bei der Einhaltung des HIPAA und anderer Compliance-Anforderungen in Bezug auf den Schutz der Gesundheitsinformationen von Patienten (PHI) und die Gewährleistung des Datenschutzes. Ein sicheres Besuchermanagement wird angesichts der zunehmen­den Cyberangriffe und anderer Datenschutz- und Datensicherheitsvorfälle im Gesundheits­wesen – und der steigenden Kosten, die den betroffenen Organisationen dadurch entstehen – immer wichtiger.

Die Vorteile des Besuchermanage­ments im Gesundheitswesen

  • Erfüllung von Compliance-Anforderungen: Wie bereits erwähnt, spielt das Besuchermanagement eine Rolle bei der Einhaltung des HIPAA und anderer gesetzlicher Vorschriften für Krankenhäuser und Gesundheitssysteme. Ein effektives Besuchermanagement ermöglicht es Organisationen im Gesundheitswesen, Besucher zu identifizieren, den Zugang zu kontrollieren und die Bewegungen zu überwachen, um die Anforderungen an Sicherheit und Infektionsschutz zu erfüllen.
  • Schutz der Sicherheit von Patienten und Personal: Das Besuchermanagement hilft einer Organi­sation im Gesundheitswesen sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Haupt­eingängen, Wartezimmern und Gemeinschaftsräumen erhalten. Die Kontrolle des Zugangs zu Patientenzimmern und anderen klinischen Bereichen – und das Verhindern des Zutritts unbefugter oder bekannter Risikopersonen zu einem Raum oder einer Einrichtung – spielt eine wichtige Rolle für die Sicherheit von Patienten und Personal.
  • Förderung der Qualität der klinischen Versorgung: Besuchszeiten gibt es aus gutem Grund. Die Begrenzung des Zugangs von Besuchern zu Patientenzimmern und anderen Bereichen der klinischen Versorgung ist notwendig, um eine optimale Qualität der klinischen Versorgung zu gewährleisten.
  • Verbesserung der Infektionskontrolle: Es bestand schon immer ein relativ hohes Risiko durch häufige Infektionserreger im Gesundheitswesen – von der Grippe bis zu COVID-19 und mehr. Das Besuchermanagement ist wichtig, um die Kapazität zu begrenzen, die physische Distanzierung zu unterstützen, die Rückverfolgung von Kontakten und andere Maßnahmen zur Infektionskontrolle zu ermöglichen.
  • Schutz der Vermögenswerte: Organisationen des Gesundheitswesens verwalten eine große Menge an hochwertigen, hochsensiblen Geräten und Technologien – darunter auch Geräte, die versehent­lich oder absichtlich beschädigt oder gestohlen werden können. Diese Probleme verursachen nicht nur Kosten für die Reparatur oder den Austausch, sondern auch mögliche Verzögerungen bei der Pflege. Eine ordnungsgemäße physische Zugangskontrolle, einschließlich eines Besuchermanage­ment­systems, trägt dazu bei, diese Vermögenswerte zu schützen und sie verfügbar und funktions­fähig zu halten.
  • Schutz des Markenrufs: Die Erfahrungen der Besucher sind wichtig für den Ruf der Marke im Gesundheitswesen – und oft auch untrennbar mit den Erfahrungen der Patienten verbunden. Ein gut ausgeführtes Besuchermanagementsystem sorgt für die nötige Kontrolle, so dass sich Patienten und Besucher willkommen, sicher und umsorgt fühlen.

Sicherheitstechniken und bewährte Verfahren für das Besucher­manage­ment im Gesundheitswesen

Vorregistrierung und Voruntersuchung von Besuchern zur Sicherheit und Infektionskontrolle

Maßnahmen zur Infektionskontrolle waren in der Gesundheitsversorgung schon immer von entscheiden­der Bedeutung, aber die Pandemie hat die Bedeutung einer verbesserten Infektionskontrolle unwider­ruflich verstärkt. Führende Besuchermanagementsysteme unterstützen dies durch eine effiziente, zuverlässige Vorregistrierung und Vorprüfung. Die Besucher erhalten am Tag vor ihrem Besuch eine E-Mail und/oder eine Textnachricht, in der sie aufgefordert werden, grundlegende Angaben zu ihrer Identität zu machen, und in der sie auf Symptome und andere Bedenken überprüft werden. Diese Vorregistrierung und Vorüberprüfung rationalisiert den Check-in-Prozess bei der Ankunft erheblich und beseitigt Engpässe und Rückstaus, die Besucher frustrieren und kontraproduktive Infektionskontroll­risiken darstellen. Dies verringert auch das Risiko menschlicher Fehler bei einem übereilten Check-in-Prozess. Schließlich hilft die vorherige Überprüfung, die unangenehme Erfahrung zu vermeiden, am Schalter abgewiesen zu werden, weil ein unangemeldeter Besuch, eine falsche Identifizierung oder beunruhigende Symptome vorliegen.

Einrichtung eines zonierten Besuchermanagements und einer Zugangskontrolle

In den meisten Einrichtungen des Gesundheitswesens reicht es nicht aus, zu wissen, wer durch die Eingangstür gekommen ist. Sie müssen wissen, wo sich ein Besucher in Ihrer Einrichtung aufhält – und eine genauere Zugangskontrolle über seinen Besuch haben. Führende Besuchermanagementsysteme erleichtern die Einrichtung eines zonierten Besuchermanagements und einer Zugangskontrolle. Organisationen des Gesundheitswesens können Besuchern den Zugang zu eingeschränkten oder hochsensiblen Bereichen des Krankenhauses oder der Klinik verwehren, z. B. zu Bereichen mit besonderen Bedenken hinsichtlich der Infektionskontrolle oder Datensicherheitsrisiken. Das zonierte Besuchermanagement erleichtert auch die Anpassung an unterschiedliche Besuchszeiten, denn die Besuchszeiten auf der Intensivstation unterscheiden sich oft von denen auf der Entbindungsstation oder der Allgemeinchirurgie. Das zonierte Besuchermanagement bietet detailliertere Verfolgungs- und Überwachungsmöglichkeiten für Audit- und Ermittlungszwecke.

Komponenten eines Besuchermanage­mentsystems für das Gesundheitswesen

Ein modernes, digitales Besuchermanagementsystem besteht aus drei Hauptkomponenten:

  • Zentralisierte Verwaltung: Das System oder die Plattform, die das Einchecken, die Zugangs­kontrolle, die Überwachung und die Protokollierung/Dokumentation steuert. Die Ver­waltungs­plattform sollte eine einfache, leicht zu erlernende Schnittstelle für das Verwaltungs­personal bieten. Führende Besuchermanagementsysteme verwenden intuitive Dashboards, die den Verwaltungs­mitarbeitern einen Überblick über die geplanten und ankommenden Besucher, die aktuellen Besucher sowie einen einfachen Zugang zu Verlaufsberichten für Audits, die Nachver­folgung von Kontakten, Ermittlungen und vieles mehr bieten.
  • Besucherausweise: Ein Besuchermanagementsystem muss die Technologie bieten, um schnell personalisierte Besucherausweise mit hoher Sicherheit beim Check-in zu erstellen. Mit den heutigen hochentwickelten Ausweissystemen ist es ein Leichtes, physische Zugangsfunktionen, RFID-Tracking und mehr in einen einfachen, optisch ansprechenden Besucherausweis zu integrieren. Dieser Ausweis dient nicht nur zur Identifizierung der Besucher, sondern ermöglicht auch die Überwachung und Zugangskontrolle in Echtzeit.
  • ID-Karten für Mitarbeiter: Eine Besucherverwaltung muss vollständig und nahtlos in das Programm zur Identifizierung/Authentifizierung/Zugangskontrolle der Mitarbeiter einer Gesundheitsein­richtung integriert werden. ID-Karten für Mitarbeiter im Besuchermanagementsystem eine entscheidende Rolle, da sie es dem Verwaltungspersonal ermöglichen, auf einen Blick zwischen Mitarbeitern und Besuchern zu unterscheiden und zu erkennen, und sie sind für die Nachverfolgung von Kontakten, die physische Distanzierung usw. erforderlich.

Visitor Management as a Service (VMaaS)

Angesichts der zahlreichen technischen Komponenten eines Besuchermanagementsystems für das Gesundheitswesen kann die Auswahl der Komponenten eine Herausforderung sein – und die Implemen­tierung und Wartung der Komponenten kompliziert. Aus diesem Grund setzt sich das VMaaS-Modell (Visitor Management as-a-Service) im Gesundheitswesen immer mehr durch. VMaaS vereinfacht die gesamte Lösung und bietet Organisationen im Gesundheitswesen einen cloudbasierten Weg zu einem effektiven, modernen Besuchermanagement.

  • Vollständig verwalteter Dienst: Die gesamte Hardware und Software wird von Ihrem Vertriebs­partner geliefert, bereitgestellt und gewartet, was eine einfache Verwaltung mit minimalem IT-Aufwand ermöglicht.
  • Schnelle Bereitstellung: Die Cloud-Bereitstellung ermöglicht eine rasche Implementierung ohne große Vorlaufkosten.
  • Maximale Flexibilität: Das aaS-Modell bietet Flexibilität und Skalierbarkeit nahezu in Echtzeit, um dem sich ständig ändernden Besucherverkehr gerecht zu werden.
  • Optimierte Sicherheit und Funktionalität: Das Cloud-aaS-Modell bietet Echtzeit-Zugang zu den neuesten Sicherheitsupdates und neuen Funktionen, sobald diese verfügbar sind.

So funktioniert Entrust Adaptive Issuance VMaaS

Mit Entrust Adaptive Issuance Visitor Management as a Service ist Ihre Rezeption überall und mit der Cloud verbunden. Dies ermöglicht optimierte Erfahrungen für Besucher und die Einrichtung und gewährleistet Sicherheit für Ihre Einrichtungen und Mitarbeiter.

  • Vor dem Einchecken: Die Entrust VMaaS Lösung ermöglicht es Besuchern, sich per E-Mail auf ihren mobilen Geräten vorzuregistrieren und einen benutzerdefinierten QR-Code zu erhalten, den sie beim Einchecken vorzeigen können, wodurch lange Wartezeiten bei der Ankunft vermieden werden.
  • Einchecken: Sobald die Besucher die Einrichtung betreten, scannen sie den QR-Code oder melden sich manuell über einen Touchscreen-Kiosk an. Der Kiosk ermöglicht es Unternehmen, die Benutzererfahrung an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen, einschließlich mehrerer Sprachen, Scannen von Ausweisen, Unterzeichnung von Geheimhaltungsvereinbarungen, COVID-19-Sicherheitsverfahren, digitale Unterschriften und manuelle oder automatische Kassenabfertigung.
  • Nach dem Einchecken: Nach dem Einchecken erhalten die Besucher sofort gedruckte ID-Ausweise mit Personalisierungsfunktionen wie Profilfotos, Ablaufdaten und -zeiten sowie personalisierten Informationen oder Logos. Darüber hinaus erhält die Einrichtung sofortige Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS, so dass sie Personen, die ihre Büros betreten oder sich dort bewegen, nahtlos und effizient einordnen und überprüfen können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Entrust Adaptive Issuance Visitor Management as a Service funktioniert.